芻議新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

于繼靜

（秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)處 河北 秦皇島 066000）

芻議新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

于繼靜

（秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)處 河北 秦皇島 066000）

加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，有利于提高人事檔案利用率，為事業(yè)單位干部任免提供可靠依據(jù)。新時(shí)期，隨著事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)，人事檔案管理中存在的問(wèn)題愈來(lái)愈凸顯。為此，現(xiàn)階段宣傳引導(dǎo)事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理，提高人事檔案管理水平十分必要。

人事檔案管理；事業(yè)單位；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案是事業(yè)單位干部提拔、任用的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，致使人事檔案在管理工作中暴露出一些問(wèn)題，影響了事業(yè)單位改革的進(jìn)程。所以，引起事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的重視，并積極推進(jìn)檔案管理工作方式的變革迫在眉睫。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于事業(yè)單位干部的任免

人事檔案記錄了一個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)等一系列情況，規(guī)范、完整的人事檔案資料有利于事業(yè)單位及時(shí)調(diào)閱，選賢任用。

（二）有利于變革人事檔案管理方式

事業(yè)單位人事檔案管理依然采用封閉、保密模式。人事檔案資源的查閱需要層層審批，人事檔案利用率極低。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，有利于其管理方式與時(shí)俱進(jìn)，比如引進(jìn)專(zhuān)門(mén)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，以提高檔案查閱效率及使用率。同時(shí)，還可以對(duì)檔案分級(jí)進(jìn)行管理，采用半開(kāi)放式管理模式，即對(duì)于一般的檔案資料在信息平臺(tái)予與公開(kāi)，方便相關(guān)部門(mén)調(diào)閱使用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，事業(yè)單位人事檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、加強(qiáng)檔案真實(shí)性審核等方面取得了一些成績(jī)，但仍存在一些問(wèn)題需要解決。如下：

（一）人事檔案管理制度不健全

目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度還存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，人事檔案管理工作仍然采用大鍋飯的形式，責(zé)任不明確，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)真的員工沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作懈怠的員工也沒(méi)有懲罰，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作積極性不高；第二，缺少檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案經(jīng)檔案管理人員整理歸檔后，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案歸檔、整理、修復(fù)情況進(jìn)行檢查，致使檔案胡亂堆放、丟檔的現(xiàn)象十分嚴(yán)重；第三。檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，雖然部分事業(yè)單位對(duì)于檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等作了詳細(xì)的規(guī)定，但由于執(zhí)行不嚴(yán)格，使檔案管理制度形同虛設(shè)。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高

人事檔案的信息化不是簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單的將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料，而是需要引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)別管理，以方便人事檔案的查閱，對(duì)比，為事業(yè)單位人才的選拔提供可靠依據(jù)。但是，事業(yè)單位由于檔案信息化管理起步較晚，加上紙質(zhì)檔案資料數(shù)量龐大，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理還有一定難度。并且人事檔案屬于機(jī)密文件，由于事業(yè)單位尚未應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，導(dǎo)致人事檔案信息化管理安全性能不高，也是阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程的一個(gè)重要原因。

（三）人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不夠

由于以前事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重視不夠，致使檔案室許多工作人員并非檔案專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)于檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能不熟悉，在檔案管理工作中，問(wèn)題檔案、破損檔案、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。而且部分檔案管理人員對(duì)于檔案的保密意識(shí)不強(qiáng)，隨意出借檔案，致使檔案造假分子有機(jī)可乘。另外，檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出更高要求，而有些檔案管理人員由于知識(shí)、文化水平不夠，而對(duì)檔案管理信息化產(chǎn)生抵觸心理。所以，提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平迫在眉睫。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施

針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題，現(xiàn)提出如下解決對(duì)策。

（一）借鑒經(jīng)驗(yàn)，完善人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度，是事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保證。現(xiàn)階段，首先需要建立檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確檔案管理人員的職責(zé)，轉(zhuǎn)變檔案管理大鍋飯局面，一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，可以追責(zé)到個(gè)人，避免相互推諉責(zé)任現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，事業(yè)單位檔案管理部可以成立關(guān)門(mén)的檔案檢查小組，定期對(duì)檔案歸檔、檔案維護(hù)等情況進(jìn)行抽查，做到問(wèn)題早發(fā)現(xiàn)早處理，以提高人事檔案管理水平；最后，借鑒國(guó)外人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，例如美國(guó)適當(dāng)開(kāi)放的檔案管理制度，轉(zhuǎn)變現(xiàn)階段全封閉、保密的檔案管理模式，將檔案資料分級(jí)別適當(dāng)開(kāi)放，以提高檔案資料的利用率；另外，要重視人事檔案管理制度的落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的檔案管理人員給予一定的懲罰。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理勢(shì)在必行。首先，事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化建設(shè)，給以資金上的支持，開(kāi)發(fā)適合本單位使用的檔案管理軟件，并注重殺毒、保密等功能配置，在保證安全的前提下，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。其次，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料輸入管理系統(tǒng)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸人事信息，提高人事信息發(fā)布的時(shí)效性，方便上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要通過(guò)系統(tǒng)查閱有關(guān)內(nèi)容，提高人事檔案管理工作的效率。最后，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理方式，將不屬于保密范圍的人事檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上予以共享，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，以最大限度實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。

（三）定期培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理信息化，對(duì)人事檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求，可以通過(guò)定期培訓(xùn)的方式，更新檔案管理人員的知識(shí)，使其掌握檔案管理軟件的操作技能，以提高檔案管理人員的工作水平。

[1]贠蕊娥.人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問(wèn)題及建議[J].企業(yè)改革與管理，2015(03)