高校檔案管理的創新要素分析

文／廣東醫學院 劉曉燕 魏娟

檔案管理要根據時代的發展改革創新，實現檔案工作的科學性。高校檔案記錄了廣大教職工、學生等在學校的工作和學習生活，并通過不同的形式將這些具有價值的資料保存，這些形式主要有文字、圖表、音像等。作為學校事業發展的重要組成部分，高校檔案管理模式的改革必須順應時代發展趨勢。

一、高校檔案管理的現狀分析

（一）檔案歸檔規范性有待提升。隨著辦公自動化的日益普及，電子化、數字化成為檔案信息發展的趨勢，因而電子文件將是歸檔工作的重要組成，然而，由于計算機技術并未很好地運用于檔案管理工作之中，因此，電子文件歸檔管理無法充分發揮出其先進的技術優勢，仍然采用手工模式進行資料檢索、調閱檔案，以及使用紙化閱檔方式，致使檔案歸檔能力較弱。相對而言，高校使用計算機技術較為普及，信息資源流通較快，通常采用方便快捷的網絡接收、發送文件，但是由于沒有統一規范的管理制度，多數電子文件未能及時形成檔案，未做系統化處理，造成資源白白流失。與紙質文檔相比，電子文檔的收集和歸檔范圍比較廣泛，在管理上二者有著本質的區別。由于技術方面的原因，統一管理電子文檔難度較大，加之標準亟待完善，因此在實踐中產生許多問題。

（二）檔案管理人才結構相對單一。當前，在高校檔案管理工作方面，急需引進計算機、檔案研究等專業的人才，以適應信息化、數字化檔案管理的發展要求，然而，實際上高校從事檔案管理工作的人員，普遍存在技術能力、科研創造能力低下的問題，又由于檔案人事制度的改革，造成檔案人員頻繁調動，甚至一些非專業技術人員擔任檔案管理工作，從而難以適應新形勢下的檔案管理工作的要求。從事高校檔案管理工作的人員，有些不但缺乏專業技能，對業務不熟悉，而且對工作敷衍了事，缺少收集檔案信息的意識，整理檔案材料不夠及時，對檔案管理水平的提升造成很大影響。

（三）檔案信息化水平有待提高。多數高校檔案信息化水平較低，亟待改革創新檔案工作，以提升管理水平。高校檔案管理信息化水平低的現象，主要表現在以下幾方面：首先，檔案管理系統未建立和完善，手工操作仍然是日常檔案管理工作的主要模式；其次，網絡平臺未建立，信息化水平較低，開發利用檔案的渠道不順暢；第三，采用“雙軌制”的管理模式，不僅工作量大，而且未能充分發揮出所引進的檔案管理系統的優勢，延緩了信息化的發展。發展和實現檔案的信息化、數字化，必須改革和創新管理模式，以適應新形勢的需要。

二、高校檔案管理的創新要素分析

（一）在管理模式上開展創新型實踐。從高校行政部門的設置以及職能來看，檔案管理部門只是統一管理之下的一個科室，其工作人員素質參差不齊，隨著現代化教學的深入發展，這些問題的弊端逐漸顯現，已嚴重影響到學校檔案管理工作的正常運轉。因此，不少高校已經意識到問題所在，在隨后的學校機構改革過程中，已將檔案管理部門明確為學校的直屬部門，從其他部門之中剝離出來，使得高校檔案管理部門有了更多的自主決策的權利，讓其具有了更為寬松的發展空間。檔案管理部門的主體地位一經確立，而后應進一步研究和探索檔案管理的發展方向和未來趨勢。

高校應從自身實際出發，根據檔案管理的幾大主要要素，以破釜沉舟的勇氣，下定決心將創新檔案管理模式作為一項基礎工程來抓。與此工作有關的人員，也應于日常工作中積累經驗，注重學習，一旦時機來臨，實現由量到質的飛躍。唯有這樣，才能探索出高校檔案管理工作的新模式。

