淺論科技檔案的現實效用

趙凌艷

（佳木斯市城建檔案館 黑龍江省 佳木斯 154000）

淺論科技檔案的現實效用

趙凌艷

（佳木斯市城建檔案館 黑龍江省 佳木斯 154000）

科技檔案的現實性特點就是指科技文件在歸檔成為科技檔案之后仍然具有現行效用。科技檔案的現實性是科技檔案價值的特殊表現，從其作用來看，它不僅可以作為歷史查考的憑證，還可以發揮現行的效用。

科技檔案；現實效用；論述

科技檔案的現實性特點就是指科技文件在歸檔成為科技檔案之后仍然具有現行效用。科技檔案的現實性是科技檔案價值的特殊表現，從其作用來看，它不僅可以作為歷史查考的憑證，還可以發揮現行的效用。

一、“現行檔案”的內涵提供了科技檔案現實性的理論依據

近年來，在我國檔案學界興起“現行檔案”這一概念，但如何界定其涵義卻有著以下幾種觀點：

第一，認為“現行檔案”是指保存在檔案室中的檔案。王霞、楊憲萍在《文件生命周期論的局限》一文中指出：“在我國，文件從形式上看是一個事物發展的兩個階段，即文件階段和檔案階段。檔案階段又可分為現行檔案階段和非現行檔案階段，相應地將文件稱之為現行文件、現行檔案、檔案（或歷史檔案）”，相應地保存在文書部門、檔案室、檔案館。

第二，認為“現行檔案”是指處在暫時保存階段上的文件。暫時保存階段的文件已轉化為檔案，不宜再稱其為文件而只能稱其為檔案，或稱現行檔案、現行機關檔案。

第三，認為“現行檔案”是指主要用于本機關、本單位利用的那部分檔案。劉東斌在《試論檔案運動周期與檔案價值周期——兼論文件生命周期理論不適合我國檔案工作實際》中指出:“文件基本上完成了本身的現實使命，不再經常被用于日常事務，但其中有許多文件在日后的工作、生產、科研等活動中，需要查考利用，這樣就立卷歸檔，形成檔案，移交到檔案室保管。這時主要是本機關、單位的利用，與本機關的工作很密切，所以稱之為現行檔案階段。”

第四，認為“現行檔案”是指那些依然能呈現現行價值的檔案。馬靜的《“現行檔案”概念探析》認為:“‘現行檔案’是立卷歸檔后仍然具有一定現行效用性保存在一定檔案機構的檔案。”

以上四種觀點，前三種觀點雖然有合理因素，但是不夠準確。第一種和第二種從時間階段上來認定“現行檔案”是不妥的。現行檔案不等于檔案室中的所有檔案。通常，在一個檔案室中只會有一部分是現行檔案，相當一部分不是現行檔案。現行檔案也并非只是檔案室中的檔案或暫存的檔案。已不保存于檔案室的檔案，只要它在行政上或工作中還有現行作用，也可稱其為現行檔案，所以不能排除保存在檔案館中的檔案。第三種認識雖與前兩種認識的表述不同，但并無本質區別，同樣指的是“移交到檔案室保管”的檔案，所以也不恰當。第四種觀點是較為合理的。馬靜從檔案所能呈現的價值形態上來描述，指出“現行檔案”呈現現行價值，具有現行效用性。這種認識從檔案的價值和作用入手，較為正確地提出了現行檔案的本質。

二、歸檔制度是產生科技檔案現實性特點的直接原因

我國的歸檔制度是指各單位的文件處理部門或業務部門及文書工作者，將工作、生產活動中形成并處理完畢的文件，整理立卷，定期移交給單位檔案室集中保存的一項制度。完成“立卷歸檔”手續，進入檔案室階段的文件，我們一般就將其稱之為檔案了。也就是說，我國檔案學界一般認為，一份文件改稱為檔案是從立卷歸檔開始的，也就是文件經過文書處理程序完畢之后就可稱為檔案了。由我國的歸檔制度演化而來的對于文件和檔案的劃分在一般的文書檔案的運用中發揮了積極的作用，這類文件材料歸檔以后，是基本上完成了現行功能，多半是用來進行歷史查考的。但運用于科技檔案時，卻出現了一些矛盾的現象。我們發現許多歸檔進入檔案部門的科技檔案材料，不但沒有退出現行的使用過程，而且正處于發揮現行效用的活躍時期。它們或是進行現行設計不可缺少的條件，或是產品生產，設備使用、維護等的現行依據，總之在一定時期，甚至較長時期內一直發揮著現行效用，從而導致科技檔案表現出現實性較強的特點。

從歸檔制度看，我國檔案的外延寬泛，與西方文件生命周期理論相比，包括了外國檔案學界所說的“半現行文件”和現行文件”。西方的文件生命周期理論認為文件的生命周期可以劃分為形成和使用階段、暫存階段、永久保存階段，處于三個不同階段的文件分別是現行文件、半現行文件和非現行文件。而非現行文件即是檔案。文件生命周期理論把文件作為檔案的屬概念，用是否具有現行作用作為區分現行文件與檔案的標準。

三、科技檔案工作的特殊性使科技檔案現實性的特點愈發突出

一方面，相當一部分科技檔案部門不同程度地承擔著現行科技文件管理工作，使得這些科技檔案部門實際上管理著兩種文件材料，即現行科技文件和科技檔案，客觀上就容易造成尚未處理完畢的現行科技文件被當成科技檔案管理。比如，目前我國大多數工程設計單位把設計文件的曬印工作交由科技檔案部門負責，由科技檔案管理人員承擔底圖的配套、復制和藍圖的分發工作，即承擔了部分現行科技文件工作。其中，接收曬印的底圖是成套的，就同接收歸檔工作同時進行，即科技文件一旦形成，便由檔案部門接收、曬印并歸檔。

另一方面，由于科技文件的歸檔時間更靈活，大部分不必等到項目結束就可歸檔。如大型項目或較長周期的項目，其所形成的科技文件可按工作階段、子項（子課題）結束時間、年度逐步歸檔。甚至相當一部分科技檔案是隨時歸檔的，包括外來文件（如外購設備文件）、機密性強的特殊科技文件以及那些科技文件復制部門同科技檔案部門合二為一的設計單位的施工圖等。值得一提的是，有些科技文件甚至是先被立卷歸檔后才發揮現實作用，如設備文件在人們對設備開箱驗收時就被整理歸檔，然后在設備的安裝、調試、運行、維護過程中才發揮現實查考作用。因此，這些科技文件由于立卷歸檔而轉化為科技檔案，但其現實效用性依然存在甚至剛開始發揮。因此，從不同類型的科技檔案部門、科技檔案不同的歸檔時間看，科技檔案與其他種類檔案，尤其是文書檔案相比較，具有較強的現實性。

[1]黃世品.科技檔案形成規律初探—科技檔案本體論研究之一[J].廣西民族學院學報（哲學社會科學版），2003.5

[2]宮曉東.論科技檔案的配套性及其影響[J].檔案學通訊，2000.3

[3]吳品才.論“現行檔案”概念的本質——文件橫向運動的生動反映[J].檔案學研究，2003.5