文書檔案管理信息網絡平臺建設的探究

趙麗萍

（綏化市救助管理站 黑龍江 綏化 152000）

文書檔案管理信息網絡平臺建設的探究

趙麗萍

（綏化市救助管理站 黑龍江 綏化 152000）

隨著信息化的發展，要求文書檔案也必須實現數字化。文書檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰，出現了新的問題。從現實出發，針對文書檔案管理信息網絡平臺建設的可行性和必要性，做出闡述，指明建設的前進方向，以及網絡平臺在文書的檔案管理現代化建設工作中的重要地位和意義。

文書檔案；管理；信息；網絡環境；現代化；人才；平臺

文書檔案資源在信息時代的重要性，越來越為社會所公認。作為文書工作的非常重要的一個組成部分，檔案資料的管理是一個舉足輕重的環節，關聯到單位內部每個機構，甚至每個人。只有通過先進的通訊設施和技術手段，才能促進檔案信息資源共享的實現，，也才能人們對新時代對信息的更高要求。

一、信息網絡平臺建設是現代社會發展的必然要求

文書檔案信息有非常重要的作用，主要體現在兩方面：首先可以記錄、見證文書發展的歷史歷程，其次是提供給檔案使用者一定的信息服務。檔案管理的工作步入了數字化時代，所以日益顯現出檔案服務的重要性來，我們要逐漸實現工作重心的轉移：由保存轉化到利用。隨著管理理念、服務手段與檔案信息化之間顯現的價值矛盾日益突出，建設已成了當務之急。

（一）經濟社會發展和科技進步的需要加強文書檔案管理信息網絡的建設

以書寫材料為主要平臺、以手工管理為方式、以手工服務為手段的傳統檔案管理模式，難以適應現代經濟社會發展以及文書建設的需求。在當今信息化高度發展的社會，只有重視信息的開發工作，強化信息的發布和傳播途徑的重視，才能發揮信息對社會的助推作用。文書檔案網絡平臺的作用就是采集、整理、發布教育和科研信息等，其發展發揮文書科研先導作用和科技助推器的社會職能而產生發展起來的。

（二）文書檔案管理自身發展需要加強文書檔案管理信息網絡的建設

首先，建立文書檔案管理信息網絡平臺，可以促進檔案管理工作的質量和水平的整體提高。引入網絡平臺之后，可以按照規范的計算機程序來對檔案資料實施管理，大大減少檔案管理質量上的問題。第二，可以促進作效率的提高，減輕工作量，各部門產生的各種電子檔案材料，然后生成部門檔案，匯成總和之后進入單位的檔案管理信息網絡系統，轉成文書的檔案集庫和管理系統。第三，檔案工作現代化需要網絡平臺。憑借網絡的非常齊全的功能進行檢索、使用以及管理，指引著檔案管理的發展方向。

（三）檔案管理工作服務水平和利用效率的提高需要建設信息網絡平臺

文書檔案管理信息網絡臺具有非常強大的功能，，其中不僅包含了傳統的查閱使用資料的功能，更因為有以其功能強大、效率高的優點而使范圍越來越大，網絡環境下所涵蓋的咨詢服務，這些都是文書必須首先面對的一個現實。

二、強化文書檔案管理信息網絡平臺的建設

全球性計算機信息網絡，使信息傳遞得速度大大加快，信息的傳遞方式也得到很大的改變，給單位各個部門的所有人員提供一種嶄新的信息利用模式，促進了信息交流的改進以及資源的共享，同時也促進了社會團體和個人的發展。建立文書檔案管理信息網絡平臺方面需要注意以下幾個問題。

（一）檔案信息的保密性

檔案信息具有一定的保密性，促進檔案資源的利用和共享，必須文書檔案管理信息網絡平臺，必須在符合國家法律法規的前提下。總而言之，只有同時維護國家、集體和他人的合法權益，做好充檔案資料的社會價值充分發揮，才能做好檔案信息的開發利用與保密之間的協調發展。所以，完善好檔案信息網絡使用制度成了非常重要的問題。

（二）檔案軟件的適用性和擴展性

文書檔案管理信息網絡平臺的檔案管理軟件，具有適用性強、擴展空間大等優點，有利于對各種檔案信息的交流和使用。基于此，一個合格的檔案管理信息網絡軟件應該具備以下幾個特點：適應性強，受業務影響，對軟件的通用性要求很高，從而才能適應不同類型的檔案的管理；多樣性強，受用戶的多變性以及不確定性要求，需要考慮使用人的多樣性特點；包容兼容性強，受軟件功能使用的易操作性和擴展空間方面的要求，這一點不容忽視。

（三）網絡運行安全

網絡運行的安全性必須引起我們的高度關注。具體措施：制定并完善好相關制度體系，加強各項操作規程的規范工作，嚴格保密措施的執行；強化技術方面的保障措施，降低系統故障的發生概率；及時備份信息，以促進系統的正常運轉和信息的完善。

三、網絡平臺建設中存在的不足以及發展方向

近年來，文書檔案信息管理領域都陸續建立了文書檔案管理網絡平臺，為社會公眾提供全天的檔案服務方式，突破了空間和地域的局限，促進檔案資源共享的真正實現，但仍有許多不足。

（一）領導重視小夠，檔案信息質量偏低

鑒于我國政治經濟管理體制問題，領導的重視程度不夠高，必然影響文書檔案工作。主要問題，諸如信息采集面不夠廣、信息完整性不夠高陷，數據庫規模性不夠大，標準化程度不夠高，實用性還不夠強。

（二）網絡建設的標準化水平不高

因為文書檔案管理信息網絡平臺發展的系統性不夠，加上各部門實力以及技術條件的差異，使各文書網絡平臺建設中硬件設備的差異，水平各不相同；軟件功能比較純粹、標準化程度不高，數據完整性不強。

（三）體制機制障礙，資源共享性差

在現行管理體制和運行之下，各文書檔案管理部門形成了各自為政、分管的體系，均自我自由發展，渴望自給自足，這在一定程度上降低了檔案網絡對文書與社會的溝通平臺作用，大大降低了檔案網絡化的效能。

四、結語

文書檔案管理信息網絡平臺建設是一項非常重要而富有挑戰性的工作，需要文書檔案管理部門、其他所有部門，甚至整個社會共同努力。

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