論二維條碼技術在檔案管理中的應用

劉春秀

（賓縣人力資源和社會保障局 黑龍江 賓縣 150400）

論二維條碼技術在檔案管理中的應用

劉春秀

（賓縣人力資源和社會保障局 黑龍江 賓縣 150400）

從目前的檔案管理工作中可以看出，所應用的技術和手段都達到了現(xiàn)代化的水平，其中比較常見的就是二維碼技術。這種技術是在傳統(tǒng)的一維碼技術的基礎上發(fā)展而來的。二維碼技術可以更多地容納信息，。因此，本文中，主要對二維條碼技術在檔案管理中的應用情況進行深入介紹和分析，希望能夠給相關的工作人員提供借鑒和參考。

二維條碼技術；檔案管理；應用

檔案管理實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化之后，工作內容的繁瑣程度明顯降低。檔案管理工作人員往往會失去工作的熱情和信息。出現(xiàn)錯誤的可能性較大。在應用現(xiàn)代技術的過程中，工作人員更應該擁有謹慎的態(tài)度，尤其是在二維條碼技術應用的過程中，操作人員工作的最主要目的就是要在提升管理工作高效性的基礎上減少工作過程中出現(xiàn)的錯誤。

一、二維條碼的定義

二維條碼在設計的過程中，主要是從條碼結構的橫向和縱向兩個方向來對具體的數(shù)據(jù)信息進行表達。信息的準確性和精準度相對較高，在檔案管理工作中，二維條碼和一維條碼之間的區(qū)別較大，主要是以信息符號作為信息存儲的載體。這種信息管理技術是對傳統(tǒng)管理的突破。在應用的過程中也比較簡單，只需要將各種不同的字符堆積在一個面積較小的方框內部，不僅可以降低技術應用的成本，還可以提升應用的便利性。因此，這種二維條碼技術受到了檔案管理人員的高度重視。

二、二維條碼技術在檔案管理中的實現(xiàn)模型

二維條碼技術在檔案管理工作中的應用范圍比較廣，而且工作原理也相對比較簡單，主角要是將紙張和數(shù)據(jù)等內容封裝在一起，然后通過現(xiàn)代化的處理方式來對其進行分析和檢測，然后設計成一定的條碼結構。眾所周知，二維碼的信息生成之后，就很難進行更改，元數(shù)據(jù)內容在傳遞和應用的過程中，也會出現(xiàn)嚴重的變更的現(xiàn)象。如果紙質文件流傳到新的部門當中，管理人員就會及時地根據(jù)信息的內容支撐二維條碼的形式，便于檔案管理。

三、二維條碼技術在檔案管理中的應用

二維條碼技術的應用時間較長，而且應用范圍也在逐漸增加，不僅簡便性比較突出，而且和方便檔案管理工作人員的應用。尤其是在社會現(xiàn)代化的過程中，二維條碼應用和管理的效果比較明顯，工作人員需要從全面的角度來對這一問題借鑒介紹和分析：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉換成長期存取格式，這主要是因為二維條碼具有不可更改性，一旦形成了相應的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴重后果，因此這成為使用二維條碼技術的關鍵。

2、制定相應的標準

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術，這種技術既能夠實現(xiàn)電子檔案的儲存，也能夠實現(xiàn)檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應的標準，不能任意為之。因此制定相應的標準對使用二維條碼技術來說也十分重要。只要按照標準執(zhí)行即可。制定標準要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因為二維條碼技術的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣范圍得不償失。另外，因為二維條碼有一定的容量，因此需要對其存儲元數(shù)進行簡練的處理。一般情況下，在制定標準時，所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎性的特點。

3、完善相應的管理系統(tǒng)

二維條碼技術的使用，最需要解決就是與現(xiàn)行應用的系統(tǒng)進行有效的融合，以解決用戶面臨的實際問題。目前所使用的二維條碼技術主要是識讀技術，而使用的重點就是與目前的系統(tǒng)進行融合。為了更加的做好融合工作，應該從以下入手：

第一，建立測試平臺，該平臺的主要作用就是對檔案管理中所使用的各種軟件以及其他的硬件能否達到要求，只有通過相關的平臺測試，這些軟件以及硬件才能進入市場，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺的部門是專門的檔案管理部門，因為檔案管理部門儲存各種文件，尤其是非常重要的文件，而如果儲存檔案的相關的軟硬件出現(xiàn)問題，其后果將十分嚴重，因此需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統(tǒng)的設計工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術，很多的行業(yè)和領域都使用該技術，但是傳統(tǒng)的一維條碼技術資源長度有限，已經不能使用各個行業(yè)的發(fā)展，因此通過不斷地改進，形成為二維條碼技術，但是要想將該技術的功能發(fā)揮到最大，也需要對其系統(tǒng)進行功能設計。其設計主要針對以下兩方面，一是生成正式文件，使用二維條碼的生成技術，將文件轉換為PDF格式并與著錄信息一起轉換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質文件。為保證著錄信息的準確完整、文件信息的長期可讀，應將以上流程設計到辦公自動化系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程；另一個是收文登記，利用二維條碼的識讀技術，自動采集電子文件及其著錄信息，減少重復勞動，提高效率與質量，是原收文登記的“改良”，在管理上實現(xiàn)電子文件將與紙質文件的合拍與一致。如果收到的紙質文件上的：維條碼是遵循《機關公文二維條碼使用標準》，也應該能識讀。

四、結語

綜上所述，可知二維條碼技術在檔案管理中的應用的確起到了非常大的作用，簡化了檔案管理工作的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理工作的效率，如果能夠在使用中多加注意容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，其作用將會更加明顯。

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