基于大數據環境下的數字檔案管理途徑探索

王靜倫

（肇州縣機構編制數據管理中心 黑龍江 大慶 166400）

基于大數據環境下的數字檔案管理途徑探索

王靜倫

（肇州縣機構編制數據管理中心 黑龍江 大慶 166400）

胡錦濤同志曾深刻指出:“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。”而現在，大數據時代的到來，使檔案的管理走向數字化、統一化、網絡化的發展方向。本文筆者分析了大數據時代背景下檔案管理工作的存在意義、問題以及相關建議。

大數據；數字化；檔案管理；途徑

一、基于大數據環境下檔案管理的主要意義

（一）檔案管理一般是確保市場有效運作與發展的重要工具

作為一類新型的智力勞動維護模式，檔案管理受到更多智力勞動人員的重視。在大數據階段，檔案的管理在一定層面上維護了我們智力勞動的成果，其落腳點與出發點就是要維護勞動人員的主要利益。所以，它為社會性關系的和睦提出了基礎保障與支撐，是一個有力的保護傘。

（二）檔案管理業務信息化的主要手段

伴隨著如今社會、經濟的進步，要在大數據條件下做好檔案的管理業務，就應當全面發揮有關機構，檔案管理部門的積極功能，轉變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過大數據優勢與綜合的信息化條件，激發檔案管理者的主動性，增加檔案管理的業務效率，使得檔案管理業務得到迅速的發展。

（三）檔案管理業務適應時代要求的基本途徑

如今，科技的發展突飛猛進，隨著IT技術的進步，檔案管理當中有關硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實現了以IT應用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應用狀況來說，檔案管理的相關機構，因為在財力、物力與人力等領域的投人缺乏，技術的水平還出現一定的缺陷，管理人員關注程度較低，造成檔案管理環節中信息化的深人度缺乏，檔案的現代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢，大數據階段的到來，檔案的管理應當逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時代的發展趨勢。

二、大數據環境下，檔案管理工作存在的問題

（一）相關部門關注度較低，管理水平較不足

目前、我國事業單位和各企業對檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數人認為，檔案管理只是后勤部門，是企事業單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內容就可以了，相關部門的忽視，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的進程。而且目前，我國檔案管理人員的平均年齡較大，對于新技術的掌握度低，知識面更新不及時，很多的檔案管理人員還在使用以前的工作形式，使檔案管理的數字化發展緩慢。

（二）勞動者的安全權受到破壞

近幾年，因為檔案管理領域不夠健全，加之互聯網的交易虛擬性，使檔案管理出現了一些不安全的問題。安全權保障在以前檔案的管理中主要是由檔案的管理人員和檔案的提交人員兩方共同完成的，在一般的管理當中，僅有當檔案的管理人員明確檔案的提交人員能夠查閱的時候才可以進行；當該環節存在問題的時候，檔案的管理人員完全能夠對操作進行取消，進而確保檔案擁有人員的有效權益。在如今檔案的管理中，因為網絡的虛擬性，檔案安全的管理條件就有可能會受到不法份子與部分黑客的損壞。

（三）缺少一定的行業自律

一般來講，檔案的管理缺少相關的擔保體制。在商品的買賣中，均會引進第三方來實行監管，有效的對不法商家的基本行為進行控制。然而，在檔案的管理當中，當檔案的管理存在問題的時候，因為國內智力勞動者維權的意識不高，加之其也付出了不高的成本，通常自己會承擔這類損失。

三、大數據下提高檔案管理的對策

（一）加強重視，注重相關人員的素質培養

檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到檔案管理的重要性，增強對數字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統運行所需經費，加強軟件基礎設備建設及檔案信息網絡化的研究和開發工作。促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業單位集中相關工作人員進行能力培養課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業可以定期的對相關人員進行考核，以督促檔案工作者不斷學習進步，實現崗位價值。

（二）提高網絡技術的運用度

在大數據環境下，我們不僅要關注數據的存儲與共享，還要關注安全問題，在數據系統、電氣、設備、網絡等方面都存著不同程度的安全問題，尤其是網絡環節，需要專業的技術進行檔案的保密管理、數據備份、設立防火墻等，避免檔案資料收到損害。綜上所述，技術的提高是迫在眉睫的，技術的提高能夠促進大數據綜合管理模式的高度形成。

（三）互聯網建立平臺，增加檔案信息的管理安全

檔案的管理在大數據條件下必須全面運用現存的互聯網信息的平臺，建立一個有關檔案的管理人員與檔案的提交人員的操作性平臺。第一，要對檔案部門的信息化管理條件進行改進，使之具備大數據的相關平臺。第二，積極通過大數據的平臺，把檔案的相關管理工作融為一體，逐步改進業務的流程。第三，大數據的條件下，要積極增加檔案信息管理平臺的網絡安全性，通過合理的制度，使得檔案信息的管理處于安全狀態。

（四）大數據條件下嚴格檔案的管理體制以及準入機制

因為檔案的管理主要是對特殊的智力勞動者群體來說的，因而其準人準則不但不應當降低，相反應該增加。當然，檔案的管理機構也要對本轄區編制適當的檔案準人的管理體制。而且，除了強化檔案機構的自身管理以外，還要求進行相關法律義務的區分。

四、順應大數據的時代特點，抓住改革機遇

目前各國家都很重視信息資源的建設，一些發達國家已經出臺了相關的政策、歐盟實施“開放數據”戰略、美國政府發布《大數據研究和發展倡議》、澳大利亞政府發布《公共服務大數據戰略》。由此可見大數據時代的信息技術變革是大勢所趨的轉變。我國的檔案工作還有很大的發展空間，很多企事業單位的檔案管理工作仍在用傳統的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，檔案的數量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。很多檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。大數據時代的到來則成為了一個契機，借時代背景的轉變和社會環境的推動，檔案工作有了新的發展前景，也可以說，這是檔案管理的一個重要發展機遇。

五、結語

在這樣急速變革的社會，大數據時代的到來使我國許多行業都發生了轉變，檔案工作在大數據的時代背景下，機遇和挑戰共存，我們需要剖析我國檔案管理中存在的問題，并正視問題，解決問題。我們要抓住時代變革帶來的機遇，迎接挑戰，創新求變，為檔案管理工作開創新局面，與社會一同步入嶄新的時代。

[1]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].辦公室業務，2012，37（11）：106.

[2]孟小峰，慈祥.大數據管理：概念，技術與挑戰[J].計算機研究與發展，2013，50(1):146-169.