網絡環境下高校院系資料室的現狀及發展思路

龔小玉+鄒建衛

摘要：高等院校的院系資料室作為圖書館的補充和延續，在高等院校的教學、科學研究和人才培養等方面發揮重要的保障作用。近年來，受資金和人員所限，尤其是網絡和電子出版物的沖擊，院系資料室面臨不小的發展困境。本文結合自身的工作主要闡述高等院校院系資料室的現狀及今后的發展思路。

關鍵詞：院系資料室;現狀;發展思路

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）19-0203-02

普通高等院校大多設有院系資料室。由于毗鄰教師的辦公場所，這些或大或小的資料室為師生提供非常便捷的圖書資料服務，同時作為圖書館的補充，在高校的教學、科學研究和人才培養等方面發揮重要的保障作用。隨著電子出版物和網絡數據庫的出現，院系資料室的先天優勢正在逐漸喪失，部分高校甚至干脆取消院系資料室。大多數高校雖然仍保留院系資料室建制，但其運行面臨不少的困難，且沒有發揮出應有的作用。院系資料室該何去何從，令人深思，本文結合浙江大學寧波理工學院資料室的情況談談自己的看法。

一、高校院系資料室的現狀

1.場地有限，資金不足。院系資料室的藏書、閱覽以及辦公場所通常是由各院系自己解決。在辦公用房本來就不寬裕的情況下，院系能夠且愿意為資料室提供的場地面積非常有限。院系資料室通常會有一處場所放置圖書資料，但難以保證閱覽和辦公用地。大多數院系資料室往往不設立閱覽室，或將會議室兼用作閱覽室。資料室的辦公室則通常與行政辦公室打通（或混合）使用。受場地的影響，院系資料室的藏書數量和種類非常有限，服務質量也難以保障。另外，院系資料室的運轉經費很難稱得上充足。以該院為例，學院資料室只有一間藏書室，且與辦公室合用。經費是由校圖書館統一劃撥，撥給學院資料室的經費基本上是固定的。加上近年來書價上漲較快，學院沒有相關經費給予補充，使得資料室的建設資金捉襟見肘。

2.工作人員少，缺乏專業知識。院系資料室一般配備1～2名工作人員，但絕大多數是1名。他們通常由院系辦公室或其他崗位的人員兼職，普遍不具備圖書情報專業背景或缺乏這方面的專業培訓。由于圖書資料管理工作往往不被領導重視，且需要完成其他崗位的任務，這些工作人員投入到資料室管理的時間和精力較為有限。

3.服務對象窄，受電子出版物沖擊大。由于場地小，工作人員的非專職特性且時間難以固定，使得院系資料室只能小范圍開放。絕大多數的院系資料室只能面向本院系的教師和研究生開放，并且每次能容納的人數也較為有限，導致圖書資料的流通率偏低。專業期刊本來是院系資料室的一大收藏特色，是吸引本院系師生進入資料室的一項重要資源，但近年來，專業期刊的出版基本上實現電子化，師生無須進入資料室就可以查閱各種專業文獻，進一步加劇院系資料室的邊緣化。

二、高校院系資料室的發展思路

進入21世紀，隨著網絡數據庫和計算機的普及，出版物朝著數字化的方向發展，使得傳統圖書館的模式受到很大的沖擊。各高校圖書館紛紛加大投入，引進各種現代化的硬件軟件設施，來適應這一現代化進程。在這樣的背景下，院系資料室又該采取什么樣的對策呢？

1.學校領導要重視院系資料室的建設工作。院系資料室在建制上隸屬各院系，校圖書館給予業務上的指導。院系領導由于缺乏圖書情報的專業知識，對資料室的業務無法進行具體指導，導致部分院系的領導很少過問資料室的工作。校圖書館由于不屬于自己的管轄范圍，很少對院系資料室在業務上給予指導。這就造成院系資料室長期以來處于被邊緣化、不被人重視的真空地帶。院系資料室要發展，首先要得到學校領導的重視。只有學校領導充分認識到院系資料室是學校圖書信息建設的一個重要組成部分，才能在場地、資金和人員方面給予院系資料室大力支持。另外，學校領導要協調好院系與圖書館之間的關系，確保院系資料室的建設在業務上得到圖書館的指導。

2.加大院系資料室的投入。影響院系資料室發展的一個重要“瓶頸”是缺乏充足的資金，而相對充足的資金是院系資料室發展的重要保證。只有增加院系資料室的經費投入，才能訂購更多的圖書資料或數字資源，才能添置各種現代化的計算機、網絡和通信等設備，從而更好地為師生服務。例如，校圖書館經常開展信息檢索方面的培訓，不時地邀請一些專家學者或社會名人開展諸如文化百科大講堂之類的講座，由于培訓和講座場所容量有限，使得不少師生無緣參與。此時，若在各院系資料室引入一套實時視頻播放系統，則可以很好地解決這一問題。

