淺談紙質檔案管理的保護工作

孫鳳麗

（鶴崗日報社 黑龍江 鶴崗 154199）

淺談紙質檔案管理的保護工作

孫鳳麗

（鶴崗日報社 黑龍江 鶴崗 154199）

在電子信息技術快速發展的今天，電子檔案因其具備的界面簡潔、操作方便、便于更新的特點受到大家的喜愛，但是它并不能代替紙質檔案的地位，大多數的單位目前仍采用紙質檔案。本文對當前紙質檔案管理的保護工作存在的問題進行了相關介紹，同時又對如何做好紙質檔案管理的保護工作做出了相應回答。

紙質檔案；管理；保護工作

紙質檔案是以紙張為載體的一種檔案，如需要保存備案的公文、圖紙、信札、電報、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。對于我們報社來說，記者的手稿、筆記、每期的報紙等都是需要進行保存的紙質檔案。

一、紙質檔案管理的重要性

“檔案”對于任何一個國家、任何一個單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會使原始檔案遭到損壞，同時也有可能泄露該國家或該單位的機密，對檔案主體的發展造成威脅。但是由于紙質檔案的存在符合人們生活和工作的習慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經開始好多年了，“紙質檔案”仍然存在于每一個機構。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質的形式進行保存并加以管理。

二、紙質檔案管理工作存在的問題

所有的紙質文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質檔案可以保存多長時間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態度、單位的檔案管理條件以及外界借閱人員的愛護程度、一些突發事故有關了。

首先，從管理人員的工作態度及檔案管理條件來看。當前紙質檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料——檔案除塵、除蟲——檔案歸檔、入庫——檔案管理。但是，能夠嚴格的按照流程進行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統”，能夠仔細的根據檔案室內環境的變化進行溫濕度調節的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計算機管理系統的現象。這些都對紙質檔案資料的管理保護工作不利。

其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護意識，在查閱檔案資料時，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對檔案資料的損壞、翻閱資料時也不小心、也不注意資料的借閱期限，對紙質檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預防突發事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區，受自然災害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴格的突發事件應急預案，即時有，也很少進行演習。

三、解決對策

首先，要做好檔案保護宣傳工作，明確懲治規則，提高檔案管理人員及紙質檔案資料借閱者的責任意識。檔案管理人員要明確自己的工作職責，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內。同時，管理人員要及時提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規則及懲治條款，對于資料的借閱狀況要及時錄入計算機系統中去。對于珍貴的紙質資料，能利用復印件的一定不要隨意使用原件，避免對原件的損壞。一旦發現損壞資料的現象，一定要懲，還要及時修補破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計算機管理系統的引入，不僅方便紙質檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計算機管理系統，集合本單位的具體工作內容，制定出一套適合自己的管理規則。

其次，要提高對于突發事件的重視程度。首先，對于各地各單位的紙質檔案管理機構而言，紙質檔案不像電子檔案一樣，它具有獨一無二的特征，特別是對于一些珍貴的原始資料來件，更是不可替代。所以針對突發事件，各單位一定要提前制定好不同事件的應急預案，從上之下貫徹落實，一定要提起相關工作人員的重視。一切以保護資料為原則。此外，相關的應急預案，也要不定期的進行演習，同時，還要對員工開展災害預防及應急措施培訓，提高其突發事件的處理能力及應變能力。為了能夠及時發現檔案管理室周圍環境的變化，各單位最好可以指定出相關的規定，對于可以及時發出預警信號的同志進行一定的激勵或者獎勵；對于故意制造時間的人員進行嚴懲。使得同志們在日常的資料管理工作中能夠做到發現安全隱患及時上報，降低突發事件對紙質檔案管理室的破壞。

四、小結

“檔案”是以一定的形式存在、并且要保存下來、方便后人查閱甚至是發揮一定法律效力的材料。由于人為管理意識薄弱、自然環境中氣溫、濕度甚至一些突發性自然災害的影響，紙質檔案會受到不同程度的破壞。從長遠的角度看，為了更好地利用紙質檔案，不僅需要檔案工作管理人員提高管理意識，不斷學習并總結適合本地本單位使用的檔案管理方法與技術，盡可能的避免人為因素對紙質檔案的損壞，盡可能的降低自然因素對檔案的損壞。

[1]丁勇，陶革;淺談如何做好紙質檔案的保護工作[J];天然氣勘探與開發;2010年02期

[2]程巧玲;淺談紙質檔案管理的保護工作[J];科技資訊;2011年15期

[3]陸賢良，馮瑋;信息環境下紙質檔案管理的創新探索[J];蘭臺世界;2010年14期