基于整合的事業單位檔案信息資源共享模式研究

蔣屹立

（湖南省教育科學研究院 湖南 長沙 410005）

基于整合的事業單位檔案信息資源共享模式研究

蔣屹立

（湖南省教育科學研究院 湖南 長沙 410005）

隨著信息技術的快速發展，互聯網已經深刻影響了人類生活的每個領域。檔案承載著人類活動的大量信息，是非常重要的社會公共信息資源。本文從檔案整合管理和檔案信息資源共享概述入手，指出存在的問題，并提出了進行基于整合的事業單位檔案信息資源共享模式構建的措施。

整合；事業單位；檔案信息；資源共享；模式構建

在當前激烈的國際競爭態勢下，信息成為一種重要的戰略資源。檔案在因為其特有的保密性、歷史性和社會性在所有信息資源中占有重要的地位。隨著信息技術的快速發展，人們對檔案信息的需求也在不斷加大，面對這種趨勢就需要建立一種完善的檔案信息資源共享模式。

1.檔案整合管理和檔案信息資源共享概述

1.1 檔案整合管理

整合是指將某個系統或者系統中的若干組件進行聯結，形成一個統一整體的過程。站在管理的視角，整合就是進行創造性融合的過程，整合不代表簡單地將組件進行拼湊，而是經過優化、選擇和搭配的過程，使組件之間形成一個互補、匹配的統一整體。整合管理屬于一種全新的管理理念，采用整合性的管理理念和管理方法，具有高科技時代的企業特點，對企業和單位中的技術、管理和組織進行統一的集成研究，使單位或者企業能夠適應時代發展的需求，最大程度地促進經濟迅速發展。檔案是指人們在生產實踐或者管理活動中對相關事項進行的記錄，它對人類社會的生存和發展具有重要的影響。同時它也是一個國家和民族珍貴的記憶財富。檔案管理工作的本質就是管理和開發檔案的信息資源，使之能夠為社會服務活動進行相應的工作。在檔案管理的過程中應該體現出多樣性和創造性，努力提升自身的管理水平，為社會主義建設作出更大的貢獻。

隨著信息化進程的加快，如何更好的進行檔案管理成為人們所重點關注的內容。構建良好檔案系統的基礎首先是對檔案信息系統的內涵、特征和相應的功能有初步的認識和理解，只有在此基礎上才能對檔案信息的整合起到良好的促進作用，隨著信息技術的快速發展，人們對于檔案信息的利用和搜集效率都提出了較高的要求，許多檔案質量控制理論相繼提出。檔案集成管理首先應該對傳統的檔案信息系統進行優化整合，使各個要素之間形成互補的關系，形成一種新的管理模式，這就是檔案的整合管理[1]。

檔案整合管理具有以下四個方面的特點：第一，非線性相干性。檔案整合管理具有整合管理的內在特征，那就是非線性相干性。主要表現在對檔案進行管理的各個環節不是純粹的疊加整合，各個要素之間存在相互的制約；檔案的集成組件也是非對稱的，不是簡單的對稱性排列，各自具有不同的側重點。第二，和諧有序性。和諧有序性主要是指在檔案的管理系統中，管理手段、技術支持和管理主體之間是一種互補優化的關系，在管理過程中具有許多智能的軟性要素，可以為它們的結合提供便利條件，促進整體和諧有序的進行。第三，基于知識平臺的整合管理。檔案整合管理具有基于知識平臺的特點，知識管理可以對管理的過程進行優化和延伸，完善管理手段，保證經濟的可持續發展。檔案整合管理屬于知識管理的類型，可以運用科學的管理方法進行不同層次的知識整合。第四，動態開放性。檔案管理的動態開放性是指在檔案整合管理的過程中是開放的，管理系統可以隨著外界的變化而產生變化，隨著信息技術的快速發展，外界各種資源的流動情況越來越復雜，處于動態開放的環境中。檔案整合管理只有順應環境的變化不斷作出適當調整，才能使管理系統實現科學合理的運行。

