關(guān)于檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化的思考

安 靜

（黑龍江省佳木斯市市政設(shè)施管理處 黑龍江 佳木斯 154000）

關(guān)于檔案信息資源利用服務(wù)優(yōu)化的思考

安 靜

（黑龍江省佳木斯市市政設(shè)施管理處 黑龍江 佳木斯 154000）

我國(guó)早已步入高速發(fā)展的信息時(shí)代，但是目前我國(guó)檔案信息資源利用服務(wù)的服務(wù)理念、服務(wù)內(nèi)容以及運(yùn)行方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)的需求。本文根據(jù)我國(guó)目前檔案信息資源利用的實(shí)際情況，對(duì)檔案信息資源利用服務(wù)進(jìn)行深入研究，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，希望對(duì)相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)有所幫助，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

檔案信息資源；利用；服務(wù)設(shè)施

檔案信息資源利用服務(wù)能夠?qū)n案信息的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也是檔案工作的最終目的。為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)做好檔案保障工作、滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源的需求，是檔案工作人員的主要任務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用深入各行各業(yè)，對(duì)于我國(guó)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展建設(shè)有著巨大的影響。在檔案事業(yè)中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用也為檔案信息資源管理服務(wù)工作注入了新的動(dòng)力，使得該工作朝著多元化的方向發(fā)展，但同時(shí)也對(duì)該工作現(xiàn)有工作模式產(chǎn)生巨大的沖擊，所以對(duì)檔案信息資源利用服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，是檔案事業(yè)發(fā)展的迫切需求。

一、目前檔案信息資源利用服務(wù)存在的不足

（一）服務(wù)理念相對(duì)落后

檔案信息資源服務(wù)工作在以往的工作過(guò)程中，只是注重檔案資源的儲(chǔ)存，對(duì)于檔案資源的利用沒有概念上的認(rèn)知，在我國(guó)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)發(fā)生巨大變化的今天，傳統(tǒng)的檔案信息資源服務(wù)工作模式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)實(shí)現(xiàn)需求，必須要卸下傳統(tǒng)觀念的束縛，面向社會(huì)、為社會(huì)發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。但是我國(guó)對(duì)于檔案信息資源的利用還處于起步階段，受到我國(guó)基本國(guó)情的影響，在檔案信息資源服務(wù)利用過(guò)程中不能以用戶為工作的核心、而且工作的公開、公正性不高，工作效率低同時(shí)也對(duì)檔案的使用造成許多麻煩。既定的檔案信息資源服務(wù)理念與實(shí)際工作相脫離，工作人員在工作中一味的循規(guī)蹈矩，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

（二）服務(wù)設(shè)施不夠健全

在社會(huì)信息化背景下，檔案部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置、服務(wù)體系的構(gòu)建、檔案人員素質(zhì)等多方面都需要改進(jìn)。主要表現(xiàn)在：一方面，服務(wù)機(jī)構(gòu)單一、孤立。現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)服務(wù)是單循環(huán)形式的服務(wù)，用戶直接面對(duì)檔案信息資源服務(wù)部門即檔案部門，缺乏用戶的有效評(píng)價(jià)及反饋，不利于服務(wù)工作水平的提升，同時(shí)，現(xiàn)有的檔案信息資源服務(wù)機(jī)構(gòu)單指各級(jí)各類的檔案館（室），局限在檔案部門，缺乏與其他機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。另一方面，檔案工作人員素質(zhì)尚未完全達(dá)到信息化的要求，檔案人員技術(shù)水平、知識(shí)量、工作效率等方面需要進(jìn)一步提升。

（三）服務(wù)方式“被動(dòng)”單一

服務(wù)方式以被動(dòng)服務(wù)為主。按服務(wù)設(shè)施和方法的不同，目前檔案館為利用者提供的具體服務(wù)主要有閱覽服務(wù)、檔案內(nèi)容復(fù)制、檔案證明、檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案服務(wù)。除了檔案目錄、檔案展覽、網(wǎng)絡(luò)檔案利用帶有局部主動(dòng)性外，其他還是采取“等客上門”、“你來(lái)我調(diào)”的傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)方式。

服務(wù)內(nèi)容單一。現(xiàn)有的服務(wù)產(chǎn)品仍是以紙質(zhì)作為提供檔案信息資源的主要形式，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源服務(wù)工作開展少且缺乏系統(tǒng)性。而對(duì)于原件基礎(chǔ)上的檔案加工品的宣傳開發(fā)力度不夠，在一定程度上也影響了檔案信息資源的利用。

二、優(yōu)化檔案信息資源利用服務(wù)

