淺析縣級(jí)檔案信息化管理存在的問題與對策

宋啟紅

（方正縣檔案局 黑龍江 方正 150800）

淺析縣級(jí)檔案信息化管理存在的問題與對策

宋啟紅

（方正縣檔案局 黑龍江 方正 150800）

檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理模式，其依靠計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大計(jì)算能力，可以快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)地整合、分析、極交提高全縣檔案管理的效率，而且還可以通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行資源共享，對于檔案的長期發(fā)展有著巨大的作用。就目前情況來看，縣級(jí)檔案信息化建設(shè)不存在很多問題，比如檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后、檔案信息化人才隊(duì)伍亟待培養(yǎng)、檔案資源共享觀念淡薄等，這些問題直接影響到全縣檔案信息化建設(shè)的步伐。為了改善這些問題，筆者對檔案信息化建設(shè)過程中常見的問題進(jìn)行了分析，并找準(zhǔn)了問題的解決對策。

一、檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題

1.檔案信息化專項(xiàng)資金不足。自2011年起，近4年，方正縣檔案信息化每年平均投入資金5萬元，采取外包的形式對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，由于資金有限，這直接使得全縣檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。

2.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后。當(dāng)前縣級(jí)檔案管理工作存在的一個(gè)問題就是檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后，雖然多數(shù)單位均已安裝使用泰坦2000檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)版本陳舊，功能單一，在當(dāng)前信息量突飛猛漲的條件下已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的需要，亟待研發(fā)更新新型的檔案管理系統(tǒng)。另外，截止目前，我縣仍然沒有建立起全國統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)站平臺(tái)，也沒有構(gòu)建起大規(guī)模的國家檔案數(shù)據(jù)庫，這些現(xiàn)實(shí)情況就使得檔案管理工作暫時(shí)仍無法為社會(huì)提供隨時(shí)隨地的檔案信息查詢、保存、提取等服務(wù)，這也成為制約檔案信息化管理的一大障礙。

3.檔案信息化人才隊(duì)伍亟待培養(yǎng)。人才是發(fā)展的基礎(chǔ)和后備力量，對于檔案的信息化工作來說也不例外。當(dāng)前檔案信息化管理工作面臨的另—個(gè)現(xiàn)實(shí)即國內(nèi)的檔案信息化人才資源與國內(nèi)的檔案信息化建設(shè)及工作需求的矛盾十分嚴(yán)重，即專業(yè)的檔案管理人才無法滿足檔案信息化管理工作的缺口和需要，專業(yè)人才隊(duì)伍亟待發(fā)展壯大。檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低這一現(xiàn)實(shí)與技術(shù)型人才嚴(yán)重缺乏、“中間性”人才缺失、人才引入及激勵(lì)政策有待完善等方面原因都有著密切關(guān)系，也是人才培養(yǎng)的癥結(jié)所在。

4.檔案資源整合觀念淡薄。在檔案管理工作中，我國傳統(tǒng)的一些思想和理念一直或多或少地影響著當(dāng)前的檔案管理工作。如，在管理工作中，檔案館藏一直是衡量檔案館規(guī)模和地位的重要指標(biāo)，這就造成一些檔案管理部門片面的追求自我實(shí)體擁有量，但在獲得自我實(shí)體擁有量的同時(shí)卻往往忽視如何將自我主體擁有的館藏與整個(gè)社會(huì)信息體系相結(jié)合并共享，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用，這一現(xiàn)實(shí)也成為當(dāng)前檔案管理工作的一大問題。

二、當(dāng)前檔案信息化管理的對策

1.提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃。首先必須在思想上允分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性。積極學(xué)習(xí)和順應(yīng)檔案信息化管理工作的知識(shí)和要求，為做好檔案信息化管理工作打好基礎(chǔ)：其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案信息化管理工作的工作量較大，要積極做好相關(guān)情況的調(diào)查，包括檔案類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況制訂檔案信息化的科學(xué)規(guī)劃，包括硬件設(shè)施的購置計(jì)劃和軟件研發(fā)的長期規(guī)劃，使其有較強(qiáng)的資金支撐能力和擴(kuò)展能力。

2.做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要對檔案管理工作的流程、流轉(zhuǎn)過程、封存、納入數(shù)據(jù)庫等整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行妥善、全面的質(zhì)量控制和質(zhì)量檢查，保證數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確、安全。具體來說，質(zhì)量控制應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容。一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。保持?jǐn)?shù)字化檔案原件的完整性、有序性；二是做好檔案資料數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，如圖像質(zhì)量檢查等；三是數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。如通過系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案文件資料進(jìn)行聯(lián)接比對等，這些方面都需要引起從業(yè)人員的高度重視，把握其中的每個(gè)細(xì)節(jié)，做好工作。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。針對檔案信息化管理人才隊(duì)伍不能滿足工作需要的現(xiàn)實(shí)情況，一方面要加大相關(guān)專業(yè)的人才培養(yǎng)力度，不斷增加具有專業(yè)知識(shí)和較高業(yè)務(wù)能力的人才數(shù)量，另一方面要有計(jì)劃的定期對現(xiàn)有從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使現(xiàn)有從業(yè)人員接觸新時(shí)期的檔案信息化管理工作要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，更好的適應(yīng)工作。

4.整合專業(yè)檔案目錄資源。對于當(dāng)前的檔案管理工作來說，面對大量的信息資源，如何幫助查閱者快速、便捷的查詢關(guān)鍵信息是各大檔案管理單位必須面對和解決的問題。因此，檔案的目錄資源整合也逐漸成為檔案管理工作的轉(zhuǎn)變趨勢，比如將檔案按照行業(yè).類別區(qū)分為城建檔案、房產(chǎn)檔案、信用檔案、人事檔案等，這都使檔案查詢得到極大便捷。不難看出，在今后的檔案管理工作中，不斷豐富和完善檔案目錄資源分類規(guī)整將成為必然選擇和趨勢。