1.2 檔案信息資源

檔案是對相關事項進行的有價值的記錄，記載著人類的各種實踐活動，內容涉及多種方面，在整個文獻信息家族中占有重要的地位，檔案信息不僅可以依附于傳統的載體，而且還還能依附于其他的載體。在信息時代中，檔案只有實行共享，才能得到一定的開發和利用。檔案信息資源共享實質上是以網絡為工具的，主要的目的是為了向公眾提供較為合理的信息服務。并利用高科技手段，將檔案信息進行加工和整合，建立網絡檔案信息中心。通過網絡傳輸系統，加強對檔案的信息管理。檔案資源共享主要有以下四個特點：第一原始記錄性，檔案是一種對人類生產生活的體現方式，不是通過刻意的對信息進行加工和搜集，因此具有較強的原始性，這也是不同于其他信息的重要特征，在社會信息系統中也是具有鮮明的特性；第二歷史性，檔案中的信息反映的已經發生的社會活動，記錄的是具有事實性的歷史事件，具有較強的回溯性，不僅展現了人類特有的智慧，而且還是人類寶貴的財富。信息具有時效性，因此需要檔案人對信息進行及時的采集、加工和處理，從中提取出對人類有現實性的價值信息，提高檔案信息的開發水平；第三社會性，檔案是記錄人類生產生活的，因此具有一定的社會性，主要體現在檔案的形成者和內容具有廣泛性，另外，檔案具有重要的歷史價值，對多種領域的研究具有重要的參考價值，具有較強的社會基礎，可以產生較強的社會效益；第四分散性，檔案具有較強的分散性，主要原因是檔案具有多種類型，而且層次也有高低之分，檔案人具有不同的記錄檔案風格，因此在檔案內容上也具有廣泛性和分散性，有的檔案記錄不完全，在時間或者空間上被分散成多個部分[2]。隨著檔案數量的逐漸增多，檔案的質量會有所下降，導致其中會融入價值比較小的檔案信息，增加了檔案資源的分散性。

2.事業單位信息資源共享具有的相關問題

2.1 檔案信息資源共享意識較差

我國檔案信息資源共享方面存在較大的問題，主要原因是檔案人的思想意識比較封閉，不利于信息資源共享工作的開展，而且大多數的檔案館都是自成一體，相互獨立，嚴重阻礙了檔案資源共享活動的開展。許多單位對檔案的信息資源共享意識比較差，不利于檔案信息系統的建設工作，沒有推動檔案信息資源共享的動力機制，對檔案資源信息推動的過程中沒有形成深刻的認識，不能達到信息化的要求，因此就需要每個檔案部門從傳統的思想桎梏中解脫出來，認識到信息化進程對檔案資源管理的重要作用，增強整體的意識。

2.2 檔案信息資源共享手段落后

實現檔案資源的充分共享需要建立便捷的信息查詢系統，但是在我國檔案資源信息整合的過程中，沒有對檢索方面進行充分的認識。造成了比如檢索入口少、檢索范圍窄的問題。據有關調查研究發現，我國的檔案檢索網站沒有形成科學的檢索方式，導致檢索結果過于簡單。檔案信息資源的采集和加工工作也過于簡單，缺少系統的信息檢索平臺支持。另外檢索的軟件過于落后，不能對檔案信息進行系統的分類，影響用戶的檢索效率。檔案資源數字化的程度也比較低，雖然我國的數字技術發展取得了一定的進步，但是與西方發達國家相比仍然存在較大的差距，這與社會大眾對檔案信息需求量的增加產生了矛盾。

2.3 檔案信息資源共享機制落后

事業單位的檔案信息要想實現資源的共享就需要進行技術的提升，數字化是影響檔案信息資源共享的重要因素，目前我國對這方面缺少相應的管理標準和技術規范。由于檔案信息的保密性、內向性等特點，進行檔案信息資源共享的過程中會牽涉到信息安全的問題，因此就需要進行高度的重視，只有這樣才能平衡保密和共享之間的關系。可以采取以下兩種措施進行制約：第一，要對檔案管理人員進行相應的檔案信息保密和安全教育，并且要根據單位的具體特征制定切實可行的信息保密制度，提高全體職員的檔案信息安全意識；第二，在保證信息資源安全的前提下，進行檔案信息資源的共享和交流，建立科學合理的信息資源共享機制，為人類生產和生活提供較多的檔案資源，為社會提供重要的研究價值。