3.開展專業特色收藏。院系資料室一般規模小，藏書容量有限。盡管如此，各院系可以根據自身的發展需要，將資料室打造成專業特色收藏的場所。收藏的種類可以是凸顯本院系專業學科特色的藏書、專業期刊，也可以是院系教師的教學和科研成果或學生的作品。（1）專業特色藏書。高校圖書館是全校性教學科研的重要輔助機構，收藏的資料通常涵蓋每個專業學科，具有廣泛性和全面性，院系資料室則主要收藏本院系專業學科領域的圖書資料。一個院系往往涵蓋多個學科專業，專業圖書種類的多樣性加上藏書空間有限，使得很多院系資料室的藏書五花八門，缺乏特色。為了更好地為師生提供服務，擴大影響，院系資料室可以結合本院系的優勢學科專業，在廣泛征求教師意見的基礎上，有計劃、持續不斷地采購一批國內外專著、工具書、叢書、專業期刊，打造專業特色收藏。這些反映本學科專業特色的圖書資料可以由院系統一出資購買，也可以從各學科平臺（重點專業、重點學科）建設經費中解決部分。各科研課題組自行出資購買的圖書資料在明確所有權的前提下，可以納入資料室統一管理，形成資源共享。（2）教學科研成果或學生作品展示。對一些辦學實力強的院系來說，每年都會產生大量的教學科研成果和優秀學生作品。院系資料室可以把這些成果（如專著、教材、論文、專利等）收集起來，打造自己的收藏特色。必要時專門設立櫥窗，宣傳展示本院系在教學、科研和人才培養等方面所取得的成就。此外，在不違反相關規定的前提下，可以把本院系的一些學科專業建設驗收報告、科研項目結題報告等收集起來，更好地為本院系師生開展特色服務。endprint

4.提高資料室工作人員的業務能力和專業素質。工作人員的業務能力和專業素質直接決定院系資料室的服務質量。有條件的院系資料室盡可能地配備具有相關專業背景的管理人員。不具備條件的，則應該切實做好工作人員業務能力的提升工作。院系資料室作為校圖書館功能的延續和補充，自然和校圖書館有著密切的聯系。針對院系資料室工作人員變動大及缺乏專業知識的特點，校圖書館有責任和義務對院系資料室的工作人員進行基礎業務知識和圖書管理系統操作等方面的培訓。

首先，圖書館可以結合本校院系資料室的特點，為那些非專業的工作人員開設若干門與圖書資料管理相關的課程，讓其較為系統地學習相關業務知識。也可以指定或編制相關的教材或講義，發放給資料室的工作人員，讓他們在工作之余自學，從而對圖書資料管理的業務知識有一個初步的了解。其次，圖書館應派出專門的工作人員不定期地對院系資料室的管理進行現場指導，將圖書館的先進專業管理理念逐步滲透給資料室的工作人員，使資料室的各項工作慢慢地走向專業化、規范化。最后，各院系資料室的工作人員應該積極參加圖書館舉辦的各種專題講座、操作培訓以及學術研討和交流。通過這些講座、培訓和研討，可以使院系資料室工作人員的業務水平和工作能力得到快速的提高，同時擴大其專業視野。

5.加強與校圖書館和其他院系資料室的溝通與交流。由于行政隸屬關系和業務聯系的不統一，院系應該不斷加強與圖書館之間的聯系，建立長效暢通的交流機制，實現對資料室的共同管理。如在專業文獻方面的收藏，院系資料室可以側重面向專業教師和研究生，重點收藏專業性、系統性強、有特色的圖書資料。而校圖書館則重點面向本科生，收藏一些教材、教學參考書以及一些科普性的專業圖書。另外，院系資料室也可以在圖書館的指導下，開展一些文獻傳遞及專業文獻檢索方面的服務工作，這既會減輕校圖書館的工作壓力，也能方便本院系的教師。最后值得一提的是，隨著科技的發展，學科與學科之間的界限日益模糊，學科交叉越發明顯。因此院系資料室之間，尤其是有一定學科交叉的幾個院系資料室之間應該保持經常的溝通與交流，在資料室建設（特別是圖書采購）方面信息互通，實現資源共享。同時，制定院系資料室的發展目標和規劃時，校圖書館與各院系應該共同參與，避免不必要的重復性建設，減少人力、物力和財力的浪費。

總而言之，在網絡高速發展和電子出版物日益盛行的背景下，院系資料室要積極面對挑戰，充分發揮自身的優勢，在院系領導的支持下，適當擴大資料室的規模，加大資金投入，提高創新意識，開展特色服務。同時，主動加強與校圖書館和其他院系資料室的聯系，實現資源共享。工作人員則需要努力提升自身的專業素質，利用現代化的技術手段，做好資料室的圖書收藏和管理工作，為院系師生提供更優質的服務。

參考文獻：

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