檔案館、圖書(shū)館和博物館的館際合作研究

毛文婷

（浙江大學(xué)檔案館 浙江 杭州 310028）

檔案館、圖書(shū)館和博物館的館際合作研究

毛文婷

（浙江大學(xué)檔案館 浙江 杭州 310028）

自上世紀(jì)末開(kāi)始，歐美許多國(guó)家的檔案館、圖書(shū)館和博物館進(jìn)行館際合作的趨勢(shì)越演越烈。這三個(gè)機(jī)構(gòu)雖然各自保管的內(nèi)容不同，服務(wù)公眾的方式也不同，但作為文化、教育載體的功能相近。本文介紹了三館跨機(jī)構(gòu)合作的國(guó)際背景，并對(duì)建立館際合作的必要性和出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討，并提供了幾點(diǎn)建議。

檔案館；圖書(shū)館；博物館；際合作

自上世紀(jì)末開(kāi)始，歐美許多國(guó)家的檔案館、圖書(shū)館和博物館進(jìn)行館際合作的趨勢(shì)越演越烈。檔案館負(fù)責(zé)收集、編目和保管檔案資料，并在公眾需要利用檔案時(shí)提供服務(wù)；圖書(shū)館收集、系統(tǒng)整理和科學(xué)管理圖書(shū)文獻(xiàn)，除了提供實(shí)體借閱外，也大量開(kāi)發(fā)數(shù)字化信息資源供人參考；博物館收集、保存和陳列有關(guān)藝術(shù)、科學(xué)、考古以及民俗等器物藏品并向公眾開(kāi)放展示。雖然三者作為載體保管的內(nèi)容有所差異，提供給公眾使用的方式也不同，但從功能上看都屬于保護(hù)和傳承世界文化歷史遺產(chǎn)、推動(dòng)學(xué)術(shù)研究和社會(huì)教育的文化機(jī)構(gòu)，三館館際合作有助于推動(dòng)各項(xiàng)文化推廣、教育普及活動(dòng)，從而維護(hù)、傳承我國(guó)珍貴歷史文化遺產(chǎn)，減少不必要的資源浪費(fèi)，并滿足社會(huì)公眾日益多元的需求，提供更為便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、國(guó)外檔案館、圖書(shū)館和博物館的合作趨勢(shì)

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)的普及，傳統(tǒng)的資料提供模式已經(jīng)不能滿足廣大使用者的需求，越來(lái)越多用戶希望出現(xiàn)一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，在搜索自己需要的資料時(shí)可以同時(shí)獲取來(lái)自不同機(jī)構(gòu)的內(nèi)容。目前國(guó)外許多國(guó)家在加強(qiáng)檔案館、圖書(shū)館和博物館合作的道路上已經(jīng)邁出一大步。

美國(guó)很早意識(shí)到三館合作的重要性，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)David Ferriero曾在一次會(huì)議中表示“圖書(shū)館、博物館、檔案館作為人類(lèi)社會(huì)文化資源的收藏單位，本身有著共同的工作目標(biāo)：保護(hù)信息、收集信息、讓信息得到應(yīng)用”。(1)三館合作的關(guān)鍵是深入了解使用者的需求后，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)信息共享。因此在這些文化機(jī)構(gòu)任職的工作人員必須努力適應(yīng)現(xiàn)在這個(gè)高速發(fā)展的信息社會(huì)，積極合作與分享，提供可以滿足需求越來(lái)越多元的新一代用戶的優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)。為此國(guó)家早于1996年立法，之后美國(guó)政府以及各個(gè)州政府紛紛撥款為加強(qiáng)三館合作的項(xiàng)目提供資金，如美國(guó)圖書(shū)館博物館服務(wù)協(xié)會(huì)和美國(guó)人文學(xué)科捐贈(zèng)基金會(huì)聯(lián)合設(shè)立的基金就專(zhuān)門(mén)規(guī)定所有申請(qǐng)?jiān)摶鸬捻?xiàng)目組必須有圖書(shū)館、博物館、檔案館中任何一個(gè)館作為其小組核心成員，每個(gè)項(xiàng)目可得到5—35萬(wàn)美元的資金支持，基金會(huì)希望選出的項(xiàng)目組能夠成為檔案館、圖書(shū)館、博物館以及其它文化機(jī)構(gòu)合作的代表，進(jìn)而在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。此外，科羅拉多州的丹佛市公共圖書(shū)館、丹佛市藝術(shù)博物館和科羅拉多州檔案館也曾以美國(guó)西部歷史為主題展開(kāi)合作，集中三所機(jī)構(gòu)的珍藏在多地聯(lián)合展出。

