談談如何做好檔案的安全保管工作

龍思華

（大慶油田有限責任公司采氣分公司第二作業區 黑龍江 大慶 163000）

談談如何做好檔案的安全保管工作

龍思華

（大慶油田有限責任公司采氣分公司第二作業區 黑龍江 大慶 163000）

檔案是是一個國家和企業重要的信息資源，它以圖文形式記錄了各個方面有效的數據、人文信息。最為重要的是檔案真實有效的記錄了在某個時間點，國家和企業所發生的重大的事件。可以說檔案就是信息資源的“活化石”可見對檔案的安全保管尤為重要。

檔案；安全；保管

眾所周知檔案管理一直是一項科學嚴謹的工作，保管工作的好壞直接關系到國家和企業的切身利益。檔案的一些內容很可能涉及到國家機密關乎國家的安全；同時檔案在使用監管當中也會出現一些問題以及管理人員的自身素質問題也直接或間接的影響到檔案的安全保管。

一、檔案的保密工作是檔案管理的重中之重

（一）建立專門的檔案庫房

一些企業為了節省成本或者是其他考慮因素隨便找一個地方作為檔案庫。這其中的安全隱患不可忽視。首先檔案庫的本身設計存在有很大的安全問題，設計不夠科學在某個角落有安全漏洞未能及時發現剛好被一些別有用心的人盯上，利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要我們檔案管理部門找專業的安全防盜人員徹底排除各個安全隱患環節。還有就是對檔案庫的門窗做相應的安全加固和防火、防水等級。從人為因素到外在的環境因素做好檔案的安全保管工作。

由于檔案大部分都是紙質的，還有一些照片。隨著時間的推移紙張會自己變黃疏松，導致字跡不清甚至破損，照片更容易出現拍攝內容的丟失。面對這些問題要在檔案入庫前用先進科學的方法盡量延長紙張的壽命；病蟲害、溫度、濕度、光照度等對檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫內要實時監控這些數據的變化，如發現某些數據變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時做好應急預案。

（二）做好合理的檔案保密管理工作

檔案的保密等級不是一層不變的，根據檔案所記錄的內容和時間關系。保密檔案被分為不同的等級。按照《保密法》規定檔案被分為“絕密”“機密”“秘密”三級。只有合理的確定好檔案的等級才能更有針對性的安全管理好檔案。有一些檔案在當時可能是需要特殊保密的可是到一定時間就不需要保密了，這個時候就需要管理人員做好區分，把這些不再需要保密的檔案從中分離出來做好保管，防止出現混亂。

二、檔案使用中的監管問題

檔案管理的監管制度要從兩個方面入：一是，對借閱人進行監督；二是，對檔案管理人員加以監管。

（一）對借閱人進行監督

對想要獲得檔案信息資源的借閱者要進行前期審核，凡是有不良動機的借閱者一律拒絕借閱。而不是任何人在什么條件下都可以隨意借閱；對符合借閱條件的借閱者要做好實名登記制度，把借閱檔案時間、借閱檔案類別都詳細的記錄下來。在借閱過程中對出現的用筆畫線或者圖畫書寫文字的借閱者等不良借閱習慣做到及時制止；一旦發現借閱者有偷撕、損毀、涂改檔案的情況要及時發現并找到責任人給予嚴厲懲罰；如在借閱后發現被借閱的檔案出現問題要及時的進行補救同時追究借閱者的責任。

（二）檔案管理人員的監管

由于檔案涉及到企業的核心利益和國家的安全機密。在當今的國際背景下，各國之間相互有著千絲萬縷的關系。很多國家機密一旦被他國竊取將會給本國經濟、國防帶來巨大損失。為了得到這些信息資源，一些國內外的不法分子是無所不用其極。通過各種渠道向那些管理重要檔案的管理人員進行金錢，色誘。而有個別思想道德境界不高的人為了個人的私欲走向了出售國家機密的犯罪道路。要想每個人都不會走向這條不歸路，光通過自律是遠遠不夠的，只有建立完善的監管制度才能從根本上解決這個問題。對一些平時思想作風不純的人員進行考察，問題嚴重者及時開出絕不姑息。

三、檔案管理人員的素質是檔案安全保管的關鍵

（一）檔案管理人員要有很高的政治素養和法律意思

對于那些直接接觸檔案的人員在前期選拔時要經過認真的考核。首先要有極大的愛國精神和政治責任心，只有發自內心的想為國家和人民做實事的人才能被放到這個位置上來。其次要把檔案管理當成自己終生的事業，有極高的職業道德操守。第三，要有檔案管理方面的專業知識和一定的文化素質有能力了解并熟悉自己所管理檔案的內容，只有這樣才能很好的管理檔案，在工作中總結經驗。此外，要有獨立處理工作中遇到的個別特殊問題，還要具備很好的溝通和說服能力。

（二）檔案管理人員的再學習是檔案安全保管的未來

就拿《檔案法》來說它對檔案管理人員的工作指導具有很大的指導意義。這里明確規定了關于檔案的一些法律根據，可以說者部法律就是檔案工作者工作的主心骨和行業坐標。對于那些當時文化素質不是太高的檔案管理人員，要積極引導他們去在學習。只有真正了解了，才能做好管理檔案的工作。一些檔案管理者由于工作環境的安逸和開始從事檔案管理工作時間較早思想老舊，已經形成了固定的工作模式，甚至僵化模式。而隨著社會的發展，檔案管理工作開始發生微妙的變化。檔案庫引進先進的管理辦法以及對檔案庫內溫度、濕度、光亮度等數據進行數字化管理。

（三）提高檔案管理人員的職責意思

檔案安全管理的好壞最終歸結到管理人身上，無論運用多么先進的管理方法而管理人員不去實行那還有什么意義呢。檔案管理工作的最基本任務書做到不壞、不丟、不散、不亂。這些看似簡單的事情，管理人員都要一一去落實做好。檔案管理人員要有持之以恒的工作態度，時刻警惕。一旦發現檔案出現損壞的跡象或者已經損壞，要及時向上級領導報告情況將影響檔案安全問題控制在最小范圍內。只有檔案管理人員真正履行好自己的工作職責，檔案安全才會得到最根本的保證。

四、結語

檔案的安全保管工作是一項艱巨而又光榮的任務。隨著社會的發展檔案的安全管理顯得越看越重要，在管理過程中也出現了一定的問題，還需要我們去學習和探索，但是不管怎樣只要我們懷著一顆積極向上，認真的態度就一定能克服眼前的困難。

[1]陳忠海，段湘冬，化燕楠等.我國當代檔案損毀的原因及史實[J].檔案學研究，2012，(1):89-93.

[2]婁爭艷.淺議如何做好檔案安全保管工作[J].辦公室業務，2012，(23):136，143.