淺談如何加強新時期辦公室業務建設

文／華能酒泉風電有限責任公司　閆文禮

淺談如何加強新時期辦公室業務建設

文／華能酒泉風電有限責任公司閆文禮

隨著改革開放大潮的推進，我國開放式發展在加入世界經濟貿易組織以后隆重的拉開了新的序幕，在市場經濟不斷迅猛發展的今天，各種企業，無論規模大小正如雨后的春筍迅速崛起，對于國家發改委提出的加強新時期辦公室業務建設已經得到了全面的響應以及迅速的落實。辦公室內部工作結構，職能體系的統籌協調發展是加強新時期辦公室建設的首要基礎。辦公室的工作效率直接影響到企業的發展前景和發展走向，本文就對于加強新時期辦公室業務建設這一論點進行分析討論。

加強管理；新時期；辦公室；業務建設

一、前言

辦公室作為一個對外交流與內部協調的的綜合性服務機構，存在于各個國營單位與私營單位的每個分支里，作為單位管理工作的核心部門，辦公室有著不可或缺的作用。作為職能部門的辦公室對內執行上級命令，負責上下級信息的傳遞轉換，是進行監督管理的中轉機構；對外進行協調溝通，負責接待外來人員的問詢，解決外來人員與本單位存在的問題，做好來訪紀錄，以及相應事件的梳理。辦公室作為一個單位，企業的基本組成部分，在企業單位進行決策時發揮著積極的作用，各個辦公室分擔著不同的角色，分管不同的項目，相互間的統籌兼顧，協調溝通，最終達成一致，推行出最好的決策。新形勢下市場經濟的公平競爭，帶來了前所未有的經濟發展競爭，只有把企業單位核心組成部分辦公室的工作效率發揮到極致，才能為企業單位的健康蓬勃發展做好后勤保障作用。

二、新時期辦公室建設存在的實際問題

（一）辦公室建設存在信息傳遞時人為遲緩。有很多人員組成，但是人員不能合理明確分工，存在惰性心理，對于行管責任相互推諉，存在“混日子”的行為，8小時工作制，存在上班盼午飯，下午盼下班的惡劣行為，內部核心無人真正涉及，所有決策流于形式，傳遞信息遲緩，并且不能充分認識自己的位置，無法保證辦公室在企業單位的基本效能。辦公室作為企業單位綜合性辦事的核心組成部分，在進行調研的時候必須對信息有著明確的把握，這樣才能使信息更加及時準確，才能更好地保障企業的經濟效益，遲緩的信息傳遞不僅僅耽誤了企業人員對新信息的認知錄入，更是阻礙了企業正常向前發展需要。

（二）辦公室人員對于外來人員的信息采集錄入不能完全掌握。任何一個企業單位都不可避免與外來企業人員的溝通，經濟飛速發展的今天，為了把自身的成本降到最低，把利潤提升到最大化，不可避免各個企業間的通力合作，揚長避短進行合作共贏。對于外來人員的來訪，辦公室人員不能夠及時錄入信息，并且對于外來人員來本企業學習交流時不能盡到地主之誼，辦公室人員的綜合素質亟待加強，工作熱情亟待提高。

（三）辦公室人員惰性心理嚴重。在新浪潮社會發展中，辦公室人員的創新意識較差，對待新問題不能及時提出新的解決辦法，而是紙上談兵的流于形式，在解決方案最終敲定時，不能從企業單位健康發展，利益最大化的角度出發。平日里，不善于學習新思路，新方法，在工作中開小差，利用辦公室自動化的便利條件，玩網絡游戲，網絡購物，刷新博客等，松散的心理狀態不利于企業的發展，不能充分發揮主人翁意識。

（四）辦公室人員明爭暗斗，心胸不夠寬廣。日常工作中的氛圍不夠和諧，相互間合作意識不夠，遇到需要承擔責任時相互推諉扯皮，工作態度不夠端正，在工作時間辦理私人問題，長時間的接打電話，并且個別部門存在灰色收入，存在背后搞小動作，挑撥離間，不能履行一名辦公室人員的職能，對于辦公室里的相關規章制度不能全部遵守，存在遲到早退現象，辦事效率低下，思想意識落后，對待新文件，新精神不能全部領悟。

三、針對辦公室存在的問題，提出的解決方案

（一）對于外來人員態度端正，熱情接待。二十一世紀提出的新理念就是合作共贏，自中國加入世界經濟貿易組織以來，對外合作逐漸密切，市場經濟的大環境下，發揮市場的自身調節作用，克服市場的自發性、投機性尤為重要，對于外來人員的來訪與相互間交流學習，本企業單位，辦公室人員必須樹立好正確熱情的接待態度，維護好本企業單位的對外形象，辦公室內營造良好的接待氛圍。對于交流好的調研要及時進行跟蹤回訪，及時進行消息的錄入。

（二）對于上級下發的指示命令，立刻執行。在對辦公室人員業務建設方面要有一個明確的指示規定，對上級下發的指示命令要立刻執行；對于同一級別間的信息傳遞，在保證快速的同時確保信息的準確性，在對新信息進行相關調研時要按照上級指令進行內部溝通，將利益達到最大化，統籌兼顧，相互溝通。辦公室業務建設方面遵循以下四個基本點：1.隨時聽令；2.迅即出動；3.全程保通；4.信息致勝。

（三）克服辦公室人員的惰性心理，加強辦公室業務建設。好的氛圍直接影響到企業單位是否可以健康蓬勃發展，要想提高辦公室業務建設的程度，必須克服辦公室人員的惰性心理，調動廣大辦公室工作人員的積極性，對于上級下達的新問題必須立刻執行，嚴禁在工作中辦理私人問題，長時間的接打電話，明確相關規章制度，俗話說“沒有規矩不成方圓”，嚴格落實相關的獎懲制度。

（四）營造和諧健康的辦公室工作氛圍?，F在辦公室業務建設方面存在的問題不僅僅表現在對外的溝通交流方面，辦公室內部氛圍也非常重要，8小時的工作制，每天三分之二的時間都在辦公室里，每一名辦公室人員的心情直接影響到每個人分管項目的工作效率。同事間勤于溝通，增強團隊意識，樹立創新精神，對待新問題進行分組研討，確保企業單位利益最大化，為企業健康發展充分發揮主觀能動性。

四、結束語

隨著經濟社會的高速發展，企業擁有巨大經營機遇的同時，也面臨著前所未有的挑戰，辦公室作為企業綜合性的職能部分，涉及范圍尤為廣泛，所處地位尤為重要，所以加強新時期辦公室業務建設尤為重要，只有辦公室業務建設健康和諧，才能確保企業利益的最大化，不斷地向前發展，立于不敗之地。