人事檔案棄檔的原因及解決對策

林 琳

（黑龍江護理高等專科學校 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案棄檔的原因及解決對策

林 琳

（黑龍江護理高等專科學校 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著社會的快速發展，人才成為行業間競爭的關鍵所在。在社會各項改革不斷深入的新形勢下，部分單位在轉型過程中導致人才具有較大的流動性，這就導致當前人事檔案管理過程中存在嚴重的棄檔案現象，影響人事檔案的正常使用。在這種情況下，需要加快人事檔案的改革力度，努力提高公民檔案意識，促使人們重視對人事制度和人事關系進行審視，從而提高人們對人事檔案的重視度。

人事檔案；棄檔；原因；解決對策

一、人事檔案棄檔現象存在的原因

（一）收集和鑒定工作不到位，檔案信息可用性低

首先，收集工作不到位。由于部分單位在檔案管理工作中，檔案意識較差，在檔案材料收集工作中做不到及時性和完整性，這就給人事工作帶來了較大的難度。再加之現場人事檔案收集千篇一律，檔案內容幾十年保持不變，這就導致通過人事檔案無法真實的反映一個人的能力、素質和信用情況，僅僅憑借檔案不能有效的滿足用人單位的需要。

其次，鑒定工作不到位。人事檔案管理工作中，為了自身利益故意篡改檔案、及檔案不按真實情況進行填寫的現象較為常見，不僅給人事檔案的真實性和嚴肅性帶來了較大的影響，而且不利于人事工作的順利進行。部分人員在人事檔案填寫過程中找他人代寫，從而導致失誤的發生。這些存在的問題都說明了人事檔案缺乏統一的標準和健全的檔案管理制度，由于收集和鑒定工作的不完善，從而導致人事檔案的作用無法發揮出來，從而導致了棄檔現象的發生。

（二）人事檔案存在多頭、分散管理的狀態

當前我國人事檔案管理制度還是在計劃經濟體制下建立起來的，在管理上采用的是用人單位保管的方式。但在當前市場經濟環境下，大部分企事業單位都進入到市場中來，流動人員數量不斷增加，導致人事檔案管理出現分散和多頭的現象。不僅人事檔案主管部門較為混亂，部分無權保存和管理人事檔案的單位也開始對人事檔案進行保存和管理。同時，人事檔案在保管上存在嚴重分散的現象，人事檔案保存工作分別由用人單位、人才交流中心及個人。這兩種情況充分的體現出當前我國人事檔案多頭和分散的管理狀態，制約了我國人事工作的順利開展。不僅對人事檔案的真實性和權威性帶來較大的影響，而不利于監管工作的開展。由于人們對人事檔案管理意識越來越淡薄，這就導致人事檔案管理工作越來越不重視，不僅材料歸檔不及時，而且材料完整性較差，人事檔案的安全性受到較大影響。另外，人事檔案多頭分散的管理，嚴重阻礙了人才流動和人力資源的合理配置。這種分散的狀態也不利于人事檔案的收集和管理工作的順利進行，導致人事檔案被篡改及散失的問題，個人存在主動或是被動放棄檔案的現象日益嚴重。

（三）存在社會信用危機和意識淡薄的問題

在當前市場經濟環境下，行業之間存在激烈的競爭，同時在多種經濟成分的發展下，部分單位生存周期較短，這就導致人事檔案被迫需要放置在人才市場上進行保存和管理。但在部分地方的人才流動服務機構在人事檔案管理工作中存在著嚴重的信息危機，檔案存在丟失、偽造及涂改的問題，導致人事檔案可信度降低。再加之人們對人事檔案管理缺乏意識，認為其可有可無，由于重視度缺乏，從而導致遺棄人事檔案現象發生。

二、人事檔案棄檔案現象解決的對策

（一）豐富人事檔案信息的內容

增加人事檔案的信息內容，添加反映個人個性特點、專業能力和個人信用記錄等方面的資料，使人事檔案不再是千人一面的模式。加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。可以嘗試為所有流動人員建立新型的業績檔案，并對流動人員的工作變動及其工作業績等進行及時跟蹤。

（二）建立一個統一的人事檔案管理機構，健全各項規章制度

我國目前的人事檔案管理制度決定了人事檔案由用人單位來管理。但是在當前市場經濟體制下，各單位用人制度的改革隨之深入，而且社會流動人口越來越多，人員調動越來越頻繁，過去由用人單位管理人事檔案的辦法便不能繼續滿足現實中的需要。另外，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問題，也應當建立一個統一的機構，或者建立人事檔案管理的統一政策、針對這一提法，建議建立國家人事檔案中心，在檔案法的基礎上，遵循“統一領導，分級管理”的原則，在一定區域內設立各級國家人事檔案中心，集中管理該地區的人事檔案。

（三）加快人事檔案信息化建設

人事檔案管理應當積極使用新手段，研制管理軟件，開發數據庫，對人事檔案信息實行動態化管理和維護，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升人事檔案的使用價值。今后，人事檔案電子化可以嘗試IC卡形式，用IC卡儲存個人的基木資料，可以由個人持有，但數據庫中的修改權限只有人事部門擁有，轉單位的時候立刻就可以輸進電腦。而企業想要查詢這個人的資料，只要通過網絡便可了解到此人過去的一切記錄。

（四）提高人事檔案內容的透明度

人事檔案的透明度問題是近期媒體討論的一個焦點，通過一些權威媒體披露一些因為人事檔案不透明而對當事人的利益造成損害的事件，使這一問題擺在了人事檔案改革的案頭。在如今政務公開的背景下，人事檔案部門應該積極探索增加人事檔案透明度的方法，既能確保人事檔案的安全，又能解決社會所關心的亂改人事檔案的問題，增強社會和個人對人事檔案的信任度。

三、結束語

人事檔案存在棄檔的現象要想得到有效的解決，則需要不斷提升人事檔案的使用價值，增強公民人事檔案的意識，努力提高人們對人事檔案認可和重視的程度，從而強化人事檔案的保存和管理工作，降低棄檔案現象的發生，有效的發揮出人事檔案的重要作用。

[1]陳齊.人事檔案“棄檔”的影響分析[J].湘潮(下半月)，2011-12-25.

[2]王曉衛.從棄檔現象看我國人事檔案管理制度模式建設[J].辦公室業務，2014-12-05.