建立與完善困難學生資助檔案相關問題分析

徐春俠

（黑龍江省泰來縣學生資助管理中心 黑龍江 泰來 162400）

建立與完善困難學生資助檔案相關問題分析

徐春俠

（黑龍江省泰來縣學生資助管理中心 黑龍江 泰來 162400）

困難學生檔案對評定貧困學生具有重要的參考意義。其也是助學貸款、困難學生補助等學生困難對象確立的重要依據。因此，要重視對困難學生資助檔案的建立和完善。隨著我國各院校的不斷增多，求學的學生人數也在不斷增加，其中困難學生的人數也相應的在增加，就如今的狀況來說，如何建立和完善困難學生資助檔案，是目前檔案管理者急需解決的問題。本文就建立與完善困難學生資助檔案的相關問題進行了簡要的分析，僅供參考。

建立；完善；困難學生資助檔案；問題分析

困難學生檔案是學校評定學生是否有資格擁有助學金、助學貸款以及困難補助的重要參考依據。在困難學生資助檔案中，主要包括困難學生的家庭收入情況、申請資料以及班級班主任的困難申請報告等資料，這些資料就是對學生困難程度評定的最主要依據。而就目前我國學校困難學生逐年增多的狀況下，如何建立和完善困難學生資助檔案，是現今檔案管理工作者急需探討的問題。

一、困難學生資助檔案的內容分析

（一）困難學生的個人情況

在困難學生資助檔案中，包括對困難學生個人情況的介紹，在對困難學生個人情況的介紹中，主要針對學生的基本信息進行了記錄，其中包括對困難學生的家庭困難程度、困難學生家庭收入情況、身體狀況以及家庭成員的勞動能力等。這些資料都是證明學生是否困難以及困難程度的重要證明資料。

（二）申請審批資料

在申請審批資料中，對困難學生的家庭經濟情況進行了詳細的描述，在這些資料中，主要的資料為困難證明材料、公示情況以及民主評議材料等。

（三）困難學生獲資助情況

一般而言，困難學生資助檔案管理人員要定期對困難學生的資助材料進行有效的收集，這樣可以確保困難學生檔案資料的全面性，方便日后對困難學生的評定，值得注意的是，在進行檔案資料的收集時，一定要全面、及時、有效的收集困難學生的資料，避免出現遺漏或者是錯漏的現象。對于所收集的困難學生資助材料要做到全面的了解，并按照困難學生獲得資助的情況對檔案資料進行分類保管，這樣方便利用。而根據所和收集到的困難學生資助情況來對資助資金進行合理的分配，這樣能夠有效避免出現資助資金重復、錯漏或者是空白的問題。

（四）困難學生個人的成長經歷

在困難學生資助檔案中，還包含有困難學生個人的成長經歷，一般而言，在困難學生的成長經歷中主要對學生的學習狀況以及成績優異度進行了記錄，同時也記錄了學生的參賽證書以及在社會中參加的實踐活動證明，這些資料是對苦難學生進行資助資金發放多少的重要憑證，以及困難學生是否有資格獲取資助資金的依據。

二、困難學生資助檔案建立與完善策略

（一）棄偽存真，明確困難學生資助檔案材料的應用價值

在對困難學生資格進行審核的過程中，要注意對困難學生證明材料的真實性進行有效的辨認，盡可能的保證學生困難證明材料的真實和有效。如果在檢驗的過程中，發現困難學生證明材料有偽造的成分，就需要對這些材料進行駁回處理，如果這些失真的證明材料進入到困難學生資助檔案中，將會嚴重影響到資助資金發放的公平性和公正性，使得很多的真正困難學生無法獲取到應有的資金資助，這樣就會給困難學生資助檔案管理工作帶來極其嚴重的負面影響。要及時、有效的對困難學生的家庭情況資料、困難學生的個人情況資料以及各種證明材料進行全面的收集，對困難學生的家庭變動情況也要做到充分的了解，對困難學生資助檔案進行隨時補充和更新，從而保障困難學生資助評定工作的公正性和公平性。

（二）遵循信息化原則，實現文本檔案與電子檔案同步

如今的社會已經進入到電子的時代，隨著計算機的應用以及網絡的普及，檔案管理工作中逐漸將數字化信息技術引用到檔案管理中，而信息化的應用使得困難學生檔案的載體出現了轉變，與現代社會的發展要求相適應。隨著信息化的不斷發展，電子檔案作為一種新型的載體在檔案管理工作中得到了廣泛的應用。電子檔案是一種較為靈活的載體，其在使用和管理中能夠發揮出自身的優勢，其在應用中最大的特點就是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性，對學生信息的更改變動處理靈活方便，對學生各種情況調用簡單快捷，所以經濟困難學生檔案管理應利用現代信息技術，建立網絡登記、實時更改、信息發布等功能集于一體的信息網絡系統，實現文本檔案與電子檔案的同步發展。

（三）及時整理和分析困難學生資助檔案信息資料

在家庭經濟困難學生檔案管理的過程中，要及時對檔案信息進行分類管理。比如，家庭經濟困難學生檔案系統保存了大量的學生家庭信息材料，在管理過程中，對這些證明材料進行分類。

（四）遵循保障性原則，提高管理人員素質

學生資助檔案工作者要加強理論學習，傾心鉆研業務，努力提高自身的業務水平，將家庭經濟困難學生檔案做到系統、規范，使家庭經濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑，管理者根據學生的家庭經濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，有針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金，使有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。一方面，應配備具有檔案管理知識及認真負責態度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面，應形成良好的制度環境，保證相應的設備和資金，促進經濟困難學生檔案管理工作有序而良性發展。

三、結語

總而言之，困難學生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經濟困難學生檔案又是資助中心開展家庭經濟困難學生資助工作的重要依據?；诖?，做好資助中心困難學生資助檔案管理工作是關系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作，同時也是關系著國家、社會和諧與安定的大事。

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