地勘單位科技檔案管理的幾個問題與解決思路

王俊波

摘 要：與一般的科技研究不同，地質(zhì)勘探科研項目的最終成果除部分實物資料（如巖心、巖屑等）外，主要的表現(xiàn)形式就是各類報告、數(shù)據(jù)和圖件，如剖面圖、測繪圖、探礦工程設計圖等。項目完成之后，接下來的工作就是將上述報告和圖件連同其他資料進行匯交并在單位進行歸檔。地質(zhì)科技資料的整理歸檔是項目末端的重要一環(huán)，問題復雜、煩瑣，本文試圖列出當前地勘單位科技檔案管理的幾個迫切問題與解決思路。

關鍵詞：地勘；科技；檔案管理

1 將資料歸檔真正納入到項目驗收的環(huán)節(jié)之中

地勘單位對于項目的申請、立項、審查和評審一般都很重視，認為這些關乎到經(jīng)濟效益。而對于評審結(jié)束之后的資料匯交和歸檔不重視，覺得項目通過驗收即已結(jié)束，匯交、歸檔是輔助性的工作。自2015年起，相關機構(gòu)對資料匯交越抓越緊，黑名單制及后續(xù)跟進的處罰措施使一些單位認識到資料匯交的重要性。但是，資料匯交收取的只是部分成果及原始資料。絕大多數(shù)資料仍然保存在各地勘單位，而地勘單位對此普遍不予重視，導致資料不及時交甚至不交，或者一些科技人員將最關鍵的技術資料占為已有，送交的是一般性文件。

要想讓各單位提高科技檔案管理的認識，就需參照《中國地質(zhì)調(diào)查局地質(zhì)調(diào)查項目成果報告評審與審查要求》中提出的項目申請評審應具備的條件之一就是“技術資料齊全，并已經(jīng)過全面綜合整理”。就是說，將項目資料先歸檔，再驗收。只有與驗收綁在一起，才能使各單位對地質(zhì)資料的歸檔真正重視起來。

2 將《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》應用到項目的過程管理之中

對于原始地質(zhì)資料的歸檔，各單位遵循的標準主要是中華人民共和國檔案行業(yè)標準《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》），該《規(guī)則》適用于科研項目結(jié)束之后（絕大部檔案資料已產(chǎn)生并定型）對技術資料的整理歸檔。而在科研進行的過程中，會有許多不確定性，資料歸檔甚至與項目管理產(chǎn)生交叉、矛盾。如果《規(guī)則》不能延伸到項目檔案的過程管理，對那些持續(xù)四五年七八個單位參加的重大項目，會對其本身的管理和驗收后進行資料的匯交帶來重大影響。

重大項目建檔的難點是分類。《規(guī)則》的分類比較粗，大項目的一個子項就可能細分出上百個細項。比如鉆探在《規(guī)范》中只是T類的一項——鉆探（井）資料，而實際工作中，一口鉆井的施工會有五六個單位參與，產(chǎn)生數(shù)十類地質(zhì)資料。這就直接影響到原始資料中“類別代字”和“件號”的確定。按《規(guī)范》的規(guī)定，各類測試圖件應為同一類，合同為同一類，實際上，這些圖件、報告、合同分別是不同單位產(chǎn)生的，他們直接對甲方負責，彼此之間保密。如果將其歸為一類，放在一起，就會擔心自己的資料在同行借閱檔案時泄密。因此，在項目實施中，每一個“件”應編兩個“件號”，一個是依據(jù)《規(guī)則》按類別編，一個是按檔案產(chǎn)生的部門編，將資料按產(chǎn)生部門單獨存放。待項目驗收后進行資料匯交時再按《規(guī)則》的分類“件號”進行篩選提取，會很方便。

3 建立檔案管理與項目研究的對接機制

地質(zhì)工作人員分散、野外時間長、專業(yè)性強，要求檔案工作人員完成知識性極強的地質(zhì)報告、圖件、數(shù)據(jù)庫的整理不現(xiàn)實。而且，只有課題組的技術人員才最了解科技項目的過程，掌握第一手資料。因此，科技檔案的立卷主要在項目組完成。但是，近幾年檔案的管理越來越規(guī)范，對于資料的數(shù)字化、電子文檔的命名、編碼等，年年都有新規(guī)范、新標準，這需要對科技文檔有著相當?shù)牧私獠⒔?jīng)過長期跟蹤、不斷積累才能做到。對此，應由項目負責人指定一人負責地質(zhì)資料的收集整理工作，把分散在地質(zhì)人員手中的材料集中保管，檔案室的工作人員根據(jù)新規(guī)則新要求，參與到項目的研發(fā)過程，對課題組的指定對接人員集中培訓1～2天，建立起檔案管理與科技項目研發(fā)的對接機制。

4 探索建立全國原始地質(zhì)資料目錄互聯(lián)互查平臺

按照目前的地勘資料檔案管理制度，匯交到全國各資料館的成果及原始地質(zhì)資料在整個項目產(chǎn)生的科技檔案總量中的占比是比較少的，因此，大量的地質(zhì)資料保存在各地勘單位的檔案室內(nèi)。實際上，科研項目的過程性和階段性成果資料是十分有價值的，因為這種資料更細致，更具有借鑒意義。如果能建立一個平臺，將各單位保存的地質(zhì)資料目錄進行共享，實現(xiàn)目錄的互聯(lián)互通互查，一旦需要某個文件，再與其保存單位聯(lián)系借閱事項，這將使各單位能了解更多的地質(zhì)科技檔案，以減少重復工作量，發(fā)揮檔案資料的最大經(jīng)濟與社會效益。

5 發(fā)揮科技檔案的內(nèi)部服務功能

現(xiàn)在很多單位在收交了科技項目的檔案資料之后，就將其鎖進了文件柜，處于封閉狀態(tài)，別人很難借閱。檔案的生命力主要體現(xiàn)在其服務作用的發(fā)揮上，科技檔案在不涉密或過了保密期后，應盡量公開。特別是在單位內(nèi)部，檔案室應及時公布館藏檔案目錄，常年開展檔案信息咨詢，讓科研人員了解館藏檔案的內(nèi)容、數(shù)量及獲得的方法；定期編輯出版科技檔案信息匯編。同時，盡量將科技檔案數(shù)字化，編制查閱軟件，建立網(wǎng)絡服務平臺。這樣就能提高科技檔案管理水平，拓寬科技檔案的利用途徑。

參考文獻：

[1]朱麗華，何云海.科技檔案開發(fā)利用實踐與探索[J].青海師范大學學報，2013（1）：89-93.endprint