檔案工作管理與運行機制的改革與創新

李玉濱

（哈爾濱市新華書店 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案工作管理與運行機制的改革與創新

李玉濱

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隨著各企、事業單位的運行機制的改變，檔案管理工作的管理體制和運行機制也需要緊緊跟上時代的步伐，應建立現代企業檔案工作管理與運行機制，從而為促進單位的發展做出更多的貢獻，使檔案管理工作越來越能在當前經濟水平以及制度上更好的服務于社會和單位。本文就對檔案管理工作管理與運行機制以及對其進行改革的方法進行介紹。

管理機制；檔案管理工作；科學方法；運行機制

一、檔案工作的管理體制和運行機制是相輔相成的

1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：單位設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

二、檔案管理工作中存在的體制和運行機制方面的問題

1、很多單位也對檔案管理工作不夠重視，就直接導致了檔案管理人員對于檔案的管理意識不是很強烈，造成了主要表現為檔案利用率低下的一系列的問題。事實上檔案工作對于本單位的各項活動的進行有著重大的意義。檔案工作人員應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。檔案信息資源的有效利用可以為本單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。

2、檔案管理制度上的不健全導致了很多的檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等工作做得不夠好，從而造成了流失，積壓，用的時候很難找尋等問題。很多單位雖有制度，但是監管執行的力度確不夠，從而使制度形同虛設，檔案管理工作效率也提高不上來。如檔案管理人員責任心不強，文件資料規程如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不發行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

3、在當前的檔案管理當中，新設備、新技術的運用不夠推廣也是導致檔案管理工作效率低下的一個很重要的原因。隨著科學技術的發展，管理的方式大多數以計算機和網絡技術的應用中得到了全方位的升級和改造。但是在檔案管理工作上，由于沒有足夠重視，其計算機和網絡化水平跟不上，有些單位甚至為了節約管理成本而沿用傳統的手工收集管理的方式，從而大大影響了檔案管理工作的效率，有些時候也影響了效率。

三、檔案工作管理體制的分析及改革創新的意見

1、檔案管理工作的整體以及部分的宏微觀方面考慮。檔案工作的管理體制主要表現在宏觀管理體制和內部的微觀管理體制方面。兩者之間是相互統一，相輔相成、相互促進的不可侵害的一個整體。各單位間管理形態、經營模式、產業規模也不盡相同，如果在采取“一刀切”的傳統行政管理的方式去管理檔案，顯然已經無法滿足個性化的要求，不利于現代檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產為紐帶的檔案管理模式，要形成以主管單位為主，以下屬單位為輔，主管和下屬各自的檔案自主管理，共同的重要檔案集中管理的模式來管理。如果單位在檔案管理的時候以引導、服務、咨詢為主，并且強調檔案的服務性，那么在單位管理中就會自如的運行起來一種高效率的檔案管理模式。

2、檔案管理體制的關鍵在于建立科學的管理責任制度

檔案管理人員方面,無論科技多么的發達，在檔案管理體制的創新當中最主要的還是人員科學方法和責任感的培養。首先對于檔案管理要求上來講，檔案管理工作人員必須是知識型的高素質人才。另一方面管理者應當轉變觀念，重視檔案管理人才的培養和挖掘，努力的去發現，培養，知識水平高，技術水平好，工作責任感強的全方位的高素質人才，并且能夠不斷的以一些激勵機制去激發他們的才干，從而做好檔案管理工作的改革和創新。體制的規范是關鍵，規范檔案管理機制，強化工作責任建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段更新和管理水平的提高，必須明確各個部門的職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與工作同步考核、同步發展。

四、檔案工作運行機制的分析和改革創新的意見

檔案工作的運行機制是以管理體制為前提的。一個良好的檔案管理體制的形成，有利于運行機制的優化。所以，對于檔案工作運行機制改革的前提就是必須要有一個科學的管理體制。

1、對于工作人員要加強培訓，吸納和培養高素質的檔案工作人員隊伍。檔案管理的現代電子化對管理人員提出了更高的要求，這就要求工作人員不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理和計算機業務水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網上對電子文件操作者進行可靠的身份識別、權限控制等。

2、監督不能少。主要指的是內部自身的監督以及國家檔案管理行政部門的執法監督上。檔案行政管理部門主要是延續其集中管理的方式，將重要的檔案進行不定期檢查，以防止重大的商業機密外泄。內部則是在管理方面還要過于集權，防止主要管理人員監守自盜，以及在檔案使用方面的一些不規范的行為。

3、對于檔案管理往服務性、標準化方面的引導。檔案管理的目的就是更好的為各種部門的信息進行優化管理，方便其使用和保存的一項工作。所以本質上還是服務于各個單位的工作。在檔案管理的過程當中，自身方面一定要本著以效率優先，安全可靠的良好服務態度。

五、結束語

本文通過對檔案工作的介紹和解析，認為當前檔案工作存在各種根源的深層次原因是觀念的問題，以及解決其管理體制和運行機制的方法要從觀念，技術，管理，執行，監督等方面來著手。隨著我國檔案管理工作進一步的深化，檔案管理工作會逐步提高管理與運行水平，使檔案工作更好的為社會企業服務。