試論醫院人事檔案信息化管理存在的問題及對策

孫 銳

（秦皇島市第一醫院 河北 秦皇島 066001）

試論醫院人事檔案信息化管理存在的問題及對策

孫 銳

（秦皇島市第一醫院 河北 秦皇島 066001）

隨著醫療衛生體制改革不斷深化，醫院的科學化管理水平不斷提高，同時對醫院人事檔案管理水平提出更高的要求，人事檔案實現信息化管理已成為大勢所趨。為此，本文在明確人事檔案信息化管理重要性的基礎上，提出醫院人事檔案信息化管理存在的問題，并提出切實可行的解決策略，以期加快醫院改革的步伐，促進醫院持續健康快速發展。

人事檔案；信息化管理；問題；對策

隨著醫療衛生體制改革不斷深化，醫院的信息化管理水平不斷提高，傳統的博物館式的檔案管理方式已不能滿足現代檔案管理需要。現階段，要積極運用信息技術實現人事檔案信息化管理建設，以提高人事檔案資料的利用率，實現醫院人力資源的優化配置。但是，由于部分醫院領導對于檔案管理的重視程度不夠，導致醫院人事檔案信息化管理建設資金投入不足，信息化管理水平不高。為此，充分認識醫院人事檔案信息化管理的重要性，加強醫院人事檔案信息化管理建設十分必要。

一、醫院人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學歷、工作經歷、職稱等相關信息，是人事部門決定是否聘用、職稱評審、人員調動的重要依據。傳統的紙質檔案管理方式，注重檔案的收藏保管，檔案的管理、查詢極為不方便。加強醫院人事檔案信息化管理建設，有利于醫院領導迅速查閱員工相關信息，為醫院制定人才規劃、實施績效管理、組織員工培訓等提供科學依據，最大限度的實現人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫院人事檔案數量多，信息量大。通過引進專門的醫院人事檔案管理軟件，建立完善的數據庫，不僅有利于醫院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數據庫對信息進行交叉查詢、統計和分析，節省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大、查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。

二、醫院人事檔案信息化管理存在的問題

醫院的信息化管理水平不斷提高，但由于醫院領導對檔案管理的不重視，致使醫院檔案管理信息化建設步履維艱，暴露出一些問題亟待解決。

（一）人事檔案信息化管理意識有待提高

美國著名檔案學者謝倫伯格曾經說過：“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度。”可見，檔案管理的重要性。但是，檔案管理部門非醫院一線科室，醫院領導往往將更多的精力和資金放在醫護人員培養及醫療設備更新上，而忽視人事檔案工作，導致部分醫院仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，檔案資料更新不及時，檔案利用率極低。另外，部分醫院尚未配置專門的檔案資料管理室，檔案室的溫度、濕度、防蛀、防霉、防水、防盜功能不達標，導致部分原始檔案資料破損或丟失，給醫院人事檔案的信息化管理帶來一定難度。為此，現階段，加強對人事檔案信息化管理的重視十分必要。

（二）人事檔案信息化管理水平不高

人事檔案的信息化管理不是單純的將紙質檔案資料進行電子化，而是要根據醫院人事檔案的特點，引入專門的檔案管理軟件，對檔案信息進行分類別處理，以便于檔案資料的篩選、查詢與對比。現階段，醫院人事檔案管理部門計算機設備比較陳舊，而且尚未引進專門的醫院人事檔案管理軟件，導致部分醫院人事信息找不到相應的子數據庫，而只能將人事檔案資料部分電子化。而且，人事檔案涉及個人隱私，對于保密性要求較高，但絕大多數檔案管理軟件尚未采用“三網隔離”等技術，檔案信息被網絡病毒感染、失竊的可能性還非常大。所以，提高人事檔案信息化管理水平迫在眉睫。

（三）人事檔案管理人員素質有待提高

由于檔案管理部門非一線科室，加上醫院領導的不重視，致使檔案管理部門在人才引進時條件比較寬松，甚至部分檔案管理工作人員非專業出身或由其他科室人員兼職檔案管理，由于對檔案管理、保養等知識不了解，致使其在檔案資料更新、歸檔等方面經常出現問題，嚴重影響了檔案管理效率及信息化進程。

三、加快實現醫院人事檔案信息化管理的有效措施

針對醫院人事檔案信息化管理中存在的問題，現提出如下解決對策。

（一）進一步加強對人事檔案信息化管理的重視

人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，醫院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加強對人事檔案信息化管理水平的重視，加大人事檔案管理的資金投入，引進專門的醫院人事檔案管理軟件，以加快人事檔案信息化管理建設的進程；其次，醫院檔案管理的硬件設備更新要及時，并且配備專門的、現代化的檔案室，以方便紙質檔案資料的保管與保存；最后，要成立檔案管理巡視組，定期檢查檔案管理及信息化進程，做到問題早發現早處理。

（二）不斷提高人事檔案信息化管理水平

為進一步提高人事檔案信息化管理水平，一方面需根據醫院人事檔案管理特點，專門定制人事檔案管理軟件，配備專業的電子存儲設備，方便人事檔案信息資料的全面錄入及存儲；另一方面，需加強網絡信息安全建設。人事檔案涉及個人隱私，要保證這些數據在網絡上的安全性，需要設置訪問身份驗證，采用“三網隔離”技術，減少檔案信息失竊的風險。

（三）加強培訓，提高人事檔案管理人員的業務水平

許多檔案管理人員由于知識、能力、精力等方面欠缺，對于檔案信息化管理工作方式還不適應，還存有較大的排斥心理，現階段，首先要采用定期培訓的方式，及時更新檔案管理人員知識，提高其業務能力；其次，采用引進高素質檔案管理業務骨干的方式，推動檔案管理信息化進程.

[1]張堯奇.略論人事檔案管理信用化改革[J].東方企業文化，2013