淺談公文審核需要注意的一些問題

文/中石油煤層氣有限責任公司 劉衛青

公文作為傳達政令、交流信息的工具，為黨政機關、企事業單位運行提供了有力保障，對提高辦公效率發揮了重要的作用。公文審核環節是制發內容準確、格式規范、高質量公文的重要保障。本文嘗試從文種、內容、格式行文規則幾個方面對公文審核時需要注意的一些問題進行探討。

一、注意文種使用是否正確

一般最常用的公文文種有9 個，分別為：請示、報告、意見、函、通知、批復、決定、通報、紀要。這9 個文種中，“請示”和“報告”的混用可以說是出現的頻率最高的。

在內容上，報告中不可夾帶請示，如有請示事項應另起文。“函”“請示”“批復”不能混用?！罢埵尽笔巧闲形?，主送應是擬稿單位的上級，“批復”是下行文，主送為擬稿單位的下級單位。“函”與前兩者不同，用于不相隸屬關系單位征詢溝通等，“請示”“批復”適用于有上下級隸屬關系的情況。

二、注意公文內容是否準確、合規

在審核公文內容的時候需要注意的問題很多，總結下來可以從以下幾個方面把握：

（一）內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定。公文是傳達政令的工具，無論是哪個單位制發什么樣的公文，文稿內容必須要符合黨和國家的路線方針政策，必須要符合國家的法律法規。這是內容審核的重點，是公文制發最重要的原則。另外，審核時需要注意文稿是否與上級機關、本機關或其他部門制發的文件相抵觸、矛盾。

（二）主旨是否清晰，是否符合單一、鮮明、確切。主旨不清晰的情況在審核文稿的時候確實時有發生，甚至有跑題的情況。有些文稿的主旨表達雖然沒有跑題，但是含混不清，如果這樣的文稿聽之任之，制發后會造成無法執行的后果。因此在審核文稿的時候，建議通讀一遍，從宏觀整體上把握文稿。

（三）邏輯關系是否合理、條理是否清晰。有時一篇公文會給人不知所云、說不清楚的感覺，縱觀全文，確是圍繞主旨表述，但為什么總覺得云里霧里呢？很大程度上是文稿篇章結構布局不合理，顛倒了事項的主次關系、因果關系，造成上下文邏輯混亂。如此“云里霧里”的公文顯然不利于執行，核稿人員應統觀全篇，重新梳理內容，理順層次和因果關系，把握重點，分清主次，去掉多余繁冗的內容，做到主旨清晰，突出重點，條理清楚。

（四）語言文字是否規范，語氣措辭是否得體。根據公文的特點，核稿人員應把握好文稿的語言文字和語氣措辭，保證公文的嚴肅性和規范性。在文稿的文字使用上，不能出現錯別字、簡化字、異體字，除特殊情況外，一般不使用繁體字。在文稿的語言組織上，文字使用要規范、精煉，表達言簡意賅，讓人一看知道在說什么。遣詞造句要斟酌，避免出現用詞重復、概念交叉，但也不能隨意簡化，隨意編造詞語。在文稿的語氣風格上，表述恰當，措辭嚴謹周密，體現公文的嚴肅、莊重、平實的風格。

（五）標題擬寫是否規范。完整的標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。事由和文種是必不可少的，核稿人員根據文稿內容檢查標題與內容是否相符，標題各部分是否齊全。

（六）內容表述是否屬實，是否切實可行。核稿人員應對公文的內容進行核實，包括辦文依據、人名、職務、單位名稱、地名、時間、引文、數據等是否準確無誤。另外內容切忌空泛，建議或意見應切實可行，符合實際。

（七）文字前后表述是否一致。有的公文同一事項前后表述不一致，甚至自相矛盾，這種情況核實清楚后，修改即可。

（八）文中標點符號、計量單位使用是否規范。公文的標點符號使用可參照新修訂《標點符號用法》（GB/T15834—2011）。需要注意的是六角符號的使用，很多人將圓括號（）、方括號[ ]、六角符號〔〕混淆，常常把引用其他公文的發文代字中的六角符號變為方括號或圓括號，規范的書寫應是六角符。計量單位應注意全文是否統一和大小寫。

總得來說，在公文內容的審核上，是一個從全盤到局部，從整體結構到細枝末節的過程，核稿人員既要從宏觀上把好政策、層次機構、語言風格關，也要核查文字、標點計量單位等內容的準確性和規范性，可以說既要注重大的方面，也要考慮小的地方，因此核稿人員要“粗中有細”、兼顧“大小”，把好公文的內容關。