（二）在管理思路上開展創新型實踐。1.拓寬管理思路需創新管理觀念。“新”是創新檔案管理的基本要求，因此在具體實踐當中，必須改變傳統的管理觀念，樹立新意識。原有的檔案管理方式，只是將檔案當做“藏書”，未能充分發揮其在高校教育教學中應有的作用。高校檔案管理觀念的創新，要以事實為出發點，結合具體實際，全面審視和發展檔案管理工作。從事檔案管理工作的人員，應充分利用網絡技術的優勢，力爭拓展檔案管理的范圍，努力提升其管理水平和質量。當今社會，網絡化已不可阻擋，若高校檔案管理依然裹足不前，未能摒棄陳舊觀念，必然被時代所淘汰。所以說，高校檔案管理必須滿足社會發展需要，充分考慮被服務者的實際需求，以人為本，緊跟時代步伐，才能在工作中有所創新和發展，才能立足于檔案管理領域。2.拓寬管理思路需創新管理方式。檔案管理水平的評價，傳統方式多注重有多少檔案，存放場館如何，以及管理檔案的設施怎么樣等表面現象，這種片面性的評價，往往不利于其自身內部建設。檔案管理水平的提升，關鍵在于人，重點在于開發利用檔案資源。因此，改變以往檔案管理以外部建設為重點的方式，轉移工作重心，重點建設內部管理，是創新檔案管理方式的關鍵所在。總之，服務大眾應是高校檔案管理工作的一貫宗旨，不能閉門造車。3.拓寬管理思路需創新人才引入機制。當前，各國之間、各行業之間的競爭，歸根究底是人才的競爭，人才永遠是競爭的核心，因此，引進高素質的人才是各領域最為重視的環節。毋庸置疑，高校檔案管理隊伍的壯大，必須吸收大量的優秀人才，才能提升工作的整體水平。相關工作人員應破除原有體制的束縛，在考察和選拔人才時，秉承“不拘一格降人才”的原則，將綜合能力強的人才納入檔案管理的隊伍里來。

（三）在管理手段上開展創新型實踐。目前的高校檔案管理工作，在一定程度上依然存在因循守舊、固步自封的問題，隨之帶來的弊端越發凸顯。高校傳統管理模式通常利用行政手段和方式，對本不屬于行政范圍之內的部門或業務進行干涉，往往束縛了這些部門或業務的發展。在市場經濟大潮之下，高校檔案管理更應利用現代化的科學技術手段，運用于檔案管理工作的實踐之中，規范檔案的收集和保存，精確化檔案檢索，對檔案管理的結構進行進一步優化，以實現部門工作效率和水平的提高。此外，在檔案管理工作過程之中，應充分發揮智能辦公系統的優勢，實現辦公自動化，這也是創新高校檔案管理的又一大重要實踐舉措。

三、開展高校檔案管理創新型實踐的綜合表現

（一）發揚人文精神。細心和耐心是高校檔案管理工作人員的必備素質，同時，還應具備相應的專業知識和技能。應充分認識檔案管理人才隊伍建設的重要性。人才的培養，隊伍的建設，離不開每一位工作人員的成長和發展，因此，要完善獎勵機制，積極鼓勵他們安心工作。

（二）建立科學有效的人力資源管理模式。1.分級進行崗位升遷以及發放工資，采取各種有效手段，實行競聘上崗，調動員工的工作熱情和積極性。2.建立和完善員工之間的合作機制，暢通內部交流渠道，通過各種培訓和學習，提升員工的工作能力。3.重視繼續教育，在實際工作中，隨時會遇到各種各樣的問題，如果不具有專業基礎，很難勝任檔案管理工作，因此，要鼓勵員工進行自我學習和深造，不斷吸收先進的理念和知識。4.高校檔案管理應特別關注不同利益主體之間的關系，要至始至終以學生為主，將社會效益作為學校工作的重中之重。

四、結語

計算機和網絡信息技術的快速發展推動檔案管理發展，高校檔案管理進行創新勢在必行。因此，高校檔案人士必須解放思想，樹立新的思想觀念和意識形態，不斷嘗試新的管理思想和方法。綜合來看，高校檔案已成為學校管理的重要組成部分，進行高校檔案管理的創新型實踐，推動高校檔案管理水平發展，對提升知識經濟時代高校整體管理水平很有必要。

[1]王艷.淺談高校檔案管理的創新型實踐[J].決策與管理,2012,37(12):31-33．

[2]劉輝,李鶴飛,魏靜波.新形勢下高校檔案管理工作探索[J].河北聯合大學學報(醫學版),2012,14(04）:602-603.