交通檔案管理信息化的研究

趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

交通檔案管理信息化的研究

趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

本文對交通局檔案管理信息化進行研究，對交通檔案管理信息化建設必要性、意義、策略以及存在的問題進行分析。交通檔案管理的信息化建設，已經成為交通檔案管理的重要趨勢，各交通單位應當積極的探索適合當地發展的交通檔案管理的信息化更好的服務于我國的交通事業。

交通檔案管理；信息化；必要性

隨著社會的進步,經濟的發展,交通檔案的數量也會越來越大，且具有很大的流動性。如何對交通檔案實施行之有效的方法也是交通部門現在急需解決的問題之一。近年來,隨著網絡的產生以及管理檔案的新型軟件的誕生與發展,我國交通檔案管理的工作逐步向技術化、信息化發展。因此,提升交通檔案信息化建設是一種必然的趨勢。

一、檔案管理實現信息化的必要性

檔案管理的信息化，是指檔案的管理是通過信息化形式向社會提供服務，改變以往是以檔案實體保管作為重點。

交通檔案管理的信息化建設，指的是通過使用計算機網絡對交通系統的檔案、資料等進行管理，從而達到便于使用者進行查找檔案。這對大量的交通局檔案的管理帶來很大的便利，可以實現檔案實體的信息化，并對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理的工作效益。由于電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。因此，交通局的檔案管理必須進行信息化建設。

1、信息收集方便。交通檔案管理的信息化建設，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現的，檔案資料都是通過數字化的信息進行存儲，因此，在進行信息收集時比較方便。

2、信息處理方便。交通檔案管理的信息化建設，通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，還有效的節約了儲存空間，因此，在進行處理的時候非常方便。

3.信息儲存方便。交通檔案管理的信息化建設，在儲存信息時是在大容量硬盤、光盤更新以后，這樣既消除了儲存環境對資料保存的影響，又有效的節約了空間，使得交通檔案在儲存的時候變得非常方便。

4.信息檢索方便。交通檔案管理的信息化建設，在進行信息檢索時候，可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，因此，建設交通檔案管理的信息化最為明顯的優勢便是能夠很好的方便用戶使用。

二、交通檔案管理的信息化建設意義

交通檔案管理的信息化建設是非常重要的，在交通管理中也將會起到巨大的作用：

1、利用計算機對文獻信息進行再次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性、準確性，使其更方便提供有效信息，提高工作效率。

2、檔案管理的信息化建設，能夠通過一次資金的投入，獲得多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的等問題。此外，通過建設交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網站中進行公布，很好的實現了信息管理工作和新技術的結合，提高工作的時效性與有效性。

交通檔案的信息化建設的主要內容有硬件建設、軟件建設、電子檔案的收集和紙質資源電子化以及檔案的規范建設、標準建設和人才隊伍的建設等。

三、交通信息化檔案管理的策略

1.檔案管理信息化人才隊伍培養。專業的人才隊伍，是保證檔案管理信息化建設工作能夠順利有序開展的堅實基礎。首先，要認識到檔案管理的重要性，提高領導重視程度。其次，為檔案管理信息化建設配備人才。在人才招募中要多招納專業人才，對于只會傳統檔案管理的人員，要進行信息技術的培訓。

2.加大交通檔案管理信息化建設的資金投入，硬件和軟件設施投入是必須的。例如購買檔案管理系統，計算機、打印機、掃描儀和數碼存儲設備等。

3.加大硬件設施投入。一些硬件設施是信息化建設必須的，比如數據庫服務器用房和辦公等，其中防火、防水都是必須做好的工作，空調機、除濕機和滅火器都需要投入，保持室內潔凈度。

4.加快數字化檔案館建設，保證信息安全。建立有效的數據庫，利用局域網優化館藏資源，通過數字設備對紙質的檔案進行文字、圖形和表格的掃描，將紙質檔案變成可存儲的數字資源。此外，要做好網絡安全防范體系的構建工作，做好數據庫系統和局域網的安全管理，避免非法操作。對于重要的信息要加以適當的權限，非檔案管理員不能登錄系統。要對信息管理系統進行定期維護、升級，保證館藏資源信息的安全。

5.建立起一個實用的檔案信息網站。檔案網站是交通檔案部門在網上建設的信息網站，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設中，應該把檔案的管理系統納入事業單位的管理信息系統，構建一個一體化系統，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益。還應選用那些使用有升級能力和開發能力的檔案信息管理系統，這是實現檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應了網絡管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發揮計算機網絡的優勢。建設信息檔案的網站時，要選用標準化的設備。

6、逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化。檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，是檔案信息資源的數字化，這也是對檔案原件進行保護的種重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。

四、檔案管理信息化存在的問題

1.信息化平臺維護及更新速度問題。在檔案進行信息化的過程中，會出現很多信息比較老舊的問題，這主要體現在新近檔案的內容更新及信息化管理平臺模塊設置的更新上。

2.信息化平臺的使用率問題。我們進行檔案管理信息化的主要目的有兩個：一是通過信息化精簡檔案管理的諸多環節，降低行政成本；二是通過信息化平臺的使用，讓更多需要查詢相關檔案資料的信息需求者能夠及時準確地搜索到自己想要的信息。

3.從事檔案管理人員的綜合素質問題。隨著信息化管理的推進，從事檔案管理的人員會在以下幾個方面出現問題：一是應用的計算機技能跟不上技術發展的節奏；二是對于信息平臺的具體內容及應有缺乏足夠的知識；三是面對越來越多的信息需求量，不能很好地做到服務意識的轉變。

五、結束語

隨著信息化時代的發展，信息技術已經滲透到社會發展的各個領域，檔案管理的方法和觀念也會發生變化。尤其是在交通檔案的管理中，通過信息化管理能夠最大限度的方便管理人員和使用者隨著全國信息化建設步伐的加快，加何實現交通檔案管理的信息化建設，成為廣大交通檔案的管理人員不得不面對的一個重要課題。相信隨著技術的發展，對交通檔案信息化管理的不斷深入研究，檔案管理的系統會更加完善。

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[2]程巧玲.淺談事業單位檔案的信息化建設[J].檔案管理，2012.2

[3]杜娟.淺析事業單位的人事檔案管理[J].中外企業家.2012(14):81.