英國(guó)于2000年成立博物館、圖書(shū)館和檔案館歷史會(huì)，其宗旨是“提供戰(zhàn)略指導(dǎo)、推動(dòng)交流；成為權(quán)威的倡導(dǎo)者和行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者；建立最好的范例，讓三館為越來(lái)越多的英國(guó)公民提供高質(zhì)量的實(shí)踐活動(dòng)，豐富公民的生活”(2)。它鼓勵(lì)創(chuàng)新項(xiàng)目，投入資金開(kāi)發(fā)各類(lèi)在線數(shù)據(jù)庫(kù)，為多元化需求的用戶提供服務(wù)，其中一個(gè)對(duì)外開(kāi)放的數(shù)據(jù)平臺(tái)集中展示了超過(guò)6000件分別來(lái)自英國(guó)檔案館、圖書(shū)館和博物館的珍品。英國(guó)沃里克郡移動(dòng)圖書(shū)館與英國(guó)可移動(dòng)文物項(xiàng)目組合作，只要是該郡移動(dòng)圖書(shū)館的用戶都可以在線觀看國(guó)家博物館內(nèi)的藏品和檔案館里的文獻(xiàn)資料。這項(xiàng)活動(dòng)廣受歡迎，非常成功地讓之前沒(méi)有機(jī)會(huì)接觸的鄉(xiāng)村居民也能深入了解博物館展覽和檔案查詢服務(wù)，培養(yǎng)他們的興趣，為檔案館和博物館帶來(lái)新的用戶。

其它各國(guó)也都有三館整合的成功例子，如加拿大合并原有的國(guó)家圖書(shū)館和國(guó)家檔案館成立新的綜合管理機(jī)構(gòu)，以便集中所有資源更好提供服務(wù)；德國(guó)建立圖書(shū)館、檔案館和博物館門(mén)戶網(wǎng)站；丹麥多家檔案館、圖書(shū)館和博物館聯(lián)合開(kāi)發(fā)綜合型在線數(shù)據(jù)庫(kù)“北日德蘭半島文化歷史數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目”，檢索超過(guò)10萬(wàn)條，方便用戶在線搜索各館圖書(shū)、藏品和檔案歷史文獻(xiàn)；2012年新加坡國(guó)家檔案館并入國(guó)家圖書(shū)館管理局，進(jìn)一步完成新加坡國(guó)家檔案、圖書(shū)和博物館館藏資源整合。

二、建立三館館際合作的必要性

首先，更好滿足越來(lái)越多元的用戶需求。目前國(guó)內(nèi)的檔案館、圖書(shū)館和博物館都相對(duì)獨(dú)立，彼此缺少聯(lián)系，各自采用的整理編目方式、數(shù)據(jù)系統(tǒng)也有很大差異。館藏資源分散在不同機(jī)構(gòu)，用戶必須耗費(fèi)大量時(shí)間和精力在信息搜索上。然而這是一個(gè)講求效率、以用戶體驗(yàn)為導(dǎo)向的大數(shù)據(jù)時(shí)代，新一代習(xí)慣快速搜索、有著多元化需求的用戶群希望打破機(jī)構(gòu)限制，能夠通過(guò)一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)最大程度地獲取和利用自己需要的資料線索。同時(shí)，正如上文提到的諸多國(guó)外成功的例子，檔案館、圖書(shū)館和博物館只有進(jìn)行資源整合，檔案館的檔案史料、圖書(shū)館的書(shū)刊目錄和博物館的藏品信息集中在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)展示，減少用戶搜尋的時(shí)間，更積極主動(dòng)地提供各種便利服務(wù)，才能吸引更多潛在用戶，擴(kuò)大文化機(jī)構(gòu)的影響力。

其次，有利于減少不必要的資源浪費(fèi)、彌補(bǔ)信息缺漏的問(wèn)題。我國(guó)圖書(shū)館、博物館和檔案館各自分工明確，信息交流并不頻繁，三館的館藏領(lǐng)域又有一部分重合，常出現(xiàn)因溝通不及時(shí)造成同一件物品被三個(gè)機(jī)構(gòu)以不同命名方式重復(fù)收集的情況，導(dǎo)致人力、時(shí)間上的資源浪費(fèi)。另一種情況是三方交流不夠，情報(bào)覆蓋不全面，信息時(shí)有缺漏。因此三館共同制定館藏發(fā)展的方向和政策，三者分工合作，減少不必要的重復(fù)工作，同時(shí)彌補(bǔ)之前情報(bào)有所不足的部分，推動(dòng)館藏資源的建設(shè)、開(kāi)發(fā)和利用。

最后，有助于保護(hù)和傳承我國(guó)文化遺產(chǎn)。檔案館、圖書(shū)館和博物館本質(zhì)上都具有保護(hù)、研究、教育和傳承人類(lèi)文化遺產(chǎn)的社會(huì)功能。作為社會(huì)中重要的公共文化機(jī)構(gòu)，三館都有責(zé)任盡可能地引導(dǎo)公眾關(guān)注、學(xué)習(xí)本國(guó)的重要文化資源。目前中國(guó)第一歷史檔案館聯(lián)合中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館和國(guó)家博物館，開(kāi)展古籍修復(fù)、挖掘收集各地歷史文化遺產(chǎn)和民俗傳承、對(duì)各館館藏資源進(jìn)行系統(tǒng)地整理編目和主題展覽等項(xiàng)目，對(duì)于保護(hù)我國(guó)珍貴文化遺產(chǎn)、展現(xiàn)中華文明的輝煌歷史和帶動(dòng)文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)步都有積極意義。

