淺談如何做好醫院基建檔案管理工作

文/淄博市中心醫院 陳囡囡

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淺談如何做好醫院基建檔案管理工作

文/淄博市中心醫院 陳囡囡

【摘要】隨著新醫改的不斷推進，衛生部門開展了新一輪的三甲醫院評審工作，促使醫院逐步走向標準化、規范化、科學化管理的軌道，不少醫院下大力氣改善就醫環境，建造病房大樓，基建檔案在上述工作中顯得尤為重要。

【關鍵詞】醫院建設；基建檔案；解決辦法

隨著新醫改的不斷推進，衛生部門開展了新一輪的三甲醫院評審工作，促使醫院逐步走向標準化、規范化、科學化管理的軌道，不少醫院下大力氣改善就醫環境，建造病房大樓，基建檔案在上述工作中顯得尤為重要。醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的真實記錄，是基建項目工程從提出、立項、審批、勘察設計、施工到竣工使用的全部過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收方法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行竣工驗收，這說明基建檔案在基建項目中的地位舉足輕重，如何做好醫院基建檔案的管理，值得我們共同探討。

一、配備專職基建檔案員，是做好基建檔案管理工作的奠基石

（一）專職基建檔案員要具有專業技能。一般的基層醫院，基建檔案都是由基建科的工作人員代為保管，并沒有設定專職基建檔案員。這對基建檔案的形成可以說是“致命”的硬傷。基建檔案不同于普通的文書檔案，醫院建設工程從政府立項、招標、勘探、總設計、各項手續的辦理、開工建設直到投入使用，建設周期很長。拿一個具有1000張床位的綜合性醫院來說，從政府立項到投入使用大約需要3到5年時間，才能做到真正意義的竣工，而這個漫長過程要形成大量的文件、圖紙、資料，這就要求要有一名檔案專業知識過硬、必須熟練掌握涉及基建與醫院專業知識相關聯的項目建設標準及對基建工作、流程相當熟悉的專職檔案員負責跟蹤、收集所有的基建檔案，對于專職基建檔案員來說，能做到有規范可遵，有法可依，有據可查，能為做好基建檔案的管理做好最基礎的“鋪墊”。一般編制在1500張床位的綜合性醫院，要設專職基建檔案管理人員2～3名，1名負責跟蹤管理大型基建項目的檔案歸檔工作，1名負責日常基建檔案的保管、利用等，其他基建人員也要“一崗雙責”，除去做好本職技術工作外，也要協助做好資料的及時收集和整理。要書面形成基建檔案管理體系網絡示意圖，對于大型醫院基建項目，要相對應地成立工程項目建設檔案工作領導小組，各負其責，為順利完成基建檔案的歸檔管理，提供強有力的保障體系。這樣有領導小組、有檔案管理體系，有專職基建檔案員，對于基建檔案的收集、整理歸檔就已事半功倍了。

（二）不斷提高基建檔案管理人員的整體素質。一是隨著社會的不斷進步，科學技術的飛速發展，基建檔案管理人員也要不斷適應社會發展的需要，掌握新的知識，了解檔案新的發展動態，這就要求我們檔案人員要有計劃、有步驟地定期參加檔案業務培訓，進一步提高檔案管理水平和實際工作能力。采取到上一級醫院檔案部門學習，請專家進行指導、督導等多種形式，吸取和借鑒其他單位的經驗，開拓醫院基建檔案管理的新路子，把先進經驗運用到工作實踐中去，更好地為醫院工作服務。二是專職基建檔案員要具有吃苦耐勞、愛崗敬業的精神。基建檔案員不同于一般的文書檔案員，為了收集第一手資料，要經常參與項目建設的過程中，實地記錄、收集資料。所以檔案工作者需要把愛崗敬業作為自己全部工作的出發點和落腳點，進一步提高事業心和責任感，其最終目的也是為了更好地利用檔案。三是要掌握計算機與現代化技術，熟練使用各種現代化信息工具，只有熟練掌握運用現代化的管理技術，不斷提高自身綜合素質及現代信息技術能力，在日新月異的高速發展新形勢下，才能適應檔案事業發展的需求，做一名合格的基建檔案員。

