企業(yè)檔案利用和保密的關(guān)系探究

劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

企業(yè)檔案利用和保密的關(guān)系探究

劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

我國的經(jīng)濟體制在不斷地完善，企業(yè)面臨的市場競爭力也越來越大，每一個企業(yè)都需要建立屬于本企業(yè)自身的檔案部門。正確的處理檔案利用與檔案保密之間的關(guān)系也漸漸成為企業(yè)需要思考的重要問題。企業(yè)的檔案不是一時間形成的，是跟隨企業(yè)的發(fā)展歷史不斷地累計而成，企業(yè)檔案的利用水平也可以直接的反映出該企業(yè)的市場競爭力。本文就是對企業(yè)的檔案利用與企業(yè)的檔案保密工作進行深入分析，并且闡述二者之間的關(guān)系，希望對企業(yè)的檔案管理人員有所幫助，經(jīng)驗上有所交流，共同促進我國企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

企業(yè)檔案利用；檔案管理；保密

企業(yè)檔案是企業(yè)文化的聚集，是企業(yè)的根本信息來源，市場競爭中企業(yè)檔案就像是企業(yè)手中的武器，隨企業(yè)在沒有硝煙戰(zhàn)場上征戰(zhàn)。企業(yè)檔案可以帶來良好的經(jīng)濟效益，這一點我國的大部分企業(yè)都有了一定的認知程度，在企業(yè)運用各項資源求得企業(yè)利益最大化的同時，檔案工作也展現(xiàn)著其獨特的優(yōu)越性。但是檔案管理工作中需要特別注意的是，檔案的利用和檔案保密工作之間的關(guān)系，要保證將檔案的價值良好的發(fā)揮出來，同時要做好保密工作，避免不良企業(yè)對本企業(yè)檔案資源的窺探，確保企業(yè)的利益不會受到任何損害。下面就對此進行深入的探討。

一、正確處理檔案利用與保密的關(guān)系

檔案的利用與檔案的保密工作二者之間存在一定的矛盾，卻又相互統(tǒng)一，企業(yè)管理人員需要明確的認識一下兩點：第一點就是檔案的利用，將檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，使之能為企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟利益，不然檔案只能被視作企業(yè)歷史進程的遺留，沒有任何意義。第二點就是檔案具有一定的機密性，檔案會記錄企業(yè)的客戶資料、產(chǎn)品內(nèi)涵等多方面內(nèi)容，一旦檔案中的內(nèi)容丟失被不良商家竊取，那么會對本企業(yè)造成不可估計的損失，檔案可以說是企業(yè)生存的命脈，一旦丟失造成嚴重后果，很可能導(dǎo)致企業(yè)會退出市場競爭的舞臺。所以相關(guān)的工作人員，要明確檔案存在的價值，又要通過合理的方法實現(xiàn)檔案的價值，同時要做好相應(yīng)的防護工作，保證檔案具有高度的保密性。

以某企業(yè)為例，工作人員對于檔案的管理工作太過于單一，只是對檔案進行整理和存放，受到傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，沒有將檔案的價值絲毫的發(fā)揮出來。在經(jīng)濟體制不斷完善，市場競爭越來越為激烈的今天公司檔案工作者逐漸轉(zhuǎn)變觀念，在“感恩做人，敬業(yè)做事”的宗旨指導(dǎo)下，轉(zhuǎn)變工作思路，積極謀劃檔案利用效能為企業(yè)創(chuàng)造價值，在嚴格遵守保密制度的同時，轉(zhuǎn)變工作職能，一邊為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)好，一邊在企業(yè)專利注冊、貨款回收、法律援助等方面提供有價值的檔案資料，檔案利用率每年都在80%以上，間接創(chuàng)造經(jīng)濟效益近千萬元。

