醫院人事檔案管理在人力資源管理中的作用

文／內蒙古醫科大學附屬醫院 宋歡

在醫院的經營管理中，人事檔案管理深刻地影響著醫院的人力資源管理，它可以為醫院的人才選擇提供有用的依據，幫助醫院從自身及人才情況來進行人才選聘及培訓，對醫院的長期健康發展意義重大。

一、醫院人事檔案管理作用分析

（一）為醫院人事制度改革依據。醫院的個人信息主要記錄在人事檔案上，利用好人事檔案不但可以有效地發掘優質人才，而且醫院可以據此根據人員情況的殊異培養人才。它是醫院發展的活力，能夠為醫院人事制度改革提供依據。

（二）為醫院人事工資制度改革提供參考。社會經濟發展促使醫院的改革成為了一個重要問題，醫院工作及人員的薪資待遇也有了相應的改革。醫院按照人事檔案對人才信息的記錄進行招聘，根據人才工作能力、崗位、工作年限等方面的綜合情況發放工資。人事檔案作為醫院人事管理部門的工作執行依據，會嚴格與醫院的相關政策進行核對，按照個人在醫院的工作情況和人事檔案記錄給予能力突出的人才以獎勵，為留住人才而提高相應的福利待遇。

（三）有助于發揮人力資源最大能效。醫療改革使得醫院既面臨機遇，又面對挑戰。醫院人才信息是以人事檔案管理為了解途徑，是醫院實現現代化發展的后備推力。醫院的人力資源管理者通過人事檔案記載來了解人才工作情況，或者利用人才為醫院發展做貢獻，這是時代發展的趨勢，也是醫院可持續發展的依據。

二、醫院人事檔案管理對策

（一）科學整合人事檔案信息資源。當下，醫院的傳統人事檔案管理內容大多雷同。在醫務人員的工作晉升、培訓教育等方面，人事檔案能夠反映他們的業務工作能力，但這種動態性的檔案材料內容補充不及時、歸檔不完整，很難有效體現醫務人才的業務變化情況，而且也不利于人才的培養。所以，需要整合人事檔案信息資源，突破不完善的傳統管理方式，以人力資源管理為基礎，醫院人事檔案管理部門聯合綜合檔案管理部門加強人力資源信息匯編，以人力資源開發模式整合人事檔案信息。醫院綜合檔案管理部門應該將各類關于醫務人才的檔案信息進行有序開發，并作為文獻實施一次二次匯編，以便于醫院領導及管理層能夠準確、有效、科學地選拔人才。將醫院人事檔案信息資源統一管理，以醫院人力資源開發為導向，管理體制上注重統一領導、分級管理，檔案分管領導作為第一負責人管理人事部及檔案室的人事檔案，通過縱向逐級負責，橫向密切聯系完善人事檔案管理機制。比如，人事部匯集、整編人事檔案文件資料，綜合檔案室檢查人力資源檔案資料文件，并收集、統計、分析、編寫，整理成論述性文獻，為醫院的管理發展提供參考。

（二）建立現代化人事檔案信息管理。加強人力資源信息檔案管理系統建設，以互聯網信息技術來收集人力資源信息的方式實現多元化共享。具體來說，在醫院信息化工作中，首先要做好電子檔案規劃，銜接好人事、財務、科研等信息，整合控制醫院檔案管理部門的人力資源電子檔案。統一規劃電子檔案管理，集中管理人力資源信息，實現人力資源信息共享化。其次，要建立專門的人事檔案數據庫。醫院人事檔案管理需要按照相關的信息資源特點來科學規劃數據庫，從管理、專業、技術等層面建立起囊括醫院所有人事檔案信息的數據庫。最后，還應該建立個人電子檔案系統。運用互聯網信息技術把紙質人事檔案資料轉化成電子檔案數據，方便長期的統計利用與歸檔。

（三）提高檔案管理人員人事檔案信息編研能力。人事檔案有別于普通的檔案，它一定要結合干部的管理權限來進行范圍確定及利用。所以，檔案管理部門需要進一步創造人力資源開發服務產品，提高管理人員的人事檔案信息編研能力。檔案管理人員應該能夠在人力資源管理方面有較強的人事檔案信息收集能力，對不同的專業文件材料相當熟悉，并從中對醫院工作者的職業能力、思想素養、業績貢獻等信息進行分門別類地匯總，以便于以后的人事檔案信息加工。另外，要提高人事檔案信息的提煉能力。要不斷學習，以豐富的信息之類儲備來滿足當下醫院人力資源的使用需求。因此，檔案管理者必須要具備良好的人事檔案信息加工能力，可以多方面地收集人力資源信息，然后做好加工、分析、整合工作，讓人事檔案煥發出新的使用價值。還有一點值得注意的是，檔案管理人員必須要具備人事檔案信息互動能力。因為檔案管理者在編研人事檔案時，既要有很強的文字敘述能力，又應該能夠與醫院局域辦公網以及醫務工作者進行有效的交流互動。醫院必須要高度重視人力資源信息開發機檔案文化建設，讓全體人員能夠發揮出極大的熱情，積極主動地為醫院人事檔案管理服務于人力資源管理做出貢獻。

三、結語

總的來說，新形勢下醫院人事檔案管理面臨著諸多的挑戰，如何發揮它在人力資源管理中的作用，就成了時下熱門的話題。怎樣利用好人才、通過人才優勢實現醫院可持續發展，這是醫院人力資源及人事檔案管理部門的新方向。順應醫院發展趨勢，創新人事檔案管理，為人力資源的充分利用以及醫院的可持續發展提供幫助，是當前最應該努力解決的問題。

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