計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

田東紅

（新疆天業(yè)（集團(tuán)）有限公司檔案室 新疆 石河子 832000）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

田東紅

（新疆天業(yè)（集團(tuán)）有限公司檔案室 新疆 石河子 832000）

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作主要是編寫和保存員工檔案、文件檔案等，這種方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足21世紀(jì)檔期管理信息化的需求，也不能滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的要求。因此，企業(yè)檔案管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化的目標(biāo)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；企業(yè)檔案管理；信息化

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)檔案管理已開始逐步推行信息化建設(shè)，目前計(jì)算機(jī)已成為檔案部門最常見的工作工具和管理手段。企業(yè)檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整編、檔案檢索、對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和登記，實(shí)現(xiàn)了電子化檔案信息管理，這不僅提高了企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了大量信息資源，同時(shí)也為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了美好前景。新時(shí)期企業(yè)對(duì)檔案資源管理提出了更高要求，需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的研究，這已經(jīng)成了檔案管理工作者需要迫切解決的重要課題。文章在探討了計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用的基礎(chǔ)上，提出了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高企業(yè)檔案管理水平的若干措施。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用

企業(yè)檔案信息數(shù)量因企業(yè)發(fā)展而不斷增多，我們只有將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用其中，才能有效提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，滿足企業(yè)對(duì)信息的需要。

（一）能夠極大滿足企業(yè)對(duì)檔案資源的需求

企業(yè)檔案信息化管理拓寬了企業(yè)檔案資源的范圍。檔案信息經(jīng)過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理后形成電子信息，在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)和顯示。按照企業(yè)對(duì)檔案信息的開放程度，企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間可以突破時(shí)間空間的限制，隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享，開展企業(yè)檔案資源的管理工作。

（二）能夠極大滿足企業(yè)對(duì)檔案信息及時(shí)性、準(zhǔn)確性的需求

計(jì)算機(jī)技術(shù)具備的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能以及自身數(shù)據(jù)和計(jì)算的可靠性，可以便于企業(yè)及時(shí)、方便、準(zhǔn)確、快速的進(jìn)行檢索，查找信息資源。較之傳統(tǒng)手段，大大縮短了查閱時(shí)間，減少了手工操作可能出現(xiàn)失誤的幾率，為企業(yè)的辦公和資源的整合帶來了極大的優(yōu)勢(shì)。

（三）能夠極大滿足企業(yè)對(duì)管理的精細(xì)化要求

企業(yè)精細(xì)化管理是一種以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則的管理理念，它要求企業(yè)在專業(yè)化基礎(chǔ)上，還需注重企業(yè)的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化和信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案信息的深層加工能力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將企業(yè)檔案資源以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行重組和整合，使企業(yè)檔案資源管理更加系統(tǒng)化，企業(yè)管理層在進(jìn)行決策時(shí)，需要各部門提供相關(guān)的檔案資料進(jìn)行參考借鑒，這就需要檔案部門能快速、準(zhǔn)確的提供檔案信息及相關(guān)資料，這就在良好的溝通與快速的反應(yīng)中極大的提升了企業(yè)的精細(xì)化管理水平。

二、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高企業(yè)檔案管理水平的措施

（一）根據(jù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)

根據(jù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)符合企業(yè)檔案特點(diǎn)的檔案信息管理系統(tǒng)，主要原理是：依據(jù)企業(yè)檔案原文件的內(nèi)容特征，按照字段名建立數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，主要目的是便于今后檢索。例如，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)庫(kù)結(jié)構(gòu)所需的字段名：文件題名、責(zé)任者、時(shí)間、文件字號(hào)、保管期限、檔案號(hào)、縮微號(hào)等，有的還可以加上文種、文本、密級(jí)等，然后對(duì)檔案原文進(jìn)行人工分件審讀，析出主題標(biāo)識(shí)和分類標(biāo)識(shí)，以此構(gòu)成一份完整的檔案二次文獻(xiàn)。為了使“死檔案”變成“活檔案”，檔案管理系統(tǒng)還要實(shí)現(xiàn)包括綜合檢索、主題詞檢索、字段名檢索等多種檢索方式，同時(shí)，還可以根據(jù)不同的分類規(guī)則實(shí)現(xiàn)分類排序。相較人工檢索而言，計(jì)算機(jī)檢索不僅可以提高工作效率，而且還能極大地提升檢索質(zhì)量。

（二）配置一體化檔案管理軟硬件設(shè)施

有條件的企業(yè)可以購(gòu)置一批檔案管理軟硬件設(shè)備，替換原有的計(jì)算機(jī)設(shè)備。就目前情況來看，大部分企業(yè)由于各種原因還在使用傳統(tǒng)的落后的設(shè)備，這點(diǎn)已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)出發(fā)，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)增加檔案管理的資金投入，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，配置一體化的檔案管理軟硬件設(shè)備。有了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，可以對(duì)企業(yè)歷史檔案資料進(jìn)行掃描和數(shù)字化歸檔，根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，全面實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。正是在這個(gè)意義上，一體化檔案軟硬件設(shè)施不僅可以有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理的效用，而且還能推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)開展。

（三）采用掃描和光盤技術(shù)，逐步建立無紙檔案庫(kù)

企業(yè)檔案中存在大量的圖紙資料，如何將其納入無紙檔案庫(kù)中，是企業(yè)檔案管理人員較為頭疼的問題。針對(duì)這一情況，以沈陽東大阿爾派軟件股份限公司的SEAS2000工程圖紙自動(dòng)處理與管理系統(tǒng)為例，闡述其無紙檔案庫(kù)構(gòu)建原理。作為一套圖像處理和檔案管理的綜合系統(tǒng)，SEAS擅長(zhǎng)處理工程圖紙、圖書資料、文書圖片等，主要功能包括但不限于錄入、輸出、矢量化、圖紙凈化燈。SEAS2000系統(tǒng)通過先進(jìn)的檔案管理電子化手段，將工程圖紙掃描成數(shù)字化圖紙，通過Mo將檔案庫(kù)放置于光盤上，以此構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)供檢索、查詢、瀏覽，同時(shí)還可以通過工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)系統(tǒng)(Engineering Drawing Designer)對(duì)掃描后的圖紙進(jìn)行凈化、剪裁、修改、批注等，使用AutoCAD的編輯工具可以添加相關(guān)必要信息，查看光柵和矢量圖，確保資料無失真輸出。

三、結(jié)束語

21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，為計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用開辟了廣闊前景。企業(yè)要根據(jù)信息化的時(shí)代發(fā)展要求，努力提高檔案資源的開發(fā)利用水平，其中最主要的手段是配置一體化檔案軟硬件設(shè)施，建立檔案信息管理系統(tǒng)，通過掃描和光盤等技術(shù)構(gòu)建無紙檔案庫(kù)。只有迎頭趕上當(dāng)前的信息化潮流，企業(yè)檔案管理工作才能進(jìn)一步滿足企業(yè)的發(fā)展需求。總之，我們要不斷采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

1.金穎楠.我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化服務(wù)存在問題和管理措施中小企業(yè)管理與科技(中旬刊).2015(03):15