論城建檔案的民生服務功能

楊 杰

（朝陽縣住房和城鄉規劃建設局 遼寧 朝陽 122000）

論城建檔案的民生服務功能

楊 杰

（朝陽縣住房和城鄉規劃建設局 遼寧 朝陽 122000）

城建檔案分類中的民用建筑工程檔案與百姓日常生活息息相關，對這類資料的利用是城建檔案民生服務功能的具體體現，也是作為重要的價值依據出現在百姓生活中。如何使城建檔案的民生服務功能得以發揮其應有效用，漸已成為新時期城建檔案工作亟待解決的突出問題。

城建檔案；民生服務；對策

《城市建設檔案分類大綱》（修訂稿）共設十八個大類，102個屬類，將城市建設檔案依據內容進行劃分，每種門類都分別保存著城市建設過程中形成的極為重要的文件資料。

一、城建檔案的民生服務功能

對城建檔案進行查詢和利用是基于城建檔案館館藏資源的儲備門類和儲備量。以遼寧地區較有代表性的某城建檔案館為例，呈現館藏分布情況。

以下為該館的存檔類別、名稱、檔案卷數以及所占百分比情況：A城市勘測測繪類,2398卷，所占比例為0.73%；B城市建設基礎檔案類，1771卷，所占比例為0.54%；C城市規劃檔案，2252卷，所占比例為0.68%；D城市建設管理檔案122282卷，所占比例為37.17%；E市政水利建設工程檔案，3720卷，所占比例為1.13%；F公用設施檔案5349卷，所占比例為1.63%；G交通運輸工程檔案2066卷，所占比例為0.63%；H工業建筑檔案，11476卷，所占比例為3.49%；I民用建筑工程檔案，172770卷，所占比例為52.52%。

該館館內檔案以城市建設管理檔案和民用建筑工程檔案為主，所占比例分別為37.17%和52.52%。其中，民用建筑工程檔案的比例最大，是館藏檔案的核心部分。

城建檔案各類別中利用率最高的也是I類民用建筑工程檔案。利用目的主要有查閱核實、面積測算、房屋改造、管道維修、辦房產證、資質審核、司法取證等。為百姓提供服務，是城建檔案部門服務的最高宗旨。城建檔案館是接收和管理檔案的部門，百姓是真正需要檔案幫助的群體。所以，城建檔案館架起了檔案保管與利用的橋梁，只有秉承著崇高的服務意識，才能使城建檔案發揮其應有的社會效用，進而實現其服務民生的功能。

二、存在的問題

（一）民生服務意識淡薄

城建檔案館有的隸屬于城鄉規劃建設局，有的是公用事業局或是規劃局的二級單位，更多的沾染了行政的色彩，以管理者的形象出現在社會中，為黨政工作服務。事實上，百姓應該是城建檔案利用的受益主體，但是由于檔案管理部門的民生服務意識淡薄，致使檔案資料的得不到高效的利用，功能失落。

（二）被動服務不利于民生服務體系構建

城建檔案管理部門在提供服務時是被動的，通常坐等用戶前來查詢。用戶對城建檔案館館藏范圍和內容不甚了解，以致豐富的檔案資源卻無人問津。另外，查詢手續繁復，也不利于利用服務。

（三）查詢方式有待完善

常見的查閱方式有電話查檔和來館查檔。電話查檔是用戶通過撥打檔案利用咨詢電話，告知工作人員要查詢的工程名稱，請館內工作人員代為查詢。所要查詢的檔案確定存于該館之內，需要館內出具相關證明和提供復印制品，可以選擇現場查檔。這時需要用戶要攜帶本人有效證件及單位介紹信等相關手續，方可到館進行現場查詢。這兩種查閱方式在時效上都存在一定的缺陷。

三、對策研究

第一，強化城建檔案工作的民生服務意識。樹立為人民群眾服務的意識，將“有限職責無限服務”的思想貫穿于城建檔案管理中，切實轉變工作作風，對查檔人員要有熱心、貼心的服務，以解決生活中實際困難為側重點，以方便百姓利用為己任，以服務民生為工作的最高宗旨，強化城建檔案服務民生的基本作用。要用良好的職業道德和耐心的服務吸引更多的查檔者，只有在服務理念和服務思路上有所突破，才能真正實現城建檔案的民生服務功能。

第二，變革服務手段，構建新型城建檔案民生服務體系。在提供利用時，城建檔案館可以通過各種途徑讓百姓了解館藏情況，以備有所需時可以主動前來咨詢。另外，印發實用手冊，傳播城建信息，公開業務指南，明示查檔程序，盡最大努力向百姓主動提供服務。在服務手段上，要設立城建檔案查詢利用咨詢電話，并在信息網以及報紙上公開電話號碼，讓前來查檔的人可以通過電話進行事前咨詢，工作人員要一次性告知辦事流程和所需材料，減少查檔人員重復往返的麻煩，逐步實現城建檔案工作從管理型向開發利用服務型的轉變。

第三，積極推進城建檔案信息化建設。努力實現城建檔案資源共享，借助于城建檔案信息網，各管理部門可以搭建內部局域網絡平臺，將所有工程檔案信息囊括其中，采用統一的開發平臺，使用統一的開發語言，形成一個地域化的城建檔案系統和子系統。此系統由市級城建檔案館進行統一管理，各縣積極配合實現館與館間的信息對接。各縣區及時導入新的竣工工程信息，要加快進館檔案的數字化掃描，實現全文影像錄入，以方便查閱利用，對民用住宅檔案，要優先進行整理、編目和數字化工作，確保關系民生的檔案及時服務于社會。

城建檔案的民生服務職能，是城建檔案事業中重中之重。城建檔案管理部門要根據社會需求，強化工作中的服務意識，變革服務手段和方式，極力凸顯城建檔案的民生服務功能。

1.檔案學概論.馮惠玲、張輯哲主編.中國人民大學出版社.2006.5

2.全國城鄉建設檔案館（室）標準化建設與規范化管理實用手冊.吳向陽主編.城鄉管理出版社.2011.1

3.更新城建檔案服務理念.黃麗鶯.蘭臺世界.2007.12

4.淺談城建檔案管理及開發利用.周素蘭、張才榮.山西建筑.2008.3

5.以服務為導向推進重點工程檔案文化建設.朱玉明.城建檔案.2012.1

楊杰（1985.11～），女，遼寧朝陽，朝陽縣住房和城鄉規劃建設局，2008級碩士，研究方向古典文獻學。