如何做好新成立社區(qū)檔案管理工作

羅文珍

（依安縣依安鎮(zhèn)泰安社區(qū) 黑龍江 齊齊哈爾 161500）

如何做好新成立社區(qū)檔案管理工作

羅文珍

（依安縣依安鎮(zhèn)泰安社區(qū) 黑龍江 齊齊哈爾 161500）

檔案鑒證了一個部門的成立和發(fā)展歷程，所以從社區(qū)成立那天起就要注重檔案資料的收集和管理，更大效能的為社會服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會效益，進而為人類社會的生存和可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件，因此，社區(qū)檔案的管理非常重要，尤其是我們這樣新成立的社區(qū)，更要從源頭抓起。

檔案管理；檔案質(zhì)量；檔案信息

一、檔案要做到全面管理，具體有以下幾個特點。

1、全員參與。檔案做好全面管理，就要求檔案形成過程中的所有人員參與。只有檔案管理每個人都有責(zé)任，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

2、全過程控制。作為社區(qū)檔案管理者，要及時收集、整理，嚴(yán)格審核、印制檔案資料，編輯研究出便于利用的檔案管理電子信息系統(tǒng)。

3、運用科學(xué)手段。運用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)手段，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求

1、樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有關(guān)。因此，要從領(lǐng)導(dǎo)開始，提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化的大趨勢，重視單位的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)。

2、不斷提高檔案人員素質(zhì)，健全規(guī)章制度，建立約束機制。思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案人員素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量影響甚大。要加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極做好培訓(xùn)，以適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3、把實現(xiàn)檔案價值作為檢驗質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，體現(xiàn)檔案的真正價值。

4、檔案管理要方便有需要時的查閱，所以要歸口、按年限有規(guī)律的存儲。

5、堅持以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。搞好檔案全面管理，就要把握好重點。要從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來，以做到防患于未然。

三、提高檔案管理水平的方法與步驟

檔案管理人員要經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn)；檔案管理thldl.org.cn的必備硬件（檔案室、檔案柜、微機）、檔案管理軟件等，都要配全；室藏檔案要注重文件、資料的收集、整理；檔案制度要完善；編制《檔案分類大綱》、《檔案保管期限表》等。

實施步驟：1分析現(xiàn)狀，社區(qū)包括哪些需要存檔的資料。2分析檔案管理會存在哪些問題，主要原因是什么。3針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的具體措施。4組織實施落實解決和改進檔案管理的措施或計劃。5與計劃和目標(biāo)對照，檢查落實措施后取得的效果。6總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，預(yù)防類似事件發(fā)生。7對發(fā)現(xiàn)的問題，無論是遺留的，還是新出現(xiàn)的，都要從第一步開始，持續(xù)改進。

四、社區(qū)檔案管理的有效方法

1、建設(shè)檔案庫房。社區(qū)雖然單位不大，也要建立專門的檔案庫房。從檔案管理與安全保密的角度說，庫房設(shè)在辦公樓的一樓。門窗進行加固，以防盜竊。庫房與閱覽室分開，并指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度。

2、制定操作職責(zé)。制定適宜的、可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤為重要，這也是維護好檔案的完整性與安全性的需要。這既是基本任務(wù)，又是保管工作的目的。實質(zhì)上就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

3、注重檔案的交接。檔案具有及強的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。做到一是檔案交接要及時；二是檔案交接手續(xù)要嚴(yán)密。

4、加強檔案信息電子化建設(shè)。開展檔案信息電子化管理，適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢。它的優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成微機軟件形式的二次文獻信息，以便于供人們利用。主要特點：①充分利用和發(fā)揮了現(xiàn)有微機的潛能，提高了利用率。杜絕檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅僅用于檔案錄入或文件打字貯存，利用的低效率，從而造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能發(fā)揮作用。②縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。在手工信息加工工作模式中，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”，時間過長，造成了信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，這就快捷地出版了二次文獻。③檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及上級部門，這就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然的也就得到了提高。

5、加強涉密檔案的管理：①涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。②層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較增強其責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)辦的事情要件件設(shè)防，防止“無形”儲存在頭腦中秘密被泄露。檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。③加強涉密檔案的日常管理。在涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等時候，都應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，及時查處，并進行補救。④做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。要正確分析、鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)工作需要，全面確定檔案的保存價值，以準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

結(jié)語

我們是新成立的社區(qū)，檔案管理就是要社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作全體人員都積極參與，有效提高檔案管理人員的意識，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，使檔案得到科學(xué)的管理，用豐富科技信息資源，來推動檔案事業(yè)的發(fā)展。建立這樣的工作思路和方法，才能確保社區(qū)檔案管理工作得到穩(wěn)步的提高。