淺談加強異地商會檔案管理

文/蘇州園林檔案館 周雯嬌；蘇州市江西商會 周健生

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淺談加強異地商會檔案管理

文/蘇州園林檔案館 周雯嬌；蘇州市江西商會 周健生

【摘要】本文通過對異地商會檔案管理工作的現狀分析，提出了一些思考，旨在對于異地商會檔案管理工作的發展起到一定的促進作用。

【關鍵詞】社會組織；異地商會；文秘工作；檔案管理

隨著社會主義市場經濟的發展，異地商會如雨后春筍大量出現，異地商會發展態勢和前景日益看好。但是，由于異地商會起步晚、發展快，其制度管理和內涵建設方面出現問題甚多，尤其檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約異地商會發展的重要瓶頸之一。根據《江蘇省異地商會登記管理暫行辦法》明確的“異地商會應當建立健全內部管理制度”，《 江蘇省檔案管理條例》強調“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民，都有保護檔案的義務”，因此，異地商會應當不斷建立健全內部管理制度，加強檔案工作，提高檔案管理水平，以上是提高異地商會辦會水平和管理水平、加強內涵建設、促進自身發展的必由之路。

一、異地商會檔案管理存在的主要問題

通過了解，相當部分異地商會檔案工作存在如下的問題：

（一）異地商會普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多異地商會忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于社會組織的附帶工作，不影響其長遠發展，因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在異地商會領導身上，更體現在不少異地商會工作人員身上。在很多異地商會，根本沒有檔案室和專職檔案工作管理人員，即使有些異地商會存在檔案柜和文秘專業人員，由于異地商會的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，檔案管理工作均由身兼數職的文秘人員承擔，造成檔案管理工作不盡人意。

（二）異地商會檔案管理缺乏明確的責、權、利規章制度。目前，蘇州不少異地商會發展只注重其發展規模，忽略了內涵建設，這對異地商會的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致文檔負責部門不能、不知道如何把在日常工作、活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各內設部門檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在雜亂無章、置之不理現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為異地商會歷史憑證的作用。

（三）經費投入不足，導致不能實現檔案信息化建設。目前，很多異地商會在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段，如相關數據庫、網絡等沒有切實應用到異地商會的檔案管理中，導致異地商會的檔案信息化建設相比于其他社會組織相對滯后。一些異地商會的檔案管理以傳統的管理方式為主，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，兼職檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。

（四）檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于異地商會成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多異地商會只存在會員檔案和會計檔案，組織建設和圖表、聲像、電子文件、實物等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，異地商會沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在異地商會發展過程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，不少異地商會僅限于社會組織等級申評、社團組織年鑒等方面。在各種考核及推薦優秀會員民營企業家、擴大對外交流、宣傳教育、樹立異地商會品牌形象等方面，未能真正發揮檔案應有的作用。

二、異地商會檔案工作建設的對策措施

異地商會檔案工作應注重加強的幾個方面：

（一）加強異地商會對檔案工作的重視，提高異地商會工作人員檔案意識。一家商會能否把檔案室建立起來并制定出規范、科學的規章制度，做到室藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為商會和會員單位發展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規劃商會各項工作，是做好檔案工作的根本保證；商會工作人員和全體會員的配合也是關鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取商會領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入商會計劃和規劃，納入商會管理制度，納入商會工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作與任何一項工作的布置、檢查、總結、驗收同步進行。

（二）檔案工作管理做到科學化、規范化、制度化。針對異地商會實際，建議制定規章制度，《異地商會檔案管理資料分類編碼及歸檔范圍》《異地商會檔案保管期限》《異地商會檔案庫房管理制度》《異地商會檔案保密制度》《異地商會檔案利用制度》《異地商會檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到會員管理檔案、文書檔案、業務檔案、科技檔案、會計檔案、榮譽檔案、黨群建設檔案和其它聲像檔案等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等作出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。

（三）設置檔案室，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人

員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對異地商會實際情況設立檔案室，配備專職檔案管理人員，盡量保證檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動出現資料丟失的現象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進行。檔案管理人員要順應現代社會組織發展要求，做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為商會發展和社會發展服務的過渡。針對社會發展和商會的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。

（四）針對異地商會實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出商會平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好商會活動所形成的文件材料的收集。針對有些商會存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，商會每年的十大亮點工作、創新工作、服務工作，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續性，保證年內的階段性備忘錄和終結性的匯總收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。

檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如蘇州市江西商會中國社會組織等級申報文本、“非公經濟人士理想信念教育實踐活動”紀實成果編報、商會會刊編輯等。這些材料不僅是年度的最新成果，也是商會工作的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據商會發展要求和民政局及主管部門對社會組織評估要求，做好商會檔案材料的新編、續編、開發等編研工作，是商會檔案編研工作的基本任務。

（五）強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入商會年度預算；要為檔案工作部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案室的庫房建設，應列入商會基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入商會信息化發展總體規劃，與商會信息化建設同步發展。要設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網絡化環境，快捷、準確、廣泛地為異地商會的橋梁紐帶工作服務，從而不斷提高檔案服務質量和服務效率。

（六）加強對商會檔案工作的監督指導?！吨腥A人民共和國檔案法》的條款中規定了“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導”“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”，為此，各級檔案部門和民政部門、異地商會主管部門應加強對商會檔案工作的監督指導，將檔案工作納入現代社會組織建設內容，并制定商會檔案工作實施意見，通過培訓、交流、檢查、考評等措施，使異地商會檔案工作與各項建設同步協調發展。

總之，在新常態時期，檔案工作肩負著提高異地商會服務政府、服務會員，為兩地社會經濟建設服務的重任，異地商會領導及檔案管理人員必須以高度的主人翁責任感重視檔案工作，做好檔案工作，重新審視檔案工作，使檔案工作在異地商會發展過程中發揮更大的作用。