二、執行基建檔案的歸檔要求是做好基建檔案管理工作的重要依據

基建檔案的歸檔要著重注意以下幾點：一是歸檔的基建文件材料必須反映其管理和醫院基建項目的全過程，歸檔的重點主要放在項目建設各個階段形成的各種不同載體的文件材料上，著重是竣工圖在內的全套圖紙。由于一些建設項目要求工程緊，任務重，項目繁多，使得一部分工程檔案在施工中處于自生自滅的狀態。由于醫院建設工程不同于一般的建筑設施，除了一般建設項目都有的基本施工（土建、設施安裝、裝飾）以外，還有其本身特有施工項目：如醫院醫患分流、重癥監護室、重點科室的空氣凈化，放射、CT、核磁射線防護、醫療污水處理等多個方面，這些都有專門的施工要求和標準。這些問題涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。二是在文件材料歸檔時，我們要特別注重“全過程管理”，使重點工程、項目檔案盡可能“粒粒歸倉”，以確保檔案齊全、完整、準確、系統，這些都離不開各個環節、各個部門，各方面的通力協作。但凡歸檔的文件資料均應是原件，紙張、格式要盡量統一，字跡清晰，圖面干凈、整潔，做到審查手續完備，具有法律依據憑證和文件資料，簽字和印鑒必須齊全。因為現在我們所有的文件資料基本上都是打印的，手寫稿已很少，如何證明這是最原始的，最真實有效的原始憑證，擬稿簽發就尤為重要。請示與批復同時歸檔，批復在前，請示在后，如果沒有批復的，

經辦人應注明當時辦理的情況，以備日后查考。三是在歸檔的份數上，一般竣工圖不少于一套，文字材料、底片、底圖以及聲像材料各歸檔一套，管理型文件材料按照文書檔案的管理要求在每年六月底前整理歸檔，大型基建項目在項目竣工兩個月內驗收后，有基建專職檔案員和部門負責人檢查驗收后，向醫院綜合檔案室移交，全部檔案由醫院集中統一管理，基建部門不能因方便本部門工作等原因，私自保管基建檔案。

三、明確基建檔案的歸檔范圍是做好基建檔案管理工作的基本保障

凡是醫院新建、改建、擴建的工程項目，在基建管理和建設工程項目活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建檔案資料，均需要按照檔案管理的相關規定嚴格歸檔。醫院基建檔案的歸檔范圍主要包括以下方面：一是建設資料，從醫院基建項目的立項文件到醫院部分建設規劃用地文件；勘察、設計文件；確立工程以后的工程招標及合同文件；工程開工文件；工程竣工以后的驗收及備案文件；這些材料涉及面廣，涵蓋了整個工程從立項到竣工的全過程，都屬于歸檔范圍。二是施工資料。包括施工管理資料；施工技術資料；施工檢測資料；隱蔽工程檢查驗收紀錄；單位工程竣工驗收報告等。三是監理資料。監理管理資料；監理質量控制資料；監理規劃；工程質量評估報告；監理總結等。四是工程竣工圖。竣工圖應包括設計總說明；建筑、結構、給排水、通風、電氣、電梯、智能竣工圖。

四、加強檔案的收集整理工作是做好基建檔案管理工作的關鍵環節

基建檔案的收集工作要按照基建建設程序，根據各項工作開張的先后順序，遵循文件形成的自然規律，按照基建項目的項目類別來收集、整理，這樣便于檔案工作的開展，便于更好更全面完整地收集文件材料，一般的基建檔案要按照單項工程組卷，單項工程按先數字后圈紙組卷；文字材料和圖紙均按專業分類，以保持卷內文件材料施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系。在整理時，一定要遵循主件在前，附件在后，印件在前，復件在后，批復在前，請示在后的原則。圖紙要按圖的列別序號排列。卷內文件材料只要有書寫文字的，都要編上頁號，每卷頁號均從1開始，頁號位于非裝訂線的右上角，便于查找。基建檔案盡量選用卷盒方式保管，一般的順序為封面、目錄、文件材料部分、備考表、封底。

五、充分發揮基建檔案的利用工作是做好基建檔案管理工作的最終目的

醫院建筑是百年大計，一般的建筑物使用年限會在50～70年，重要的建筑物要達到上百年的時間，在醫院住院樓、門診樓、各診室的使用期間，有時會遇到各種各樣的問題，比如因病人的增加，需要改、擴建診室或增加病房，這時原診室的機構布局圖，各種水施、電施、氧氣管道線路分布圖，都需要從綜合檔案室查找、借閱，所以我們要充分利用檔案信息資源，積極主動地提供可靠的第一手資料，最大限度地為醫院建設服務。檔案在利用服務的同時，還要建立相應的檔案利用規章制度，比如庫房管理制度、借閱制度、保密制度等，保證檔案利用的順利開展。

最近，筆者所在的城市就出臺了建筑質量終身責任信息檔案制度，建筑工程終身“有檔可查”。要求所有建筑工程竣工驗收后，建筑單位必須將建筑工程質量終身責任信息檔案和其他工程檔案資料，一起移交城建檔案管理部門統一管理保存（建筑工程質量終身責任信息檔案包括建筑工程五方責任主體單位與項目負責人簽訂的授權書、參建單位法人代表及項目責任人的建筑工程質量終身責任承諾書、建筑工程質量終身責任信息登記表）。這就要求我們檔案員在整檔過程中，把所有涉及要統一移交至檔案部門的資料整理、復制一套備份材料，歸檔至本單位的綜合檔案室，以便我們本單位查找、利用的方便、快捷，為醫院的發展提供更有效的便捷服務。

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