審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討

李學(xué)慧

（肇州縣審計局 黑龍江 大慶 166400）

審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討

李學(xué)慧

（肇州縣審計局 黑龍江 大慶 166400）

審計機關(guān)是對于國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，其工作對于推動國家經(jīng)濟(jì)的快速，持續(xù)，健康發(fā)展有著不可忽視的影響力。審計工作的展開涉及多方面的內(nèi)容，審計機關(guān)履行職能最重要的一方面便是審計檔案和檔案管理工作，審計檔案可以真實而有效的反映審計工作開展和執(zhí)行的具體情況，檔案的管理工作是審計管理項目工作的重要組成部分，更是保證審計質(zhì)量，防范和避免審計工作出現(xiàn)錯誤的重要方式途徑。

審計；檔案管理；審計質(zhì)量

一、審計檔案管理在審計工作中發(fā)揮著不可替代的作用

1.1 審計檔案是國家檔案的重要組成部分。1996年，審計署印發(fā)《審計機關(guān)審計檔案工作的規(guī)定》(審辦發(fā)〔1996〕356號)，1997年12月11日審計署發(fā)布《審計機關(guān)審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》（審辦發(fā)〔1997〕267號）和《審計文件材料立卷歸檔工作程序》的通知（審辦發(fā)[1991]158號）第三條規(guī)定：審計檔案是國家檔案的重要組成部分，建立和管理審計檔案是各級審計機關(guān)的重要任務(wù)，是審計工作中必不可少的環(huán)節(jié)。審計檔案來源于審計實踐，反映審計工作的整個過程，是考查審計工作、研究審計歷史的重要依據(jù)，是審計監(jiān)督活動真實、完整的記錄，是反映審計監(jiān)督工作的成果和結(jié)晶。隨著審計工作地位的逐步提高，對審計工作的要求越來越高，審計檔案利用機會越來越多，其重要性也日益明顯。

1.2 審計檔案是審計工作的真實記錄。自1983年國家審計署成立以來，審計工作已經(jīng)有三十年的成長歷史，審計工作由小到大、由弱到強，逐步形成了一套較完整的工作制度體系，審計檔案記載著審計工作的物質(zhì)文明和精神文明，記載著審計工作的方方面面：特別是隨著政府投資規(guī)模愈來愈大，對固定資產(chǎn)工程審計的工作量隨之增大，相關(guān)檔案材料不斷增多，記錄和反映了工程項目重點投向、工程規(guī)模以及工程形成產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)和社會效果，也記錄著為國家節(jié)省建設(shè)投資、核實工程成本的工作成果；隨著領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計的廣泛開展，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計檔案量明顯增加。檔案記錄著審計機關(guān)在促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部隊伍建設(shè)的實際效果，以及提高領(lǐng)導(dǎo)干部科學(xué)化建設(shè)水平的實際功效。

二、審計檔案管理在現(xiàn)代審計質(zhì)量控制中的地位及作用

（一）審計檔案在現(xiàn)代審計質(zhì)量控制中是為審計報告、審計決定、審計意見提供強有力的證據(jù)支撐。由于審計工作最為突出的特點便是其權(quán)威性和嚴(yán)肅性，因此在審計工作的開展過程中非常重視審計證據(jù)的作用，在所有的審計環(huán)節(jié)中，每一項審計工作都以事實為依據(jù)，由此，所有的審計材料都應(yīng)以審計檔案的形式保存下來，作為以后復(fù)查之證據(jù)。

（二）審計檔案是集中反映審計活動歷史性真實狀況的有效工具，它直接、全面地紀(jì)錄了過去審計工作的全過程。通過對審計工作進(jìn)行歷史的研究和分析，可以更好地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，有助于審計管理者做出正確的審計計劃和決策，預(yù)測籌劃和安排未來的審計工作，以指導(dǎo)現(xiàn)實的審計工作，使其發(fā)揮咨詢、參謀的重要作用。

