論檔案與電子文件登記備份的戰略意義與實施策略

文／臺州市沿海高速公路建設管理中心　黃應巧

論檔案與電子文件登記備份的戰略意義與實施策略

文／臺州市沿海高速公路建設管理中心黃應巧

檔案與電子文件登記備份工作是一個較為復雜、系統的工程，隨著社會信息化技術的不斷革新發展，對檔案管理工作也帶來了全新的發展格局，檔案與電子文件登記備份電子化、信息化的程度在不斷的完善和普及。目前，檔案與電子文件登記備份在檔案行政管理部門已經起到了一定的戰略意義，對檔案管理工作的可持續發展產生了重大的影響和積極的促進作用。本文主要是通過檔案與電子文件登記備份工作的戰略意義進行詮釋，同時深入分析檔案與電子文件登記備份工作的實施策略。

檔案；電子文件登記備份；戰略意義；實施策略

一、引言

檔案與電子文件登記備份隨著我國檔案局“三個體系”的建設正在不斷的完善和發展，雖然檔案與電子文件登記備份工作是信息時代發展的必然，但是由于電子文件容易創建、修改、復制、刪除等操作特性，使得電子文件的法律憑證地位和證據價值時常受到質疑，同時電子文件證據地位的不確定性也是影響了電子文件管理關鍵的重要意義。對此，加強檔案與電子文件登記備份的管理措施，從政策、資金到人員配置和技術指導上都要進行深入的改革，從而實施出對檔案管理工作具有一定戰略意義的措施。

二、檔案與電子文件登記備份的戰略意義

所謂的檔案與電子文件登記備份工作，就是指所屬級別在縣級以上的檔案行政管理部門，對有價值、重要的檔案與電子文件進行登記存儲，這種檔案與電子文件主要包括紙質檔案、電子公文以及一些影像資料和電子業務數據等等，然后同級國家綜合檔案館將檔案與電子文件進行備份，以便日后查處、調查、咨詢等用。檔案與電子文件登記備份工作是一個系統化的工作，在落實國家檔案局管理上起到了很大的戰略意義。

（一）檔案與電子文件登記備份工作是檔案局管理的重要方法之一。隨著我國經濟的不斷發展，檔案管理的安全體系也在不斷的完善，檔案與電子文件登記備份工作是檔案安全體系建設的重要組成部分，通過開展檔案與電子文件登記備份工作，可以及時了解檔案工作的開展情況，還能將電子文件進行很好的分類歸總，實現定期做好歸檔移交，更好的消除電子文件的安全風險性。

（二）檔案與電子文件登記備份工作是與信息中心和業務部門的溝通橋梁。本著“以人為本”的發展戰略，檔案管理部門實施檔案與電子文件登記備份工作，可以將電子公文、電子業務數據有序的歸納入檔，形成檔案管理的資源體系，特別是對于覆蓋到人民群眾的相關業務數據，可以進行統一的管理，從而加強了與信息中心和業務部門的溝通，打破了傳統的互不銜接的狀態。

（三）檔案與電子文件登記備份工作提供了檔案管理的服務功能。檔案管理的具有多種功能，如信息存儲功能、信息查詢功能、信息管理功能等等，其中檔案管理的最重要的功能就是服務功能，開展檔案與電子文件登記備份工作可以將檔案管理覆蓋面加大、拓寬，同時也是政府加強惠民政策實施的基礎性的重要保障工作，這種服務功能的提升，更加便于人們群眾利用好檔案功能，更加有利于增強檔案館公共服務和為民生服務的能力。

（四）檔案與電子文件登記備份工作推進了數字化檔案管理的發展。隨著信息技術的不斷完善發展，檔案管理的方式方法也得到進一步改革和發展，摒棄了傳統的紙質檔案管理的弊端，形成了有效的數字化的檔案管理體系。其中檔案與電子文件登記備份工作有效的通過網上登記的形式進行備份存儲，更加促進數字化檔案管理工作的開展。

二、檔案與電子文件登記備份的實施戰略

（一）檔案管理領導應該引起高度的重視。檔案與電子文件登記備份工作的開展，需要檔案管理的相關領導及部門的支持和配合，主要是因為檔案與電子文件登記備份工作是一個系統化的工作，不僅工作內容復雜，而且所屬管理的部門也是非常的多。作為建設檔案安全體系的重要手段，檔案與電子文件登記備份工作需納入領導議事日程，更是當地政府責任制考核的重要內容，制度完善的工作機制，在領導的協調管理中，加強對檔案與電子文件登記備份工作必需的人、財、物等條件保障，這對服務民生、維護社會穩定、加強社會管理、維護黨的威望和政府公信力等方面起到了重要的作用。

（二）辦理具有當地特色的檔案與電子文件登記備份工作。檔案與電子文件登記備份工作受到地區性和地方單位差異性的區別，會采取不同的方式進行開展，主要根據要實事求是，因地制宜地開展登記備份工作，同時還要在已有的數字檔案館、數字檔案室建設的基礎上，進一步豐富內容、增加功能、擴展容量、提升水平，辦理具有當地特色的檔案與電子文件登記備份工作，從而更好的服務人們群眾的需求，更好的做好地方政府檔案管理的保障工作。

（三）有條不紊的開展檔案與電子文件登記備份工作。檔案與電子文件登記備份工作內容較多，涉及的范圍較廣，為了更好的促進檔案管理工作的順利開展，檔案管理部門要依據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確保反映黨和國家重要工作、反映各單位基本職能和涉及公民、關系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，列入登記備份報送范圍，同時還要把登記備份工作與數字檔案館、室建設有機結合起來，進行優先次序，先易后難，先重點后一般，要選擇試點，以點帶面，分期分批開展登記備份工作。

三、結語

檔案與電子文件登記備份工作是貫徹落實國家檔案局”三個體系“建設、實施“三大戰略”的創新舉措，也是一項長期而復雜的系統工程。對此，檔案管理部門相關領導應該引起高度的重視，加強對檔案與電子文件登記備份工作的開展，從政策制定、資金保障及人員配置和技術支持都要給予一定的輔助，從而擺脫電子文件管理的困境，真正實現檔案數字化體系的不斷完善和發展。