檔案管理信息化建設的問題與對策

摘 要：伴隨信息技術的不斷發展，信息化建設逐漸受到人們的重視，為提高事業單位檔案管理效率，實現檔案信息的高效利用，檔案管理信息化建設正在如火如荼的進行中。然而，受某些因素影響，檔案管理信息化建設仍存在一定的問題，本文以某事業單位的檔案信息化建設為例，探討促進檔案管理信息化建設的有效對策。

關鍵詞：信息化建設；檔案管理；事業單位；問題與對策

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.23.185

0 引言

隨著科技水平的不斷提升，信息技術得到了空前發展，加之各種信息系統的不斷推陳出新，為事業單位的檔案管理創造了良好的條件，有利于檔案管理信息化建設的實現。但是，由于受到某些因素制約，檔案管理信息化建設還面臨一定的問題，亟需探討有效的解決對策，促進檔案管理信息化建設的進一步發展。

1 檔案管理信息化建設概述

1.1 檔案管理信息化的概念內涵

新時期，信息技術已逐漸滲入到社會各個領域，促進了各行業的快速發展，同時對于事業單位而言，也帶來了全新的管理方式和手段，提高了各項管理工作的實際效率。檔案管理信息化就是充分利用信息技術，借助多種現代信息設備，在相關部門的統一規劃下，實現對檔案信息的高效利用，為所在單位及社會提供高質量的服務[1]。

1.2 檔案管理信息化建設的主要任務

信息化建設過程較為復雜，需要經過長期的探索不斷的發展和完善，進行檔案管理信息化建設時，需要制定相應的建設目標，有針對性的開展建設工作，當前檔案管理信息化建設的主要內容主要包含如下幾個方面：第一，實現檔案信息的電子化管理，改變傳統的紙質檔案管理方式，充分利用信息技術實現館藏檔案的數字化。第二，加強對各種應用軟件的開發和應用，借助網絡基礎，實現檔案信息的資源共享。第三，制定相應的檔案管理制度，規范信息化建設中各項事宜，確保信息化建設的順利推行。

1.3 檔案管理息化建設的重要性

檔案管理工作關系著單位人事錄用情況，檔案管理一直是事業單位較為重視的工作，然而傳統的檔案管理方式，不僅需要耗費較多的管理資金，同時管理人員面臨巨大的壓力，勞動強度大而工作效率低。自進入數字化時代之后，進行檔案管理信息化建設，借助信息化管理軟件，紙質材料不再是檔案信息的唯一載體，檔案信息多由電子文件進行保管，檔案信息錄入后，現代信息軟件能夠實現自動化管理，不僅為事業單位檔案管理工作節省了大量的人力、物力、財力，更顯著提高了檔案管理效率。

2 當前檔案管理信息化面臨的主要困境

（1）管理人員的信息技術水平不高。檔案管理進行信息化建設，需要具有高素質的信息技術人才作支撐，如果管理人員對信息技術沒有足夠的了解，在信息化建設過程中勢必會阻礙管理工作的順利進行。但是，事業單位的檔案管理一直是由老同志負責，由于他們年齡偏大，學習能力和學習動力有所降低，對現代信息技術的掌握少之又少，其信息技術水平不高，對信息化建設有著一定的阻礙[2]。

（2）檔案管理人員的思想陳舊。受到傳統管理理念的影響，檔案管理人員將管理工作誤認為保管工作，認為只要做好重要資料的保存，對檔案信息保密就是認真負責的表現，缺乏現代管理理念和服務理念。正是由于管理人員的思想陳舊，在進行檔案管理信息化建設時，因一直沿用傳統管理理念而帶來了各種各樣的問題，直接影響了檔案管理信息化的建設進程。

（3）現代信息設備落后。現代信息設備是信息化建設的基礎，只有配備完善的軟硬件設施，才能保證信息化建設的順利開展，但是由于事業單位檔案管理資金不足，相應的設備配置受到阻礙，沒有完善的現代化管理設備，尤其是安全設備不足，導致電腦病毒橫行，威脅了檔案信息的安全。

3 促進檔案管理信息化建設的有效對策

（1）改變管理人員觀念。伴隨時代的發展進步，管理人員應充分認識到信息化建設的重要性，改變傳統的管理觀念。首先，充分認識檔案管理工作，摒棄傳統的資料保存和保密觀點，逐漸接受現代化管理的服務理念。其次，為實現檔案管理的高效性，要加強學習意識，及時掌握先進的管理技術和信息技術。

（2）提高檔案管理人員技能水平。管理人員的綜合素質，將對信息化建設質量帶來直接影響，為保證信息化建設的順利進行，應提高管理人員的專業技能。第一，對于檔案管理的現有人員，要定期展開業務培訓活動，通過相關的業務培訓，增強管理人員的管理技能和信息技術能力，使其對現代管理技術能夠充分的掌握和運用。第二，采取一定的激勵措施，加強對現有管理人員的管理，使其積極主動的參與到檔案管理信息化建設中來，自主進行技能學習，提高管理技能。第三，結合單位的實際需要，招納高素質的信息化專業人才，為檔案管理信息化建設注入新鮮血液。

（3）建立健全安全管理制度。網絡條件為檔案管理的信息化建設提供了重要平臺，然而網絡環境的開放和共享，也為檔案管理信息化建設帶來了諸多安全隱患，建立健全安全管理制度，可為檔案管理提供重要的制度保障。一方面，要加強對管理人員的安全管理，提高其對檔案信息的安全保密意識。另一方面，規范各項管理操作，通過制度相應的信息化建設標準，加強信息化建設的安全管理[2]。

（4）完善信息設備建設。軟件和硬件設備的投入，是檔案管理信息化建設的基礎，單位的高層管理人員應從長遠考慮，對現代信息設備合理購買，對陳舊設備及時更新。完善的信息設備建設，既為信息化建設提供了良好的運行環境，同時也保證了檔案信息的安全，對檔案管理信息化建設具有顯著的促進作用。

4 結語

綜上所述，將現代信息技術應用于事業單位的檔案管理工作中，不僅能夠節省管理費用，同時有效提高了管理效率。但是，由于檔案管理信息化建設時間較短，當前還存在部分管理人員思想觀念落后，專業技能水平不高等現象，相關單位應針對現有問題，及時采取相關措施，從而保證檔案管理信息化建設的順利進行。

參考文獻：

[1]張靜.論檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].東方企業文化，2015（15）：56.

[2]吳亞平.高校檔案管理信息化建設的問題與對策[J].科教導刊（上旬刊），2015（03）：17-18.

[3]李曉麗.淺談醫院檔案管理信息化建設的問題與對策[J]. 河北企業，2014（03）：31.

作者簡介：馮凱（1969-），女，廣西玉林人，中專，助理館員，研究方向：檔案管理 。endprint