新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考

劉 晶

（吉林省機電研究設計院 吉林 長春 130012）

新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考

劉 晶

（吉林省機電研究設計院 吉林 長春 130012）

目前，在社會發展的要求下，如何做好事業單位文書檔案管理工作已成為當今社會人們普遍關注的重要課題之一。本文首先重點強調了事業單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，其次進一步分析了目前事業單位文書檔案管理工作的發展現狀及存在的主要問題，最后針對這些問題提出了幾點建設性的應對措施。僅供參考。

事業單位；文書檔案；檔案管理工作；發展現狀；應對措施

一、前言

近些年來，隨著生產力水平的不斷提高，我國國民經濟發展速度始終保持著穩中求進的良好態勢。在此前提下，為進一步促進社會的進步和發展，各領域事業單位的發展狀況是不容忽視的。其中，最為重要的就是文書檔案管理工作，科學高效的文書檔案管理工作不僅能使人事單位做出合理正確的決策，同時還能提高人事單位的管理水平，是促進人事單位進步和發展的有效舉措。眾所周知，文書檔案管理工作一般對專業性要求較高，因此我們必須給予其高度重視，不斷提高文書檔案管理工作水平。值得注意的是，在新形勢下，隨著計算機技術和網絡信息技術的迅猛發展，使事業單位的檔案信息量越來越大，而且信息內容繁瑣，這為事業單位的文書管理工作帶來了更大的挑戰。為不斷使事業單位做好文書檔案管理工作，為不斷滿足現代化發展的需求，努力提高事業單位文書檔案管理工作水平是勢在必行的。一般來說，檔案是指對員工個人信息和單位工作信息的記錄，因此具有很強的專業性和機密性。具體來說，一方面對于事業單位的文書檔案管理工作一定要讓專業人員進行管理，科學收集、分類、整理，防止出現誤差，影響單位決策；另一方面要注重文書檔案信息的機密性，即要對檔案信息進行保密，不能隨意泄露，否則將會嚴重影響到個人信息安全和事業單位的發展。

二、事業單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

文書檔案是事業單位的一種重要信息資源，直接影響到事業單位的重要決策，因此我們應給予其高度重視。首先，文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻內容具有主觀性，而文書檔案不同于一般文獻，它是對員工個人信息和事業單位工作的真實記載，具有強烈的客觀性，法律作用十分明顯。其次，文書檔案彌補了國家檔案的不足。事業單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分，由于一些國家檔案信息并不詳細，此時事業單位的文書檔案信息便很好的彌補了這一缺陷。最后，為社會提供信息服務。事業單位的文書檔案信息較全面地記載了事業單位的各方面信息，能夠較好的為我國社會主義市場經濟的發展提供信息服務。

三、當前文書檔案管理工作中存在的問題

1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現其成績，因此使單位領導不大愿意投入更多和關注，“重技術、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。

2.文書檔案管理不夠規范。主要表現為檔號不規范、案卷標題不規范、大部分案卷缺少卷內目錄、組卷混亂現象比較嚴重等情況。

3.文書檔案管理人員專業能力偏低。目前，單位雖然有了穩定而發展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

四、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

1.加強文書檔案管理人員專業素質的提高

文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

2.文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎

公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接,做到把文書工作與檔案管理有機地聯系起來。

3.進一步完善文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是醫院開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據形勢發展的需要，對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。

4.加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設

應用計算機技術，加快文書檔案管理的現代化、信息化進程。將計算機技術、網絡技術充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網絡化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作，確保數字檔案格式統一、數據規范、安全可靠、長期管用；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫院信息網絡平臺建設，將各類檔案信息納人其中，構建醫院信息中心。

五、結束語

綜上所述，事業單位的文書檔案工作是十分重要的，嚴重影響著事業單位的進步與發展，因此，我們應給予其高度重視。并在了解目前事業單位的文書檔案工作發展現狀惡化主要問題的基礎上采取以上措施進行解決，不斷完善事業單的文書檔案管理工作，從而提高文書檔案管理工作水平。

[1]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技.2009(02)

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