高等院校檔案管理體系建設(shè)中績效管理理論的應(yīng)用探討

邱進(jìn)文

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下，現(xiàn)代商業(yè)管理理論的技術(shù)以及方法被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，從而提高管理績效以及水平。我國高等院校檔案管理體系在建設(shè)過程中，由于傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)社會的發(fā)展，其具有較為陳舊的考核方法、模糊的考核內(nèi)容以及考核范疇，無法充分有效發(fā)揮出高等院校檔案管理的職能[1]。因此高等院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以充分應(yīng)用績效管理的理論，從而確保檔案管理體系的合理性以及公正性，促進(jìn)高等院校檔案管理建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。一般而言，績效管理具有較強(qiáng)的實(shí)用性，其作為一種管理模式，能夠有效實(shí)現(xiàn)組織管理戰(zhàn)略和目標(biāo)，有效改進(jìn)員工工作的業(yè)績，從而促使個人與組織管理績效的提升，有效開發(fā)出個體和團(tuán)隊(duì)的潛能。

一、高等院校檔案管理存在的問題

高等院校檔案主要是對教育事業(yè)的成功以及教育的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。就現(xiàn)階段而言，我國高等院校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，建立了檔案管理機(jī)制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設(shè)施。但是不可否認(rèn)的是，高等院校在進(jìn)行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處。

（一）檔案管理意識不強(qiáng)

高等院校的領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定任務(wù)時(shí)，往往局限于科學(xué)以及教學(xué)研究，而對檔案管理工作的意義和價(jià)值沒有一個清晰的認(rèn)知，僅認(rèn)為其是對文檔進(jìn)行整理裝訂以及收集分類。同時(shí)在進(jìn)行教學(xué)改革以及科研創(chuàng)新時(shí)，對檔案功能的理解缺乏，導(dǎo)致檔案管理缺乏人力、財(cái)力以及物力的支持，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。此外，部分高等院校雖然設(shè)置有檔案管理系統(tǒng)，能夠提高檔案信息的檢索效率，但是檔案數(shù)字化程度仍然處于較低的水平，并且忽視管理人員的培訓(xùn)，無法結(jié)合實(shí)際情況制定可行的管理方案，從而降低檔案的管理水平。

（二）檔案績效管理的評估標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)性

我國大多數(shù)高等院校在進(jìn)行檔案績效管理時(shí)，其評估標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性和專業(yè)性，將績效的評估與管理混為一體，并且往往無法根據(jù)實(shí)際情況來考慮檔案管理工作的性質(zhì)及特點(diǎn)。檔案績效管理目標(biāo)一般包括檔案管理人員的績效目標(biāo)、檔案館藏部門的績效目標(biāo)以及學(xué)校績效管理的總目標(biāo)，但是部分高等院校在制定目標(biāo)時(shí)，一般是以學(xué)校制定總目標(biāo)，對其他兩方面的目標(biāo)不夠重視，導(dǎo)致檔案管理功能缺乏實(shí)效性。

（三）檔案管理考核量化標(biāo)準(zhǔn)不完善

在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要制定具有參考價(jià)值的量化標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)立多級量化的指標(biāo)，但是這些指標(biāo)往往只能用于檔案管理的收集保管、整理利用以及評定管理人員的職稱，無法明確工作質(zhì)量的高低。此外，在考核管理人員的年終績效時(shí)，往往也只是為了完成學(xué)校規(guī)定的任務(wù)等，導(dǎo)致績效考核無法有效發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，不能評價(jià)、控制和反饋檔案管理的效果，使得績效考核形式流于表面。

二、高等院校檔案管理體系建設(shè)過程中績效管理的應(yīng)用策略

（一）優(yōu)化檔案績效管理體系的指標(biāo)

高等院校在確定管理目標(biāo)后，對檔案績效管理體系指標(biāo)進(jìn)行篩選。其中一級指標(biāo)4項(xiàng)，如檔案開發(fā)利用指標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案保管保護(hù)條件指標(biāo)以及組織方面的指標(biāo)；二級指標(biāo)12項(xiàng)，如檔案編研、保管移交、整理編目、收集歸檔、裝備設(shè)備、隊(duì)伍建設(shè)以及管理體制等方面。一般裝備設(shè)備包括掃描、光盤刻錄、復(fù)印打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、濕溫度檢測儀器、檔案庫房以及防磁柜等；隊(duì)伍建設(shè)涉及到檔案管理人員的年齡、學(xué)歷、職稱以及職業(yè)技能情況；管理制度涉及到檔案績效管理的規(guī)章制度。

（二）檔案績效管理目標(biāo)加以明確化

高等院校在構(gòu)建檔案績效管理體系時(shí)，必須要制定科學(xué)合理的績效管理目標(biāo)，可以以績效管理的個人目標(biāo)、部門目標(biāo)以及總體目標(biāo)為依據(jù)，評估內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)需要履行的職能。高等院校檔案績效管理目標(biāo)可以包括檔案利用服務(wù)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、保管保護(hù)目標(biāo)、制度建設(shè)目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)以及管理體制目標(biāo)。此外，還可以構(gòu)建高層次的管理目標(biāo)，如檔案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目標(biāo)。

（三）構(gòu)建檔案管理體系的原則

在構(gòu)建檔案管理體系的原則時(shí)，一是遵循客觀公正性原則，高等院校在控制檔案績效管理過程、評價(jià)和考核績效時(shí)，往往采用量化的方式，因此必須要做到客觀公正，對績效量化進(jìn)行清晰記錄，有效規(guī)避主管因素的影響。二是遵循統(tǒng)一性原則，在評價(jià)檔案績效管理目標(biāo)時(shí)，要與制定的目標(biāo)保持一致，建立統(tǒng)一的績效考核標(biāo)準(zhǔn)[3]。三是將定性指標(biāo)與定量指標(biāo)進(jìn)行結(jié)合，在評價(jià)檔案管理的社會服務(wù)以及文化服務(wù)方面的職能時(shí)，往往無法采用量化的形式，因此可以采用定性的指標(biāo)，從而進(jìn)行具體操作，確保檔案績效管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語

我國高等院校在檔案管理體系建設(shè)中，由于體系缺乏合理性以及科學(xué)性，導(dǎo)致其在實(shí)際檔案管理工作中，存在較多問題，嚴(yán)重阻礙了高等院校的發(fā)展。因此必須要優(yōu)化檔案績效管理體系的指標(biāo)，檔案績效管理目標(biāo)加以明確化，有效構(gòu)建檔案管理體系的原則，將薪酬體系與績效管理體系進(jìn)行有機(jī)融合，從而促進(jìn)我國高等院校檔案管理體系建設(shè)的順利進(jìn)行。

[1]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案，2014，03:80-82.

[2]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設(shè)策略[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，06:115-117.

[3]鄧勇.基于戰(zhàn)略導(dǎo)向的教師績效管理體系構(gòu)建[J].教學(xué)與管理，2012，27:26-27.