新形勢下企業檔案收集工作的思考

尹海倫

（大慶高新人力資源開發管理有限公司 黑龍江 大慶 163000）

新形勢下企業檔案收集工作的思考

尹海倫

（大慶高新人力資源開發管理有限公司 黑龍江 大慶 163000）

企業檔案管理是企業管理中重要的一個組成部分，并且為企業發展的多個方面發揮著不可忽視的重要作用。而在新的形勢下，企業的檔案收集工作又有了新的挑戰。因而，對于新形勢下企業檔案收集工作的思考研究具有十分重要的意義。本文主要分析了新時期企業檔案收集工作中存在的問題，并對新形勢下企業檔案收集工作對策進行了一定的探索，旨在為提高我國企業在新形勢下檔案收集工作的水平而提出一些有價值的參考意見。

新形勢；企業檔案；收集

近年來，我國企業檔案收集工作在很大程度上有了提升，并且在檔案領域相關人士的研究下，企業檔案收集工作在新的形勢下也逐漸的成熟，并且為企業的管理起到了十分重要的作用。然而，就我國當前企業檔案收集工作而言，其水平還處于比較初級的階段，還不能滿足新形勢下企業發展的需求。因此，本文以新形勢下企業檔案收集工作為研究重點，分析了當前存在的問題，并提出了幾點提高對策。

一、新形勢下企業檔案收集工作中存在的問題

在新形勢下，我國企業檔案收集工作雖然在以往的基礎上有了很大的發展和進步，在多個方面都有了新發展、新突破。但是，我們也不得不承認當前的企業檔案收集工作仍然存在著多個方面的問題，其問題歸納起來主要體現在以下幾個方面：

（一）領導不重視，制度流于形式

企業領導通常將管理重心放在企業的經營管理及經濟效益上，對檔案管理工作重視不足，有的領導為了節約開支，沒有設置相關檔案管理崗位，不建立相應的檔案管理制度，甚至有些單位規范的合同文本尚都沒有，企業的經營活動沒有相關記錄。

（二）人員流動頻繁，檔案收集難度增加

受到企業人員流動頻繁的影響，企業檔案管理人員也經常更換，這給企業檔案管理工作增加了難度。有些檔案管理人員在變動過程中，沒有進行相關的工作交接，甚至將極為重要的文件弄丟或者據為己有，致使大量檔案資料不再完整；還有的企業在組織架構變動時撤銷了檔案管理部門，造成資料歸檔混亂。

（三）檔案收集人員缺乏主動性

由于檔案管理部門不被企業領導重視，使得相關檔案管理人員工作積極性不高，缺乏創造性，甚至有些企業的檔案收集工作呈放任自流狀態。相當多的企業檔案管理人員被動工作，造成企業經營管理過程中很多重要資料收集不全，給企業造成較嚴重的損失。如很多企業的檔案管理人員不會主動收集資料，坐等相關人員上交，這無疑會造成檔案資料的收集不及時、收集不完整現象。

（四）檔案材料收集不完整、不齊全

首先，檔案結構存在不合理之處，很多企業尤其是國有企業，片面重視上級來文等資料，對涉及企業生產經營相關的資料、管理文件、經濟合同、報表等往往管理不到位，收集不及時、不完整。其次，沒能抓住新形勢下企業的工作重點進行資料收集工作，通常對企業的重點科研成果、重要投資、工程項目資料收集較少，同時對一些電子版的資料收集也做不到完整、及時。

二、新形勢下企業檔案收集工作對策

通過上述分析可知，我國當前的企業檔案收集工作中無論是在制度上，還是人員的水平、工作態度都存在著很多方面的問題，并且這些問題的存在直接影響著企業的檔案管理效果。所以，企業的相關部門要加強對企業檔案收集工作中問題的重視和研究，并且在研究的過程中找出解決對策。筆者在此對新形勢下企業檔案收集工作的對策進行了一定的探索，希望可以為企業檔案收集工作水平的提高而獻計獻策。

（一）提高干群檔案意識

企業的檔案管理部門，應經常組織檔案工作相關宣傳教育及工作交流，以提高企業領導干部及群眾的檔案意識?？刹扇V播電視、企業宣傳欄、培訓會議等形式，開展檔案普及教育工作，通過豐富多彩的形式，增強企業領導干部及群眾檔案意識，使得企業上下更加重視及配合檔案資料的收集工作，推動企業檔案管理工作的順利開展。

（二）健全歸檔制度，依法建檔

檔案管理制度的完善與否，直接關系著企業檔案資料能否完整收集，任何工作的開展都要有健全的制度作為保障，否則工作難以順利開展。因此，企業檔案管理部門要從企業實際出發，結合企業自身狀況，制定健全的檔案管理制度，依法建檔，并對檔案資料收集管理工作進行定期考核，實施崗位責任制，將具體責任落實到具體各員工身上。如建設企業在某項目進行竣工驗收時，文字資料與紙質檔案同時移交，檔案管理人員也需要參與到驗收工作之中，如果發現檔案資料有缺陷，造成工程不能正常驗收，則該檔案管理人員要承擔相應責任。

（三）設置專門的檔案收集人員，維持其工作穩定

企業要根據本公司檔案工作具體情況，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，使得企業的檔案管理工作得以長遠發展下去。檔案收集人員的工作連續性與穩定性非常重要，這樣有利于為企業培養更為專業的檔案資料收集管理人員。檔案資料收集管理工作是一項專業性較強的工作，新上崗的人員需要一定時期實習才能完全勝任，因此維持檔案收集人員工作穩定對企業的檔案管理工作正常開展非常重要。

（四）開展多種渠道的檔案收集工作

有的企業檔案資料專業性很強，且整理收集方式各有不同，因此，只有配備專業檔案收集人員，才能承擔檔案收集、立檔等管理工作。企業檔案管理方式應該靈活多樣，不能將所有檔案都統一交由檔案室管理，否則檔案管理工作效率會很低，檔案資料質量難以保證，如一些特殊部門的資料，可以采用本部門管理的方式，可由檔案管理人員協助資料的收集、整理、歸檔等日常工作，形成多渠道的檔案收集工作，確保檔案收集工作低成本、高效率，同時也能保證資料的完整性。

三、結語

綜上所述，新形勢下企業檔案收集工作的研究不僅有利于檔案收集工作質量與效率的提高，同時更有利于提高企業的管理水平。所以，在今后的企業發展中，要加強對企業檔案收集工作的重視和研究，一方面，企業的領導階層要加強對該工作的重視，進而制定相關的規章制度；另一方面，企業檔案收集工作人員也要不斷的提高自身的專業水平和素質水平，從而為做好企業檔案收集工作而做出更大的貢獻。

[1]陸華.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化.2014(13)；

[2]王淑改.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地.2012(02).