（三）建立審計檔案是貯存大量審計信息的理想方法。審計檔案是一種特殊的、大容量的綜合性信息，它凝聚容納了過去審計工作活動中產(chǎn)生的所有審計信息，有很強的原始性和真實性。將大量的審計信息集中以檔案的形式進(jìn)行貯存保管，并進(jìn)行時間上的無限傳遞，既可最大限度地減少審計信息的畸變、失真和損失損壞，又便于對過去審計信息的集中檢索、查閱、使用。因此，這也是進(jìn)行審計時間傳遞的最方便有效的貯存?zhèn)鬟f方式和工具。

（四）審計檔案是對審計項目的質(zhì)量和成果進(jìn)行評價的主要依據(jù)。要評價總結(jié)已經(jīng)完成的審計工作，光憑個人頭腦里的印象記憶顯然是不行的，這樣不僅容易出現(xiàn)錯誤，而且容易產(chǎn)生先入為主的主觀偏見。而自從有了審計檔案，可根據(jù)審計檔案的記錄，就能做到實事求是的總結(jié)、比較和評價過去的審計工作，可以更好地克服不足，發(fā)揚長處。近幾年審計署在開展全國優(yōu)秀審計項目的評比活動中，審計檔案是優(yōu)秀審計項目評比的唯一依據(jù)。由此可見，審計檔案在評價審計質(zhì)量和成果中的舉足輕重的作用。

（五）為國家開展審計宣傳提供大量可用素材。由于審計檔案保留有審計工作開展過程中的所有證據(jù)性材料，因此，在每次進(jìn)行審計宣傳時便可以作為一項極具可信度的宣傳材料，同時，他還可以向廣大國家干部和廣大人民群眾進(jìn)行國家財經(jīng)政策法規(guī)的宣傳，對于國民了解國家財政項目是一項極為透明的方式，審計檔案中包含著有關(guān)國家經(jīng)濟(jì)效益、財務(wù)收支以及經(jīng)濟(jì)規(guī)律的大量詳實材料，這些材料具有很強的說服力，為公開透明的政府工作進(jìn)行了強有力的支持。而透明的財政稅收工作可以進(jìn)一步提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，審計檔案管理工作可以很好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和深化改革起到的宣傳教育作用。

三、今后如何進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平

（一）增強檔案管理意識審計工作的一個重要組成部分是審計檔案，它是審計人員辛苦勞動的成果，同時它也真實、全面地記錄著整個審計工作的過程。我們要始終堅持檔案工作的基本原則，重點把握檔案工作的基本環(huán)節(jié)，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，我們應(yīng)該把檔案管理工作納入機關(guān)日常考核制度中，從而也能更好地推進(jìn)審計檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）提高檔案工作人員素質(zhì)。為了使檔案管理工作能夠有效進(jìn)行，檔案工作人員要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就要求有關(guān)部門加強對他們專業(yè)知識的培訓(xùn)。審計人員要嚴(yán)格按照要求對每個審計項目進(jìn)行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業(yè)務(wù)評比與考核的一項重要內(nèi)容納入績效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強的責(zé)任意識。

（三）使檔案工作制度進(jìn)一步健全。完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作法制建設(shè)，體現(xiàn)審計程序的規(guī)范性、審計定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點，要使審計檔案的格式、核查、內(nèi)容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴(yán)把檔案形成關(guān)、收集關(guān)、檢查關(guān)以及歸檔關(guān)，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、法制化以及規(guī)范化。

（四）加強審計檔案管理過程中的數(shù)據(jù)化、信息化。審計工作過程中其精確化、嚴(yán)肅性的特點勢必要求在審計工作的開展中引進(jìn)先進(jìn)的計算機科學(xué)技術(shù)，因此，審計機關(guān)在進(jìn)行審計檔案管理環(huán)節(jié)的工作時也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展要求，不斷升級檔案管理技術(shù)，更新審計檔案管理的軟硬件設(shè)施，同時加強檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提升檔案管理精確化、規(guī)范化水平，提高工作效率，實現(xiàn)審計檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化。

[1]李曉玉.檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性和建議[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2013