三、館際合作中出現(xiàn)的問(wèn)題和建議

1.提供全盤(pán)的政策支持

相較于積極對(duì)公眾開(kāi)放的圖書(shū)館和博物館，檔案館有其特殊性，更重視保護(hù)檔案資料的完整和安全。大部分檔案資源來(lái)源于各黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人信息，涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)利益或個(gè)人隱私，不宜全部對(duì)外開(kāi)放。如果將全部資料放上網(wǎng)，將引起嚴(yán)重的道德乃至法律問(wèn)題。目前我國(guó)檔案和圖書(shū)、博物館等文化機(jī)構(gòu)還只限于基層往來(lái)交流，需要更高層次就哪些資源可以公開(kāi)作出決定，在不損害國(guó)家利益和個(gè)人信息安全的前提下最大程度提供給用戶所需服務(wù)。所以整合檔案館、圖書(shū)館和博物館若缺少全盤(pán)規(guī)劃只會(huì)變成一盤(pán)散沙，政府部門(mén)負(fù)責(zé)提供發(fā)展方針和政策指導(dǎo)，并制定相應(yīng)法規(guī)制度進(jìn)行約束，三館在開(kāi)展跨機(jī)構(gòu)合作時(shí)應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃并形成可行的合作協(xié)議，并依照協(xié)議完成項(xiàng)目。

2.統(tǒng)一各館藏資源的錄入標(biāo)準(zhǔn)

雖然檔案館、圖書(shū)館、博物館的工作流程相近，都必須“收集、加工和整理有關(guān)的文獻(xiàn)，進(jìn)行開(kāi)發(fā)傳遞，向社會(huì)提供信息服務(wù)；在信息的輸入、加工、存儲(chǔ)、輸出等工作中，都要經(jīng)過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、編目、組織目錄等環(huán)節(jié)”[1]，但在編目錄入的時(shí)候采用的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。這就對(duì)構(gòu)建一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)一站式搜索的綜合性數(shù)據(jù)平臺(tái)造成阻礙，大大增加了搜索難度，使得用戶無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)獲取自己需要的信息。如何將分散的館藏資源成功整合，將各個(gè)館的數(shù)據(jù)庫(kù)有機(jī)聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)三館館藏共建和共享，成為檔案館、圖書(shū)館和博物館跨機(jī)構(gòu)合作需要解決的一個(gè)難題。因此，制定統(tǒng)一的描述標(biāo)準(zhǔn)有助于完善館藏信息的關(guān)聯(lián)，各館的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄所收集的資源時(shí)都應(yīng)采用統(tǒng)一的錄入格式，才能為使用者提供最優(yōu)質(zhì)、最快捷的服務(wù)。

3、招募和培養(yǎng)具備跨機(jī)構(gòu)合作能力的綜合性人才

綜合性數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建十分復(fù)雜，需要大量跨專(zhuān)業(yè)人才，涉及檔案學(xué)、圖書(shū)館學(xué)和博物館學(xué)等，同時(shí)還需要精通計(jì)算機(jī)編程、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。然而目前國(guó)內(nèi)各檔案館、圖書(shū)館和博物館內(nèi)部人員的崗位流動(dòng)并不多，往往只掌握了自己從事的那部分工作，對(duì)本單位的其余部門(mén)乃至另外兩館的工作流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容并不熟悉，因此招募和培養(yǎng)跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的綜合性人才就變得極為關(guān)鍵。三館館際合作應(yīng)該針對(duì)館員聯(lián)合開(kāi)設(shè)一些再教育的課程，提供一系列有助于培養(yǎng)復(fù)合型人才的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，增進(jìn)三館之間的館際交流，從而推動(dòng)建立一支了解各館實(shí)際工作情況、具備跨學(xué)科知識(shí)的人才隊(duì)伍，并最終服務(wù)于三館館藏資源的整合和綜合性數(shù)字化平臺(tái)項(xiàng)目的完成。

注釋?zhuān)?/p>

(1)韓文靚.圖博檔數(shù)字化服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)研究[D].第3頁(yè).南京大學(xué),2013

(2)肖希明鄭燃.國(guó)外圖書(shū)館、檔案館和博物館數(shù)字資源整合研究進(jìn)展[J].第32頁(yè).中國(guó)圖書(shū)館學(xué)報(bào),2012(3)

[1]韓文靚.圖博檔數(shù)字化服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)研究[D].南京大學(xué),2013