論檔案管理現代化的發展

?

論檔案管理現代化的發展

王棋

[摘要]檔案管理工作是企業管理中的基礎性工作，只有做好企業的檔案工作，才能讓整個企業管理在未來的發展過程更加順利，更加具有發展前景。隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已經成為檔案管理工作的必然要求。本文從現代化角度出發，具體對檔案管理工作進行了探討。

[關鍵詞]檔案管理；現代化；發展

企業檔案工作是企業管理工作的重要組成部分，是企業從事生產、經營、科研等活動的基礎，是企業信息資源寶庫。在企業做強做大的不斷發展過程中，尤其需要不斷強化檔案管理。原有的檔案管理方式采取的是紙質化的管理，隨著經濟的發展和科學技術的進步，原有的管理模式已經不能適應新形勢的發展和要求。因此，在這種情況下，必須借用新的科技成果對檔案管理工作進行有效的武裝，才能適應新的形式發展要求，也才能更好的做好檔案管理工作。

一、現代化條件下檔案管理工作的條件

隨著科學技術的發展，為檔案管理現代化提供了可能性的條件。另外，檔案管理工作的自身發展也需要實施現代化的管理模式。

1.現代化的信息技術為檔案管理工作提供了廣闊的前景

隨著時代的發展，人類對科學技術的研發能力也在逐步提升，從新科技技術領域來看，自從人類上個世紀四、五十年代第一代計算機研究成功以來，計算機科技的進步可謂日新月異，這些技術都為當前的檔案管理提供了可以借鑒的基礎。從管理理念上來看，隨著人類知識水平的提高，原有的管理模式、管理理念、管理理論已經不能適應新時期人們的要求，只有在利用新的管理理論、管理理念的基礎上才能真正的符合人們的實際需要。因此，可以看出，利用現代化的信息技術條件對檔案進行科學管理，已經成為時代發展的必然。

2.檔案管理工作需要科學的進行現代化的管理

傳統的檔案管理采取的是紙質化的管理模式，在這種管理模式下，所有檔案的管理環節都必須在人的作用下才可以完成，不但效率低下，而且達不到人們的實際需要。而面臨著科學技術的發展，人們完全可以利用現代化的信息技術條件進行有效管理，比如可以運用計算機進行檔案的編目、檢索、統計等各項工作，人們在查找各種資料的時候，只需要利用電腦簡單的搜索就可以掌握到相關的信息。這不但有利于提升管理效率，而且還節約了人力資源，因此，從檔案管理的實際情況來看，實施現代化的管理已經成為檔案管理的必然要求。

二、檔案管理現代化發展趨勢

2.1 檔案管理的無紙化、虛擬化

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

2.2 搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創造條件。

2.3 檔案管理人員要適應現代化發展

檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各種人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者的專業結構、年齡結構和知識結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

三、建立符合檔案管理現代化的管理模式

現代化的檔案管理工作不是僅僅停留在口號上，而是要實實在在的予以重視。要切實重視對檔案管理現代化工作的資金投入。資金投入是確保檔案管理現代化工作的基本保障，只有在取得資金支持的情況下，才能真正的引進各種先進科技條件，引進先進的管理人才，促進檔案管理現代化的進一步發展。

現代化的檔案管理模式要求管理檔案的所有行為都是在統一安排的基礎上進行的現代化的管理，因此，制度就是確保能否達到現代化管理模式的基本要求。根據現代化的檔案管理的實際情況，對于單位來說，要建立符合現代化的管理模式，就需要從檔案管理部門和廣大員工著手。

對于檔案管理部門來說，符合現代化的管理模式的管理制度主要有檔案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查閱制度、管理人員制度等。檔案管理部門要根據自身部門的實際情況制定相關的制度。在具體操作上，檔案管理部門要對工作管理人員進行嚴格監督，要嚴格按照制度的要求進行，防止任何形式違反制度的情況存在。

對于廣大員工來說，員工是借用、查看檔案的主體，因此，還需要依據廣大員工實際情況制定相關的管理制度，特別是要突出現代化的管理制度這一點內容上來。比如可以建立員工借閱檔案制度、歸還制度等，這些制度要統一利用現代化的信息技術條件，讓所有員工都能通過網絡了解到自己所查閱檔案的基本內容、借閱情況等。

不管是對檔案管理部門，還是對于廣大員工，制定的所有制度要重在落實上，決不能僅僅停留在口號上，對于違反規定進行查閱檔案等各項行為，要給予一定的批評教育，甚至罰款。對于表現優秀的，包括檔案管理工作人員和全體員工要給予一定的表揚，形成良好的檔案管理管理制度，在現代化技術條件的約束下更好的執行各項制度，確保現代化的檔案管理制度沿著科學的正確的道路健康發展。

四、總結

隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。與此同時，還需要對檔案管理部門和廣大員工制定相關的管理制度，確保現代化的檔案管理沿著正確的健康的道路發展。

參考文獻

[1]白潤連.檔案管理信息化建設淺析[J].科技情報開發與經濟,2009(28)

[2]朱延榮.淺談人事檔案管理[J].現代企業教育,2013(02)

[3]劉光明.企業文化（第三版）[M].北京：經濟管理出版社,2002