勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的探索

張秀坤

（哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的探索

張秀坤

（哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

我國的人事檔案管理是經(jīng)過長期的經(jīng)驗(yàn)積累而形成的，對(duì)社會(huì)成員的原始資料進(jìn)行收集，其中對(duì)人們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及社會(huì)經(jīng)歷、家庭情況等進(jìn)行了詳細(xì)的記載，是人事管理工作中十分重要的組成部分。。本文中對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要性及具體措施進(jìn)行了詳細(xì)分析及論述。

人事；檔案管理；現(xiàn)代化

現(xiàn)代社會(huì)的各項(xiàng)工作都在不斷的追求高效性，勞動(dòng)人事檔案管理工作也不會(huì)例外，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)勞動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化管理，就要將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等融入到勞動(dòng)人事檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的現(xiàn)代化收集、歸檔及整理等，在進(jìn)行人事檔案調(diào)用時(shí)也能夠迅速的查詢并找出，從而有效的提高人事檔案管理工作效率及質(zhì)量，降低人事檔案管理工作失誤率。實(shí)現(xiàn)對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化，可以更好的促進(jìn)我國人事管理工作的發(fā)展及變革，加快勞動(dòng)人事檔案管理轉(zhuǎn)型，并為人事管理工作注入了新的管理理念，對(duì)于從事于人事檔案管理工作的人員來說，也更加有利于其個(gè)人素質(zhì)的提高及工作技術(shù)的優(yōu)化，這也是未來社會(huì)勞動(dòng)人事檔案得的必然發(fā)展方向。

一、人事檔案管理的現(xiàn)代化是形勢(shì)發(fā)展所要求的

現(xiàn)代社會(huì)以飛快的速度發(fā)展著，相對(duì)應(yīng)的就需要更為高效的管理模式及方法來銜接，而勞動(dòng)人事檔案是我國社會(huì)人才管理的重要形式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效化是未來人事檔案管理工作的主流發(fā)展趨勢(shì)，也是新形勢(shì)下的必然選擇。

（一）人事檔案管理的現(xiàn)代化是科技發(fā)展的動(dòng)力因素

在建設(shè)和管理兩個(gè)方面，隨著科技發(fā)展的日新月異，在當(dāng)今社會(huì)的很多領(lǐng)域都將高科技的管理工具以及手段運(yùn)用到其中，這樣能夠使生產(chǎn)力得到極大的解放，相應(yīng)也能使生產(chǎn)效率得到了提高。人事檔案工作是人事管理工作的重中之重，也應(yīng)該有著相應(yīng)的社會(huì)化的內(nèi)涵。信息技術(shù)的傳播也在相應(yīng)地帶動(dòng)起來檔案的管理方式，手法以及管理方面的思想和組織上的新的變革。

（二）人事檔案管理是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)

隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)的專業(yè)化轉(zhuǎn)變以及現(xiàn)代化的水平的巨大力量也逐漸顯露出來，而作為管理工作，也應(yīng)該相應(yīng)提高水平來與之相適應(yīng)。而人事檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，直接決定了人事檔案管理來源的普遍的特征，內(nèi)容的多樣性以及結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。

（三）人事檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟(jì)效益得以提升的關(guān)鍵因素之一

多年以來，我國的人事檔案管理辦法還是處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體的階段，并不是十分符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求，沒有將人才資源有效的利用起來，并沒有起到勞動(dòng)人事檔案的真正作用。而我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)要求不斷的發(fā)展，這就需人足夠的人才隊(duì)伍來做為支撐，因此提高人事檔案的利用率是提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的必然前提。勞動(dòng)人員檔案管理工作可以有效的實(shí)現(xiàn)人才檔案的全面了解，并對(duì)人才的選拔、聘用等提供最基礎(chǔ)的參考，同時(shí)也可以為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)部門的人員選調(diào)等提供原始參考依據(jù)等，故對(duì)人事檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)十分的必要。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的措施

（一）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理

電子檔案比紙質(zhì)檔案管理起來更容易，而且一個(gè)最大的特點(diǎn)就是能用最小的空間存放最大量的信息，電子檔案館能夠完成很多紙質(zhì)檔案無法或者短時(shí)間內(nèi)無法完成的工作。因此，建議單位盡快將計(jì)算機(jī)引進(jìn)到檔案管理中，也建議國家盡快完善相關(guān)方面的法律法規(guī)。在全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)電子檔案之前，單位檔案部門要采用現(xiàn)代手段掃描等方式將以前紙質(zhì)的材料電子化，收集整理這些材料，完成電子檔案和紙質(zhì)檔案同步保管。電子檔案里不可缺少圖片、音頻、視頻等信息，還要包括人事記錄，為人才技能數(shù)據(jù)庫的建立和完善提供信息支持。

（二）健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度需要結(jié)合單位實(shí)際人事檔案管理情況和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需求情況，進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，狠抓落實(shí)。人事檔案管理人員要及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，并及時(shí)進(jìn)行科學(xué)合理的處理，對(duì)手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進(jìn)行補(bǔ)辦和完善，確保材料的完整和準(zhǔn)確。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理時(shí)，通常要遵循相關(guān)的政策及業(yè)務(wù)流程開展工作，該工作的性質(zhì)具有保密性及服務(wù)性，各檔案管理機(jī)構(gòu)及單位的人事管理部門中的工作人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，且態(tài)度端正，思想政治素質(zhì)過硬，這就需要對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的提高。與此同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，要涉及到相關(guān)技術(shù)操作的使用，這就要求檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并有一定的操作基礎(chǔ)，且在工作中不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，各單位也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)及教育，從而全面的提高勞動(dòng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）提高人事檔案利用率

單位要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要充分利用計(jì)算機(jī)，建立和完善人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫信息的動(dòng)態(tài)化。編制檔案檢索帳、案卷目錄、總目錄、分目錄、專題目錄等檢索關(guān)鍵詞。

三、結(jié)語

綜上所述，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)要想實(shí)現(xiàn)不間斷的發(fā)展，需要大量的不同類型的人才，而要想更好的發(fā)揮出人才的能力及潛質(zhì)，并實(shí)現(xiàn)人才的科學(xué)管理，這是人事管理工作的機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，要想更好的完成勞動(dòng)人事檔案的管理工作，就要在管理方式及方法上進(jìn)行不斷的創(chuàng)新及優(yōu)化，如對(duì)勞動(dòng)人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，將各種新的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中來，可以實(shí)現(xiàn)人事管理方式的全新轉(zhuǎn)變，避免工作失誤的發(fā)生率，提高勞動(dòng)人事檔案管理的工作效率，從而使我國的勞動(dòng)人事檔案管理工作向著更加先進(jìn)、穩(wěn)定的方向發(fā)展。

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