優(yōu)化包括兩層含義：一是在原來(lái)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)；二是創(chuàng)造新的方法或途徑，使原有系統(tǒng)功能增強(qiáng)。優(yōu)化檔案信息資源利用服務(wù)是通過(guò)檔案信息資源的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，使用戶更快捷、迅速、高效地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。優(yōu)化檔案信息資源利用服務(wù)工作，包括：

（一）服務(wù)理念的優(yōu)化

進(jìn)行主動(dòng)開放式的服務(wù)模式，檔案管理部門要明確檔案工作的服務(wù)內(nèi)容，積極主動(dòng)地展開服務(wù)工作，同時(shí)在工作中吸取工作經(jīng)驗(yàn)，深入思考，擴(kuò)展服務(wù)項(xiàng)目，加強(qiáng)服務(wù)的深度。卸下傳統(tǒng)觀念的束縛，認(rèn)識(shí)到檔案管理部門積極主動(dòng)展開檔案服務(wù)工作的意義，根據(jù)社會(huì)的實(shí)際需要，不斷地開闊新的服務(wù)領(lǐng)域，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，并取得良好的社會(huì)效益。

以用戶為中心的個(gè)性化服務(wù)理念。要繼續(xù)貫徹以用戶為中心的理念，以滿足用戶信息需求為中心開展服務(wù)工作。要深化個(gè)性化服務(wù)理念，按照公眾需求情況設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站主頁(yè)。深化以用戶為中心的個(gè)性化服務(wù)理念，不僅能滿足用戶需求，也有利于深層次開發(fā)檔案信息資源，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。

信息知識(shí)服務(wù)理念。要樹立信息知識(shí)服務(wù)理念，有效進(jìn)行知識(shí)開發(fā)和組織，提供給用戶所需的知識(shí)。檔案部門向用戶提供的不單是檔案，也不單是信息，而是一種知識(shí)。

（二）服務(wù)設(shè)施的優(yōu)化

優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置。在用戶與服務(wù)部門中間增加中介機(jī)構(gòu)，中介機(jī)構(gòu)作為溝通用戶與檔案服務(wù)部門的一個(gè)平臺(tái)，對(duì)用戶的需求進(jìn)行整理，并把具體的要求傳達(dá)給檔案部門；對(duì)檔案部門提供的信息進(jìn)行整合，并反饋給用戶；對(duì)檔案信息資源的服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，將自身和用戶對(duì)檔案部門服務(wù)的評(píng)價(jià)信息整理反饋給檔案部門，以改進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量，提高檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)作效率。

開展機(jī)構(gòu)合作。建設(shè)與國(guó)際相連的信息資源的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，并把此網(wǎng)絡(luò)融入整個(gè)社會(huì)的服務(wù)系統(tǒng)中。一方面，通過(guò)借鑒國(guó)內(nèi)外相關(guān)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提升機(jī)構(gòu)服務(wù)水平，尤其是國(guó)外檔案機(jī)構(gòu)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)作程序、管理模式等方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)；另一方面，通過(guò)與各類信息機(jī)構(gòu)或服務(wù)機(jī)構(gòu)的合作，提高檔案信息資源服務(wù)的質(zhì)量。

（三）服務(wù)方式的優(yōu)化

服務(wù)方向要由過(guò)去定向的線性傳播向發(fā)散的網(wǎng)狀傳播轉(zhuǎn)變。檔案部門要根據(jù)用戶類型的多樣化特點(diǎn)，拓展服務(wù)方向，明確檔案部門服務(wù)的對(duì)象除政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及其工作人員外，還包括其他類型的機(jī)構(gòu)、團(tuán)體和社會(huì)各界人士。特別是《政府信息公開條例》頒布以來(lái)，普通群眾對(duì)獲取政府信息的迫切性，要求檔案部門在服務(wù)方向上形成合理有效的網(wǎng)狀系統(tǒng)，滿足用戶的不同需求。具體而言，檔案部門要以政府信息公開為契機(jī)，把檔案館建設(shè)成為政府信息查閱中心，以此擴(kuò)大和深化檔案利用群體。

服務(wù)手段多樣化。從以利用紙質(zhì)文件為特征的傳統(tǒng)服務(wù)方式向以利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為重要特征的現(xiàn)代服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)實(shí)體服務(wù)與虛擬服務(wù)的復(fù)合。這種服務(wù)手段不是單一的提供檔案實(shí)體服務(wù)或是數(shù)字資源服務(wù)，而是將兩者結(jié)合，根據(jù)用戶的實(shí)際應(yīng)用情況選擇。

[1]劉玉玲.淺談如何提升檔案工作服務(wù)品質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù).2015(05)

[2]劉彩云,沈春會(huì).芻議基于主體的檔案信息資源開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù).2015(05)