關于我國檔案信息化建設實施的理論思考

文/湖南理工學院 文科

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關于我國檔案信息化建設實施的理論思考

文/湖南理工學院 文科

【摘要】檔案信息是一項非常重要的信息資源，含有較為重要的數據以及資料。傳統的檔案信息管理都是依靠手工匯總編輯，工作時間較長，降低了工作效率，而且在檔案信息的利用上也不方面，將信息化技術應用到檔案的匯總中，能夠促使檔案信息的重要性最大化地實現。

【關鍵詞】檔案信息化；實施；理論思考

現階段，檔案信息化還未有較為明確的定義，對其解釋也眾說紛紜，有部分學者提出，檔案的信息化其實就是將網絡化、數字化以及現代化技術作為核心技術應用于檔案管理中，對檔案資料進行有效的利用以及管理，使檔案管理的工作效率得到最大化的提高，使其轉變為自動化。雖然這種解釋較為片面，但是卻有效地詮釋了檔案信息化建設的核心所在，就是將計算機等先進技術應用于檔案的管理中，以提高利用效率。

一、檔案信息化建設的內容

（一）實現檔案信息的數字化轉變。檔案信息化必須具備的基礎條件之一就是數字化，這是檔案信息化目標實現的前提。在傳統的檔案管理中，主要是以紙張的形式進行統計，還有少量的音頻或者視頻文件，而將檔案信息進行數字化，就是將其轉變為電子資料，并制作對應的目錄以及形成數據庫，方便使用者查看。所占空間較小，存儲方便快捷，能夠有效實現備份，不易出現損壞以及遺失的情況，使保管的安全性得到提高。

（二）實現檔案信息的網絡化轉變。在科技水平不斷發展的今天，人們生活中必不可少的就是互聯網，應用互聯網技術，能夠實現信息的無限制傳遞與溝通，為檔案信息的共享以及使用提供了較大的方便。在檔案信息中應用網絡化，意在應用局域網建設對檔案信息進行管理，促使檔案信息的管理效率得到提升，還能夠在一定程度上降低資源的浪費率，對于檔案信息的完整性以及利用性有了進一步的保障。

（三）實現檔案信息的一體化轉變。主要針對檔案信息的管理以及利用方面，而利用性是檔案最大的價值體現。通過上述討論可以得出，檔案信息化的建設提高了檔案管理的效率，具有較為積極的作用。

二、檔案信息化建設中存在的弊端

現階段，檔案信息化的建設已經取得了一定成就，但是，因其發展起步較晚的原因，還有許多方面尚未成熟以及完善，阻礙了檔案信息化的管理。

（一）欠缺網絡化協調機構。目前為止，在檔案網絡化的建設以及資源共享方面的工作，我國仍沒有建立較為統一的組織對其進行管理約束，現行的所有檔案網站全部都以分散獨立的形式存在著，無法實現資源的有效共享，浪費了較多的人力、物力以及財力。

（二）檔案信息的數字化以及輔助管理方面仍存在一定弊端。傳統的檔案信息較多是以紙質版存在，計算機無法實現有效的管理，阻礙檔案信息化的有效進行。

（三）會存在檔案信息丟失的現象。在對檔案信息的收集中，因受到人為主觀因素的制約，致使信息收集工作不夠正規完整，阻礙了檔案信息價值的正常發揮。

三、有效建立檔案信息化的措施

（一）加強檔案信息網絡化建設。檔案信息化實現的前提以及物質基礎就是檔案信息的網絡一體化建設，這也同時保障了檔案管理工作實現現代化的進程。基于此，各地區有關部門需將自身的檔案館網絡建設加以建立并完善，并與當地的政務網絡進行連接，使其形成一個較為完整的信息網，使檔案信息化建設的進程加快。

（二）加強科學規劃措施。秉承科學發展觀的理念，保障信息化建設健康穩步地發展，加強對經濟欠發達地區的扶持力度，以現有的人力財力為基礎，制定有效的規劃。

（三）利于經濟宏觀調控。對經濟較為薄弱的地區，加大資金投入力度，以保障檔案信息化的順利開展，領導階層應積極給予重視，制定相應發展規劃，將檔案信息化建設的經費放入事業費中，加大對其的資金投入力度。

（四）積極培養管理檔案的人才。事業成敗的關鍵就是人才的運用，將懂技術、懂知識的復合型人才應用到檔案管理中，對檔案人員進行合理分配，能夠有效提高檔案管理的效率。

四、結語

現階段，我國各地區的發展水平均存在一定差異，這就決定了檔案信息化的建設必須綜合考慮國情以及經濟的發展水平，以使檔案信息化更加符合實際需要，總體來說，我國的檔案信息化水平仍處于初期階段，起步較晚，需加強重視，以加快檔案信息化建設，從根本上促進經濟的發展。

參考文獻：

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