從國家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設看辦公室管理創(chuàng)新

文/國網(wǎng)四川省電力公司電力科學研究院 彭燦

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從國家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設看辦公室管理創(chuàng)新

文/國網(wǎng)四川省電力公司電力科學研究院 彭燦

【摘要】針對辦公室系統(tǒng)長期以來存在的管理創(chuàng)新乏力、功能作用未充分發(fā)揮的通病，結合國家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設，從創(chuàng)一流、集團化、標準化、信息化4個方面對辦公室管理創(chuàng)新進行了分析思考和初步探索。

【關鍵詞】一流三化；辦公室；管理創(chuàng)新

長期以來，辦公室系統(tǒng)存在管理創(chuàng)新乏力、功能作用未充分發(fā)揮的通病。為了適應新形勢、新任務的要求，加強公司辦公室系統(tǒng)自身建設，實現(xiàn)“政令暢通、 執(zhí)行有力、規(guī)范高效、服務優(yōu)質(zhì)、作風過硬”的工作目標，自2012年起，國家電網(wǎng)公司啟動“一流三化”（創(chuàng)一流，集團化、標準化、信息化）辦公室建設，具體做法為：制定綜合評價細則，建立健全評價指標體系，全面涵蓋值班應急、信訪、督察督辦、信息、文檔、保密、會議活動管理和綜合服務8項專業(yè)工作評價項目，通過量化考核和定期評比，促進公司系統(tǒng)辦公室創(chuàng)先爭優(yōu)、持續(xù)改進，全面提升辦公室工作質(zhì)量和水平，更好地服務公司“兩個一流”（創(chuàng)建世界一流電網(wǎng)、國際一流企業(yè)）目標。國家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設為辦公室管理創(chuàng)新工作提供了嶄新的思路。

一、明確定位、主動作為，打造一流辦公室

傳統(tǒng)意義上的服務、輔助功能和以重復性、事務性為主的工作性質(zhì)使得辦公室工作長期以來處于“忙而無功”的狀態(tài)，也造成了辦公室工作主動性不強、業(yè)績評估難以體現(xiàn)，管理創(chuàng)新也面臨更大挑戰(zhàn)。這就迫切需要我們明確定位，主動作為，擺脫重復、低效的工作常態(tài)。所謂“有為才有位”，一流辦公室不僅僅是一個輔助性部門，而是企業(yè)重要的神經(jīng)中樞，是對內(nèi)對外的重要窗口、上傳下達的重要橋梁，具備服務、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等功能，對于領導者快速準確決策、上下溝通銜接、業(yè)務高效運轉具有關鍵的推動作用。為了充分發(fā)揮辦公室工作的主觀能動性，迫切需要持續(xù)提升辦公室人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，大力引進高學歷、高素質(zhì)人才，加大內(nèi)培外送力度，強化到政府辦公廳等辦公系統(tǒng)先進單位去調(diào)研學習，打造專業(yè)化、精英化的辦公室業(yè)務團隊，實現(xiàn)從企業(yè)低端行政服務型職員向不可或缺的綜合型智囊團隊的角色轉換。

二、橫向協(xié)同、縱向貫通，推進集團化運作

對于擁有眾多子公司、分公司的大型企業(yè)，各自為政、相對獨立的辦公室運行模式將導致企業(yè)內(nèi)部各單位目標方向偏差、信息溝通不暢、資源共享困難、運轉效率低下，直接影響企業(yè)的健康、有序發(fā)展。通過行政辦公中樞上下聯(lián)動、并駕齊驅來形成合力，帶動兄弟單位間互通有無，形成良性互動，推進集團化運作和資源共享，才能實現(xiàn)整個集團質(zhì)量、效益的最大化。同樣，在同一個單位內(nèi)部而言，辦公室不應是孤立運行的，需要與領導、員工、其他部門之間建立良好的聯(lián)動機制，重視工作協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)橫向協(xié)同、縱向貫通，提高工作質(zhì)效。

三、統(tǒng)一標準、完善制度，實現(xiàn)標準化管理

標準化是現(xiàn)代企業(yè)走向規(guī)范化、精益化、高效化的必由之路。特別是對于業(yè)務分類較細、重復性較高、精準程度要求高的辦公室工作，要想忙而不亂、精益求精、高效有序，就不能停留于經(jīng)驗主義，而應從辦公室辦文、辦會、辦事各項業(yè)務中提煉總結出內(nèi)在規(guī)律和方法，梳理、優(yōu)化業(yè)務流程，統(tǒng)一標準規(guī)范，完善相關的管理制度，做到辦公室每項業(yè)務“有章可循”，每個崗位都職責清晰，才不會因標準不統(tǒng)一出現(xiàn)“因人而異”的偏差情況，從而減少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，實現(xiàn)行政辦公業(yè)務由粗放化、經(jīng)驗化向精細化、科學化轉變，達到事半功倍的效果。

四、固化流程、全程管控，推廣信息化應用

以網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)應用為標志的信息化時代顛覆了傳統(tǒng)的管理和運作模式，為各行各業(yè)的提質(zhì)增效注入了新鮮的動力。通過打造信息平臺，集成業(yè)務功能，固化工作流程，實現(xiàn)無紙化辦公、信息共享、全程管控和高效運轉，為辦公室業(yè)務創(chuàng)新指明了新的方向。如國家電網(wǎng)公司全面推廣應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，融合文件管理、會議管理、督察督辦、值班安排、接待管理等辦公室各項業(yè)務功能，實現(xiàn)了行政辦公的標準化、精細化，不但大大節(jié)約了時間、空間成本，提高了工作效率，而且借助全程跟蹤和統(tǒng)計分析功能，實現(xiàn)行政辦公業(yè)務的全過程閉環(huán)管控。除了業(yè)務集成信息系統(tǒng)以外，辦公室也應熟練掌握各類辦公應用軟件，密切關注和充分利用新興的網(wǎng)絡工具提高工作質(zhì)效。如具有短信群發(fā)和反饋功能的“協(xié)同通信”，具有內(nèi)外網(wǎng)郵件大容量儲存、分類檢索和統(tǒng)計功能的Foxmail軟件，網(wǎng)絡訂票系統(tǒng)、日程管理軟件、以及手機APP、微信、視頻會議等新媒體，可大大提升日常事務的辦理效率。

新時代呼喚辦公室管理創(chuàng)新，辦公室的工作質(zhì)效直接影響企業(yè)發(fā)展的質(zhì)效，傳統(tǒng)的以輔助性、重復性、低端行政服務為主的辦公室定位已不能適應新形勢的需要。辦公室必須打破常規(guī)，創(chuàng)新思考，主動作為，樹立創(chuàng)一流的遠大目標，通過集團化、 標準化、信息化等創(chuàng)新管理手段，充分發(fā)揮行政辦公中樞的服務、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等重要作用，助推企業(yè)各項業(yè)務高效有序運轉。