如何建立文書檔案自動化管理系統(tǒng)

王明亮

（黑龍江省創(chuàng)業(yè)農(nóng)場 黑龍江 建三江 156321）

如何建立文書檔案自動化管理系統(tǒng)

王明亮

（黑龍江省創(chuàng)業(yè)農(nóng)場 黑龍江 建三江 156321）

文書檔案自動化管理系統(tǒng)是辦公自動化的一個事務性的管理子系統(tǒng)，它的建立過程是一個以軟件研制為中心的系統(tǒng)開發(fā)過程。軟件開發(fā)過程一般可分為四個階段，每個階段都可以認為是文書檔案自動化管理系統(tǒng)建立的一個主要過程，每個階段結束的時候都應產(chǎn)生完整的技術文件和管理文件。下面分述各個階段運行的情況。

文書檔案；自動化管理系統(tǒng)；建立

文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。古住今來。人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息，利用公布文書對公眾發(fā)布信息等?？梢姡臅侨藗冇脕碛涗浶畔?、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務和業(yè)務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉化而來的那部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，因此使用這—稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。

一、系統(tǒng)分析階段

此階段主要解決系統(tǒng)應該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設計人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實計劃交上級管理部門進行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發(fā)計劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個系統(tǒng)中關鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計算機系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應由計算機專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短．共同規(guī)劃出一個系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個部分組成。

（一）可行性研究

文書檔案管理人員要根據(jù)文書檔案工作的特點和規(guī)律對計算機系統(tǒng)提出要求，然后在調查研究的基礎上進行系統(tǒng)可行性分析、對系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個方面的內(nèi)容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進行初步費用估計及進度估計；提出對安全性、可靠性、擴充性等方面的要求?？尚行苑治鲭A段重點考慮和解決的問題是：

（1）本單位對文書檔案自動化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個系統(tǒng)需花費多少人力、物力、財力，如何用較少的花費建立一個能獲得最大經(jīng)濟效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書檔案工作的基礎、資金、設備條件、人員技術條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運行時將會出現(xiàn)哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統(tǒng)或應用系統(tǒng)的軟件進行分析、評價和比較，提出適于本單位的代選方案。

（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃

（1）確定系統(tǒng)的目標和功能。系統(tǒng)的目標是系統(tǒng)設計的基礎，在此基礎上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務功能、建立功能和維護功能。其中系統(tǒng)的服務功能是指系統(tǒng)的應用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫，并把數(shù)據(jù)裝入相應的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)文件中，以便使用和處理；維護功能指對數(shù)據(jù)進行增加、修改、插入、刪除的功能以及數(shù)據(jù)的保密和安全方面的功能。

（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機檢索的要求，因為一般聯(lián)機檢索系統(tǒng)要求每一提問的響應時間應在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過5秒鐘；具有較強的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計算機是否具有適應環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務支持，是否具有擴充內(nèi)存、變化組合的能力。

（3）軟件設計。要求軟件具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點；系統(tǒng)的應用軟件應對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。

（4）機房設置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%—70%，室溫15—30℃。

（5）配備人員。應配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設計員、著錄標引員、操作員、硬件及軟件維護員等工作人員，要求其精通業(yè)務，對工作認真負責。

制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書檔案部門對自動化系統(tǒng)的實際需要的前提下，根據(jù)本單位的經(jīng)費、人員等多方面的情況，考慮國內(nèi)硬件生產(chǎn)、引進的條件及本單位軟件設計的能力進行開發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開發(fā)，以致造成資金的浪費。在進行系統(tǒng)設計時應采用培訓與調入相結合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應進行人才儲備。

系統(tǒng)分析階段結束時，應產(chǎn)生系統(tǒng)說明書和可行性研究報告。系統(tǒng)說明書是通過系統(tǒng)分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達成一致后形成的文件。可行性報告又可稱為實施計劃報告，它應對系統(tǒng)的實施方案進行粗略描述，開發(fā)進度、使用的資源、人員投入計劃及組織形式等。

二、系統(tǒng)設計階段

此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應用軟件設計，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲技術的自動選擇、操作費用估算等。擔任系統(tǒng)設計的人員稱作系統(tǒng)設計員，主要由經(jīng)驗豐富的軟件人員來擔任。

三、系統(tǒng)實現(xiàn)階段

又稱系統(tǒng)實施階段。指最終實現(xiàn)文書檔案自動化管理系統(tǒng)的階段。主要工作有：硬件購置、人員準備、軟件編制及測試、數(shù)據(jù)淮備。

四、系統(tǒng)維護、運行和評價階段

指軟件開發(fā)完成后，從投入使用到報廢為止的軟件完善的階段，其主要工作內(nèi)容有：完善性維護、改正性維護、適應性維護。系統(tǒng)的評價一般應考慮系統(tǒng)的費用、性能、可靠性、靈活性和生產(chǎn)周期5個方面的內(nèi)容。

[1]孫小璇.淺談網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)在文書和檔案工作中的應用[J].廣東檔案;2009（02）.

[2]魏海亮.基于Web的文書檔案信息管理系統(tǒng)的研究與設計[J].電腦知識與技術，2012（31）.