三、注意公文格式是否規范

公文分為版頭、主體、版記三大部分，為便于把握，核稿人員可從前至后，依次對此三部分進行審核，第一，審核要素是否齊全；第二，依照《國家行政機關公文格式》（GB-T9704-2012），審核格式是否規范。

（一）版頭。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，包含的要素有發文單位標識、發文字號和簽發人、份數序號、秘密等級、保密期限、緊急程度。1.密級和保密期限、緊急程度、份號。當份號、密級和保密期限、緊急程度需同時標注時，則份號居左編排在版心第一行，密級和保密期限標在第二行，緊急程度標在第三行。需要強調的是涉密文件必須標注份號，密級和保密期限一定排在版心左上角第二行。非涉密文件，如發文機關有需要也可編號，此時緊急程度可編排在版心左上角第二行，若只有緊急程度，則編排在版心左上角第一行。2.發文機關標志、發文字號和簽發人。三者需要強調的是發文字號，發文代字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注，年份應標全稱，如“X 發〔2014〕11 號”，而“X 發〔14〕”、“X 發〔2014〕十一號”就是錯誤的，年份用六角括號“〔〕”括入，如“X 發[2014]11 號”年份用方括號括起來同樣是錯誤的；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1 不編為01），如“X 發〔2014〕第06 號”是錯誤的，應是“X 發〔2014〕6 號”。

（二）主體。公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體。1.公文標題。公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。事由和文種是必備要素不可缺少，標題回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。公文標題中一般不使用標點符號，如逗號、句號標題中就不可使用，特殊情況下可使用書名號、括號、引號。2.主送機關。主送單位應編排標題下空一行位置，居左頂格。如，主送單位與正文標題不空行，或多空行都是錯誤的。主送單位應使用全稱，如名稱較長可使用規范化簡稱，普發性公文，有多個主送可寫同類型統稱。3.公文正文。正文中的結構層次序數可依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。一般第一層用3 號黑體字、第二層用3 號楷體字、第三層和第四層用3 號仿宋體字標注。4.附件及附件說明。公文附件是附屬于公文的文件，如圖表、材料等，公文如有附件，應在正文中標注附件說明，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后依次標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.×××”），與之相對應的，附件正文也應在版心左上角相應“附件1、附件2”等。便于公文的整理、立卷和歸檔。5.發文機關署名、成文日期、印章。需要注意的是新標準實施后，成文日期由“漢字標識”改為“阿拉伯數字”。年月日要寫全，不編虛位，如：2013 年1 月2 日。如公文排版后不能容下發文機關署名、成文日期、印章，可以通過調整行距、字句的方法解決，不可放在空白頁。6.附注。指公文印發傳達范圍、聯系人及聯系電話等需要說明的事項。上行文、平行文可以附注形式表明聯系人及聯系方式，便于溝通聯系。位置通常編排在成文日期下一行。

（三）版記。公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。通常包括印發機關、印發日期、抄送機關。審核人員應核實抄送單位，公文應根據內容、辦理情況，確定知悉范圍，準確判斷抄送單位，不能濫發也不能少發。

四、是否符合行文規則

很多單位根據實際情況制定了本單位的行文規則，這里就普遍的情況如基本請問規則、上行文的一般行文規則進行探討：

（一）是否有發文的必要。核稿人員應把握好發文的基本原則，即“發文應本著確有必要，注重實效的原則”，如有些沒有實質性內容的公文沒有制發的必要，內容相似的公文經核實后可合并為一篇公文，避免出現重復發文的情況。

（二）是否越級行文。除特殊情況外，不允許下級單位越過上級單位向更高一級單位報送公文。

（三）上行文主送是否規范。上行文原則上只主送一個單位，一般不多頭主送。請示件不可報上級單位領導同志個人。如同一請示性公文寫多個主送單位，“關于XXX 的請示”抬頭是某領導，都是錯誤的。

（四）請示件是否“一事一報”。請示件應一事一報，若請示件涉及兩件或兩件以上事情的，后面領導就無法批示辦理。當文稿出現請示多件事的時候，應按一事一報原則，分為多個請示上報，以提高辦事效率。

五、流程是否符合規定

核稿人員應根據所在單位的辦文流程，審核公文流轉程序是否規范，如涉及會簽的，是否有會簽流程。另外，公文處理流程不可倒流，如應先審核后簽發，程序不可倒走。

[1]徐成華、孫維、房慶、魏宏、李玲.黨政機關公文格式國家標準應用指南[M]，中國質檢出版社、中國標準出版社，2012