電子文件與電子檔案的保護

于 濤

（伊春回龍灣職工休養中心辦公室 黑龍江 伊春 154000）

電子文件與電子檔案的保護

于 濤

（伊春回龍灣職工休養中心辦公室 黑龍江 伊春 154000）

隨著信息技術和網絡技術的發展，電子文檔在工作中逐漸取代了紙質文檔，隨之而來的電子文件與電子檔案的保護工作也日益受到了檔案管理工作的高度重視。本文結合自身工作實際，從電子檔案的特點出發，在載體、環境、維護、檢測、病毒防護等方面對電子文件與電子檔案保護措施進行探討。

電子文件；電子檔案；保護

一、電子文件的概念及其保護

（一）電子文件的概念及種類

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。

電子文件具有兩個基本特征：一是電子文件是由電子計算機生成和處理的，其信息是以二進制數字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。

電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。

1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數據文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。

2.按文件功能分類，可分為主文件、輔助性文件、和工具性文件。主文件是指表達作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運行主文件的軟件；輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。

3.按文件生成方式分類，可分為計算機系統中直接生成的原始文件和將紙質或其他載體文件重新錄入生成的轉換文件。

（二）電子文件的保護

電子文件的保護包括電子文件載體保護和電子文件信息保護兩個方面。

1.電子文件載體的保護

電子文件是由磁性載體和光盤承載的。保護電子文件載體要求做到以下幾點：一是庫房溫濕度應控制在17°到20°之間，相對濕度應控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤基在老化、變質、損壞、磁粉脫落以及產生色斑等；三是、防止外來磁場破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機械磨損和強烈震動，避免載體劃傷、彎折和紀律信息的損壞。

2.電子文件的保護

電子文件的保護一般采取以下幾項技術措施：

（1）保障計算機信息系統的安全。（2）信息加密技術。（3）簽署技術。（4）身份驗證技術。（5）消息認證技術。（6）防火墻技術。（7）仿寫技術。（8）信息備份技術。（9）防治計算機病毒。

二、電子檔案的保護

電子檔案是具有保護價值的，已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。對電子檔案的保護應依據其特性進行保存與維護，從以下幾個方面來保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期處于可理解，可準確提供利用的狀態。

（一）保證電子檔案的可用性

1.電子檔案載體的保存環境要求

一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

2.電子檔案載體的檢測與維護

為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應每年對電子檔案檢測一次。主要檢測載體表面是否損壞、變形，有無霉斑，并在相應的計算機設備控制下，對載體上的信息進行讀取校驗，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應每4年拷貝一次，且原載體繼續保留。

3.建立電子檔案維護管理的信息文檔

對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補的損失，為此必須建立電子檔案維護管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄。

（二）保證電子檔案的可存取性

由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計算機系統上形成的，其內容個事的編排也不盡一致。這種的技術和形式上的差異，必然會帶來在電子檔案需要進行恢復與還原時，所采用的技術方法上的不同。因此，為了對電子檔案在利用中得以準確、完整并以人們理解的方式進行顯示，就必須將所有與之有關的技術、數據結構定義及所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。

（三）保證電子檔案的可理解性

為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內容相關的信息。這些信息應包括：相關的其他文件系列名稱、存儲位置及相互關系；對電子檔案內容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語言中不常用的詞語解釋；必要的與電子檔案內容相關的背景信息注釋等。

（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求

電子文件的生命周期包括設計、形成和使用三個階段。為了使具有檔案價值的電子文件真實可靠，且適合保存，有關保存和歸檔要求應在電子文件的設計階段作出，隨后的一切相應措施也應在電子文件的形成和使用階段采取。

1.設計階段。電子文件的設計階段，必須根據電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計劃。計算應明確保存電子文件所依靠的技術，規定歸檔的需求及保管期限。以便所設計的電子文件與系統能被有效地保存。

2.形成階段。為嚴格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應對電子文件形成進行監督，已落實設計階段提出的要求。若檔案部門未參與設計階段，則必須在形成階段對保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設計階段沒有預計到的保管問題時，檔案人員應及時采取措施，對系統進行改進或變更。

3.使用階段。在電子文件使用階段的維護，應從現行利用和檔案價值兩個方面著想，在對電子文件進行修改與維護后，既方便它的維護和利用，又必須實行有效的監督，使在設計和形成階段所有保存計劃得到實行。歸檔時，必須對歸檔系統進行監督和控制，以便發現或預防可能影響電子文件恢復、利用的各種變化。

因此筆者認為在對電子檔案的保存過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

[1]黑龍江人民出版社《檔案保護技術》張國民、翟興民。