3.基于整合的事業單位檔案信息資源共享的模式構建

3.1 完善事業單位檔案信息資源共享網絡平臺

檔案信息資源共享網絡平臺是通過外在網站的形式進行共享，在內部的后臺具有相關檔案信息資源數據，可以通過檢索的方式瀏覽和查閱相關的檔案信息。加強檔案信息網絡平臺的建設主要可以從以下兩個方面進行：首先，利用數據專線連接各個檔案館，建立統一集成的數據內網，通過內網可以對檔案信息進行整理和上傳，便于查閱網站上的信息等，同時這種專線的形式也更為安全。還可以通過互聯網網進行各個檔案館信息的共享連接，設置特定IP的終端才可以訪問核心檔案的相關信息，或者建立口令或者密碼的訪問形式。這種形式運行成本較低，但是存在一定的安全風險；其次，建立事業單位檔案信息資源共享網站，通過這種網站與數據庫進行連接，還可以在網站中增加通信、留言和檢索的相應模塊[3]。

3.2 建立事業單位檔案信息資源共享區域總模式

事業單位檔案信息資源共享區域總模式是指單位的決策者制定檔案信息資源整合的總項目，并將該項目分配給單位中的各個職能部門，由各個職能部門進行資源信息數據的整合后在檔案管理網站上進行開設，提供相關的信息查詢界面供使用者進行利用。在這個過程中可以通過單位檔案的內網進行相應的數據資源查找，還可以將審核過的檔案資源放置在網絡平臺中，為公眾提供查閱。進行事業單位檔案信息資源調查過程中，對各個檔案館進行充分調查分析的基礎上，及時掌握館藏資源情況，了解檔案信息的利用情況，然后向總部門進行匯報。還要根據檔案的使用需求，明確事業單位檔案信息資源共享的相關事項，建立相應的共享策略。綜合不同檔案館的資源利用情況，建立統一集成的檔案信息資源共享策略，保證每個檔案館的資源信息都能夠得到充分的利用。按照相關的數據格式，確定每個檔案館所要上報的數據類型，建立統一集成的數據庫。建立良好的檔案信息資源檢索入口，方便單位進行網上信息檢索。部分檔案信息還可以對公眾開放，利用互聯網提供統一的檢索工具。

3.3 建立事業單位檔案信息資源共享區域分模塊

目前，各事業單位檔案館也都建立了屬于自己的檔案信息資源數據庫，可以利用相關的數據檢索軟件進行檔案信息資源的檢索工作。根據這種情況，筆者認為可以在單位的內網中建立相應的檔案信息查閱網站，完善網絡信息共享平臺，提供相應的信息資源查詢服務。這種模式雖然簡單，但是可以有效避免數據整合的步驟。

4.總結

綜上所述，如何實現事業單位檔案信息資源共享成為學術界普遍關注的焦點。本文對整合管理的思想和理念運用到事業單位檔案信息資源共享中，并對其概念、特點和檔案信息資源的類型進行了深入的分析探索。詳細分析了目前我國事業單位在檔案信息資源共享方面存在的主要問題，提出了基于管理的事業單位檔案信息資源共享模式的構建策略。結論主要有以下幾個方面：第一，檔案整合管理采用的是現代科技信息手段，將傳統檔案信息資源組件進行優化整合，形成統一協調的整體。第二，檔案信息資源共享體現了現代管理體制，以網絡作為管理的工具，主要的目的是通過開發檔案信息資源為公眾提供良好的信息服務。第三，雖然我國事業單位的檔案信息資源共享模式已經取得了較大的發展，但是資源共享的意識還是比較薄弱，內容較為單一，還需要得到進一步的完善。第四，檔案整合管理順應了檔案數字化發展的需求，可以最大程度地滿足人們對檔案信息的要求，為了優化事業單位的檔案信息管理可以將檔案資源區域共享分為總、分兩種模式。最大限度地開發檔案資源信息，促進檔案信息資源共享的發展。

[1]王宏亮.檔案信息資源共享機制建設中存在的問題及相應對策[J].赤子，2012，（7）:155.

[2]柯琳.檔案信息資源共享研究述評[J].檔案管理，2006，（1）:28-30.

[3]丁莉.檔案信息資源共享的基礎與發展現狀分析[J].蘭臺世界，2008，（18）:23-24.

課題名稱：本文系湖南省教育科學研究院2013度課題“基于整合的檔案信息資源共享模式研究”的成果

蔣屹立，男，1970年，民族：漢族，籍貫：湖南省漣源市人，學歷：本科