淺談新時期人事檔案管理信息化建設

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 大慶 166400）

淺談新時期人事檔案管理信息化建設

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 大慶 166400）

信息化時代的來臨，使我們的各個行業都邁進了數字化管理的大門，加強新時期人事檔案管理信息化建設是現代化管理的客觀需要，也是人事檔案工作發展的大勢所趨，本文筆者論述了人事檔案管理信息化建設的重要性，以及針對人事檔案信息化建設中，對出現的問題進行具體分析，并提出對策。

人事檔案管理；信息化建設；信息數據化

一、新的社會歷史時期人事檔案管理信息化建設的重要性

（一）人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現代化計算機網絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態存放變為動態管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變為電子，全面步入數字化操作模式。

（二）全面的信息化建設的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節省了很多時間，而且區別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業化的平臺快速的將數據入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現了檔案管理的系統化、網絡化、全面化。有機統一了薪酬管理、業績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。

二、人事檔案信息化管理存在的問題

（一）重視程度不夠

目前、我國事業單位和各企業對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數人認為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。

（二）傳統管理方式效率低下

很多企事業單位的人事檔案管理工作仍在用傳統的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，人事檔案的數量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。目前我國，人事檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。

（三）人事檔案信息數據庫系統不完善，忽視信息安全建設。

目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統一的規劃和標準，數據庫建設缺乏整體性和系統性，數據采集不全面，部分信息不準確，信息更新不及時，導致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現了計算機管理，信息化程度不高，難以實現資源共享。

（四）對計算機信息技術掌握程度不達標

目前人事檔案管理工作的從業者，平均年齡較大，工作內容的枯燥乏味，導致年輕的專業人才不愿意長時間從事這個行業。大部分從業人員只掌握簡單的計算機使用知識，對專業程序的操作很陌生，計算機知識的匱乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素質的復合型人才

傳統的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發展腳步，我們需要高素質的綜合性人才來為行業注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優秀。

三、加快人事檔案管理信息化建設的若干對策

（一）轉變觀念、健全制度、加大投入、穩定隊伍

人事檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到人事檔案管理的重要性，增強對數字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統運行所需經費，加強軟硬件基礎設備建設及人事檔案信息網絡化的研究和開發工作。同時建立健全系統安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，建立高效培訓機制，培養一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機技術知識、信息化系統操作知識等的復合型人才隊伍。

（二）加強人事檔案信息數據庫建設

企事業單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結合單位的實際情況，對全體的職工進行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統的資料是準確的，通過電子檔案和數字化的管理，建設完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業技術人員科研成果庫、表現情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結果快速準確，有效的促進檔案信息系統科學有序的運轉。

（三）加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設

以事業單位網絡服務器為數據平臺，重視網絡建設和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，提供安全、可靠的信息網絡服務，擴大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權限為準劃分模塊，融合相關部門的數據資源，實現多方面的計算機網絡化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網絡系統，為人事決策提供參考依據。

（四）對人事檔案部門人員進行計算機技術培訓

想要促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對人事檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業單位集中相關工作人員進行能力培養課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業可以定期的對相關人員進行考核，以督促人事檔案工作者不斷學習進步，實現崗位價值。

（五）加強人事檔案管理信息化網絡安全防護

加強人事檔案管理信息化網絡完全防護，應注意，第一，重視網絡安全檢測工作，將入侵檢測系統配備到共享網絡設備上，及時統計分析進出網絡數據流。第二，要指定有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現。信息庫的數據要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進行還原。避免影響企業內部的運轉。第三，配備訪問控制軟件系統或通過防火墻技術加強訪問控制。通過以上措施的實施，以加強信息庫管理與維護。

四、結語

加強人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、推進人事檔案現代化管理的必要途徑。因此事業單位應以現代化科技手段為支撐，加強人事檔案管理的信息化建設，以全面推進其人事檔案管理工作的健康、可持續發展

[1]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].辦公室業務，2012