二、明確范圍，完善機制，使檔案利用在規(guī)范安全的軌道上追求經(jīng)濟效益最大化

1.界定保密范圍。嚴格界定涉密檔案與非涉密檔案，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，使涉密檔案提供利用工作按照解密的標準規(guī)范化進行，不能一味追求檔案的可利用價值而放開范圍。設(shè)立嚴格保密等級，并根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級，只有確定了檔案的密級，才能讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，為行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、銷售、后勤等不同單位提供不同層次的檔案資源，變“死檔”為“活檔”，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟和社會效益。

2.完善工作機構(gòu)。為了更好地統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司各單位、各部門的保密工作，成立保密領(lǐng)導(dǎo)小組，并由公司黨委領(lǐng)導(dǎo)主管，擔任保密領(lǐng)導(dǎo)小組組長，相關(guān)部門負責人為保密領(lǐng)導(dǎo)小組成員。保密工作日常事務(wù)由公司辦公室承擔。同時明確公司職能部門為保密要害部門，檔案中心就是保密的主陣地，進一步規(guī)范了保密管理工作，也規(guī)范了保密的體制機制，收到了較好的成效。為公司健康持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

3.規(guī)范內(nèi)部管理。為了更好地維護企業(yè)檔案的完整性與安全性，按照系統(tǒng)性、完整性、嚴密性和精練、可操作性的原則，補充完善了一系列檔案管理制度，，將公司的行政、財務(wù)、科技、基建、職工檔案等檔案統(tǒng)一管理，并建立了一系列檔案管理制度，如：檔案登記統(tǒng)計管理制度、檔案管理保密制度、檔案鑒定與銷毀制度、文書檔案管理制度、科技檔案管理制度、會計檔案管理制度、平時歸卷制度、檔案查借閱利用制度、職工檔案管理制度等。

三、加強隊伍建設(shè)和對涉密載體、涉密人員的管理

1.檔案管理人員的素質(zhì)。多年檔案工作經(jīng)歷使我體會到，擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)，否則就談不上利用創(chuàng)造價值。提高檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)從以下幾方面入手：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和為企業(yè)創(chuàng)造效益的意識，愛崗敬業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保密的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素養(yǎng)，要不斷有計劃、有重點地充實自己新的知識內(nèi)容，利用工作的規(guī)律，尋求利用檔案創(chuàng)造效益的“金點子”和新思路。

2、宣傳教育，加強保密隊伍建設(shè)。除學(xué)習(xí)貫徹各項政策法規(guī)和保密工作規(guī)章制度外，還通過有效的保密教育活動提高全員保密意識。如進行《保密法》頒布周年保密法律法規(guī)知識競賽的學(xué)習(xí)和考試；加強《檔案法》《保密法》《石家莊市歸檔文件整理規(guī)則實施細則》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度；公司領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員簽訂《保密協(xié)議》。嚴格按照規(guī)定，選配思想好、紀律強、作風正、素質(zhì)高的人做這項工作。

3、強對涉密載體、涉密檔案管理人員的管理。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，在這方面檔案人員需要承擔起相應(yīng)的責任。嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的規(guī)章制，指定專人負責計算機信息網(wǎng)絡(luò)的保密安全。為加強涉密人員管理，公司對網(wǎng)絡(luò)管理人員進行權(quán)限劃分，避免了重要信息通過網(wǎng)絡(luò)管理人員外泄，做到涉密計算機不上網(wǎng)、涉密介質(zhì)不交叉使用，保證公司文件材料的安全，杜絕一切泄密事故的發(fā)生，為檔案管理和有效利用提供了有力保障。如何在檔案利用和保密的矛盾中做到“魚與熊掌兼得”，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，是新形勢下需要我們思考和面對的新課題。在利用檔案時不忘保密，在做好保密的同時又維護了檔案的完整和統(tǒng)一，更好地實現(xiàn)檔案的利用價值，這樣才能為企業(yè)長遠發(fā)展創(chuàng)造知識性的競爭優(yōu)勢。

[1]方晨麗.關(guān)于檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].中國電力企業(yè)管理.2015(06)

[2]許麗清.建立完善的檔案信息服務(wù)體系[J].黑龍江史志.2015(04)