淺談我國事業單位人事檔案管理現狀

于 潔

（齊齊哈爾市河道管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

淺談我國事業單位人事檔案管理現狀

于 潔

（齊齊哈爾市河道管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

人事檔案管理是事業單位管理工作中不可或缺的重要組成部分，它能夠有效提高工作效率，促進事業單位人事檔案數據的不斷更新,為事業單位的快速發展發展提供助力。然而現階段我國事業單位人事檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問題，本文通過對當前事業單位人事檔案管理工作的現狀及存在問題進行分析，提出優化建議。

事業單位；人事檔案；管理

前言

人事檔案管理是一項具有極大社會價值的工作，它是事業單位進行人事任用和人事管理制度改革的基礎，是實現人力資源優化配置的保障。真實、全面、完整的人事檔案信息，可以幫助事業單位健全合理的人員分配機制，從而構建和諧的工作環境，助力事業單位的健康發展。

一、事業單位人事檔案管理的存在問題

（一）硬件設施方面。一些人事檔案管理部門硬件設施落后，除保存與保護設施等基礎設施的配備不足以外。檔案信息管理的硬件設施落后，還主要表現在信息化存儲方面。許多檔案管理部門仍然以傳統的紙質材料為主要的信息存儲介質，致使紙質檔案在長時間的保存過程中易出現蟲蛀、霉變、丟頁等現象，影響檔案的完整性及實用性。近年來人事檔案管理的服務對象正逐漸從過去的黨政機關部門、組織人事部門和各級領導，向如今的多部門轉變；利用目的及形式也從以往的單純提供鑒定、政審材料轉變為學歷證明、身份證明和辦理公證等多種證明的提供。由于服務對象及使用目的的多樣化轉變，傳統的單純依靠人工對大量的紙質檔案進行查閱、檢索，不僅工作量大，而且準確率也難以保證。

（二）方法制度方面。一方面，當前的人事檔案內容及管理制度不能與事業單位人事制度改革的需要相適應。我國現行的人事檔案管理制度主要以《干部檔案工作條例》為依據，將人事檔案的管理主要分為按管理權限管理和隸屬關系管理。隨著人事制度改革的不斷開展與深入，事業單位普遍建立了公開招聘、解聘、辭聘的崗位聘用制度，在促進公平的同時，也使得人員流動及隸屬關系變化更加頻繁，在這樣的現實環境下，如果仍然采用傳統的人事檔案管理制度，顯然不利于實際工作的開展。在檔案內容的設定上，現行的內容要求大多也是依據《干部檔案工作條例》，沒有與事業單位人事制度改革相結合，一些信息的錄入不全，也給當前檔案內容的實用性帶來了局限。另一方面，檔案管理制度不夠規范完善。一是材料管理、制作不規范。雖然現行的人事檔案管理制度要求對檔案進行分類保存，對所使用的材料也有規范性的要求，但對所各項要求的具體劃分不夠細致，缺乏統一性，導致對材料的分類與制作要求把握不準，隨意性較大，影響了人事檔案的制作、查閱與利用。二是對檔案管理制度執行的監督不力。雖然在近年來檔案達標檢查工作的鞭策下，大部分事業單位都建立了一套從收集、保管到歸檔，等方面的保密制度，但是有些單位對于規章制度的執行卻并不盡如人意。如在人員調動時，檔案不能及時轉遞或交由本人自帶；接收檔案時，不認真查清材料是否齊全，不及時填寫并郵寄回執；未收到回執時，不及時電話催要等。

（三）從業人員方面。從客觀上看，存在從業人員的配備及工作能力不足的問題。人事檔案管理工作瑣碎繁雜且具有極強的連續性，若要保證檔案管理的高質量，則必須要有一定的人力投入。然而事業單位受體制改革的影響，人員編制大幅縮減，有的單位甚至一人身兼數職，加之人員的流動性增強，檔案管理的從業人員調換也更加頻繁，這樣既不利于從業人員對于所從事工作的了解與掌握，也不利于其工作經驗的積累與工作的連續性。從主觀上看，存在從業人員認識不到位、責任心不強的問題。很多檔案管理人員對于所從事的工作認識不夠深刻，只是簡單的理解為檔案的收集、歸檔、保管與數據抄寫,錯誤的認識必然會導致缺乏對人事檔案管理工作的重視，使工作流于表面形式，極易發生錯誤與疏漏，阻礙事業單位人事管理工作的發展進步。

二、事業單位人事檔案管理的優化建議

（一）增大資金投入與技術支持，加強基礎建設。充足的硬件設施配備是保證人事檔案管理工作發展進步的必要條件。為保證檔案的保存與擺放，應配置鐵質的檔案柜及統一的檔案夾，庫房應配備相應的“六防”設施和其他安全設施。為提高檔案管理的信息化程度，應配備先進的計算機設備及相應的管理軟件，建立紙質、電子格式共存的多樣化的檔案管理模式。保障人事檔案資源的管理工作適應現代化要求。

（二）合理優化、完善規章制度，提升制度建設。將人事檔案制度與現階段人事管理制度相結合，適應人才流動性增強的現實需要，精簡手續、創新渠道，充分利用信息化手段傳遞信息的快捷性，建立便捷的檔案轉遞制度。在檔案內容的制定上，可將崗位聘用合同及在招聘、解聘、辭聘過程中形成的考察性內容作為補充，從而增強檔案內容的實用性。進一步細化當前的規章制度，對各項內容做好明確的要求，比如在使用材料上，用固定規格的紙、用規范的筆進行書寫、填寫材料時要留出裝訂線等，使對制度的執行有據可依。建立檔案管理領導小組及檔案管理長效機制，定期進行檢查、指導，及時解決所發現的問題，并結合激勵機制，進行動態管理。多管齊下，進一步推進人事檔案的制度化建設。

（三）結合思想教育與理論培訓，增強人才隊伍建設。要對檔案管理的從業人員進行系統的培訓，既包括檔案管理專業知識，又包括計算機知識及檔案管理軟件知識；既包括業務能力培訓，又包括思想認識教育。在實際工作中做到檔案及時歸檔、裝檔、收集、補充、更新，對檔案材料的鑒別、分類準確無誤，不積壓、無缺失；在思想認識上做到真實客觀反映事實，杜絕泄密現象。培養出具有腳踏實地、淡泊名利、吃苦耐勞工作精神的檔案管理人才。增強人事檔案管理人員的綜合素質，

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