檔案資料數字現代化管理探究

文/云南省昭通市檔案館 夏會

在社會快速發展的環境中，高效利用數字現代化技術加強檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效率是各個檔案館非常重視的問題。因此，我們應該認識到數字現代化技術在檔案管理中的作用，促使檔案資料更加準確、更加真實，推動現代檔案管理朝著更加科學的方向發展。

一、檔案資料數字現代化管理的優點

（一）提高檔案管理工作效率。傳統的檔案管理工作主要是利用人工加強對檔案資料的整理和管理，這樣便需要花費大量的時間。這樣的工作方式效率低下，發展步伐較慢，已經無法適應當前社會形式發展的需要。通過在檔案管理中應用數字現代化技術，能夠快速搜索到所需要的資料，從而在較大的程度上提高了檔案信息的利用效率，大量節約了花費的時間和人力資源。

（二）拓寬檔案資料服務領域。通過應用數字現代化技術，能夠在較大的程度上增加檔案管理的資源量，并且能夠將各種檔案信息分得更加清楚，從而提高檔案管理資料的利用率。其中主要表現在：為用戶利用檔案資料提供便捷，實現多項信息資源共享，促使檔案管理由單一朝著全面的方向發展，從而確保單位檔案資料管理的真實性和系統性；同時通過在檔案管理中強化計算機技術應用，提高檔案資料的利用效率，從而有利于提高檔案資料的價值。

（三）減少信息空間浪費現象。數字現代化技術在檔案管理中的應用，減少了信息錄入和整理的工作量，擴大了信息存儲的容量、降低了成本投入、避免了信息的錯漏和遺失，可謂有百利而無一害。數字現代化技術資源儲存量大，這個優點是其他信息儲備載體無法比擬的。隨著科學技術的不斷進步，人民的生活、學習、工作中的信息傳播量越來越大，導致各種各樣的文件、圖像信息、技術質量等等大量生成，緊接著就必須對這些資料進行有效的整理，為以后方便、快捷地使用提供條件。而信息量日益增多，數字現代化技術可以很好地解決這個問題，一張光盤就能儲存幾千萬的信息，有效避免了信息空間出現浪費的現象，也降低相關成本的支出。

（四）簡化檔案資料歸檔過程。充分利用數字現代化技術進行檔案編目、指引、查閱等等，能讓檔案管理工作更加規范化。數字現代化技術檔案管理能有效提升檔案工作人員的工作質量與效率，也能提高服務質量；有助于深層管理各種檔案信息，將信息市場化，充分實現檔案信息深層管理的高效傳播；能將檔案信息的歸檔過程進行最大限度的簡化，每一個歸檔單位將本單位數字化的文件，傳輸到檔案管理中心，檔案管理中心經過對文件進行對檔處理之后，再以分類的方式放到對應的區域，有效簡化了工作人員對復雜檔案的歸檔工作過程。

二、強化檔案資料數字現代化技術管理的對策

（一）建設檔案數據庫系統，實現檔案管理的現代化。現代電子檔案與傳統的紙質檔案相比，傳統的紙質檔案管理在存儲上、搜索上都較為麻煩，而檔案的信息化管理卻有著很多優點。因此，在今后的發展過程中，檔案館要以收藏容量大、高密度、聯機能力強的電子檔案介質作為未來收藏的主要方式。檔案網站與數字檔案的建設是實現檔案管理現代化的主要體現，隨著網絡信息化技術的不斷深入，檔案信息網絡使用已經出現，可以利用互聯網快捷地進行查詢，有效突破了地域性的限制。信息資源要實現共享，將焦點集中在計算機硬件配置與軟件配置上，讓檔案管理更加現代化。

（二）工作人員的復合化，需要更多高素質管理人才。在檔案管理過程中，計算機技術的高效利用，能夠提高各項信息的搜集、整理速度，同時能夠對各項檔案管理信息快速進行分類和處理。在這樣的背景下，便需要工作人員具備較高的綜合素質。未來的檔案管理工作必須要有專業的管理人才，傳統的管理人才已經無法適應現代化檔案管理工作要點，因為，未來檔案管理工作的人員需要具備多種多樣的技術，這些技術不僅僅包含了堅定的政治素質，要需要未來的檔案管理人才在計算機信息知識方面進行更加深入的研究，并且具備堅實的外語基礎，尤其是現在很多檔案管都會與外國進行交流，很多歸檔文件都需要用到其他外語，這種形勢下必須讓檔案管理人員具備這些能力。因此，隨著信息化技術在檔案管理中應用的發展，相關工作人員必須具備多種技能，成為復合型新人才。

（三）檔案收集逐漸電子化，利用管理系統完善個人信息。傳統的檔案收集是個人或集體通過記錄的方式，而未來的檔案收集方式完全可以利用信息網絡。用戶通過登錄相應的管理系統將信息完善，然后通過網絡將信息傳輸到數據庫系統中，數據庫系統利用特定的編號方式對每一個檔案進行編號，管理人員完全可以在終端計算機前面對檔案進行管理，而這個過程不要面對面，只要準備一臺機器與一個網絡。

[1] 傅鈺，汪正西.裝備機關業務檔案數字化管理研究[J].中國管理信息化，2014(5)：108～109.

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