淺談百萬冊圖書量圖書館搬遷工程的籌劃與實施

代俊波　張麗姝　劉洪明

摘要：由于圖書館發展規模的壯大，許多圖書館面臨著搬遷工作，我館的搬遷工作從計劃到實施充分進行了實地考察和論證，兼顧了文獻保護、順序嚴謹、實施可靠的原則。從搬遷的各個環節介紹了圖書館搬遷工作應注意的問題和解決問題的辦法，以期給其他即將開展搬遷工作的圖書館工作者提供一些經驗和幫助。

關鍵詞：圖書館；搬遷；圖書排架計算

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）17-0003-02

在高等院校教學水平評估工作的大力推動下，高校圖書館進入到前所未有的高速發展階段，搬遷工作成了很多圖書館短期的工作重點。自2006年起我校圖書館經歷了兩次大規模搬遷，第一次搬遷時間倉促、缺乏規劃、后期工作繁瑣，可謂漏洞百出；而第二次搬遷過程則從人員分組分工到協調工程進展，從館舍分布設計到物品擺放計算，從強電弱電布點到材料設備采購，從圖書下架打包到攢架排列調整，從門窗地面衛生到營造優雅氛圍，每一個搬遷的細節，每一個建設的方案都經過了全館上下集思廣益、細致推敲，進而齊心協力、有組織、有計劃地圓滿按期完成了搬遷工作任務。謹以此文分享搬遷的經驗，希望能為將來有搬遷工作的其他圖書館提供一點幫助。

一、館舍分布設計

1.樓層分布設計。搬遷的一個非常重要的工作就是樓層分布設計，期間解決了很多問題，如有中空地面的區域不可劃作自習區，因為中空下方的書庫在節假日等書庫閉館而自習區開放且無人管理時，會造成書庫存在安全隱患，讀者在中空部位可能直接給下層書庫帶來不必要的麻煩，如水、火、垃圾等都可能在書庫關閉期間“從天而降”。再如電子閱覽室最初設計在首層，但由于首層明亮通透，并沒有中心機房和維護間的位置，于是將其調整到了二層。每分布一次都用Photoshop軟件做出效果圖并由搬家工作領導小組的各成員共同討論，討論完再考察，再設計，再修改，多次推敲，反復論證。最后將書架、刊架、閱覽桌椅、電腦桌椅、玻璃隔斷、門禁、監控、強電、網絡、電話、以及后期的門牌標識，每個工作都采用這樣的方式進行設計，形成了各類圖紙幾百份。總之，在館舍分布時秉承的原則是首先確保人財物安全，其次便于讀者使用，再次保證部門工作的協調性，同時還要為圖書館工作保留一定的發展空間。

2.物品擺放計算。這主要是書架、刊架、閱覽桌椅及電子閱覽室計算機的擺放計算。首先通過圖紙和實地測量得到館舍各庫室的實際尺寸和布局，尤其是承重柱的位置。首先測量書架、刊架、閱覽桌椅、電腦桌椅的尺寸，擺放的舒適距離，期間我們走訪了兄弟院校的相關部門，對各類物品的樣式、材質、性能、價格、商家等進行了調研。接下來通過多次的計算、擺放、調整得到即美觀舒適、又適合場所分布的擺放布局和物品尺寸。如書架的擺放計算，由于我館適合做書庫的區域有限，既要把現有的流通書庫、樣本書庫、工具書庫安置得下，又要為以后圖書數量的增長留出足夠的空間；既要整齊美觀便于讀者查閱，又要兼顧承重柱的避讓，最后得出了書架分布圖，為如圖1所示的狀態，即流通每柱距間6排，共分3列，每列分別為5組6組和7組，遇承重立柱減掉一組。工具書庫和樣本書庫也以此原則進行計算。再如電子閱覽室電腦桌椅的擺放，這里除了要照顧到間距和舒適程度外還要考慮到網線的分布和隱藏，因此也經歷了如圖2的變化，經過修改電子閱覽室地面過道走線達到了線路最短、外觀最隱蔽的效果。由此得出計算結果，為設備采購提供了詳實的數據基礎，大大提高了新館建設進度。

3.圖書擺放的計算。圖書的擺放尤其是流通書庫圖書的擺放是搬遷過程中的一個難點問題，首先涉及到最基本的大類分布，單憑估算是不行的，這里我們使用了文獻系統數據與書庫實際情況相結合的方法。即在文獻集成管理系統中統計出各大類圖書的數量，先根據數量把22大類均勻化分到三個書庫，得到結論A；再到原有的四個書庫數出個大類圖書所占用的架位數，平均分成三等份后，得到結論B；最后將結論A和結論B綜合分析，可喜的是兩個結論基本一致，只是在J類的劃分上有個偏差，而J類的圖書又并不是特別多，最后就很容易地確定了大類分布。其次的問題是每架位存書數量，由于我館在搬家前有1千多包近5萬冊圖書尚未上架，而且新的密集書庫又要從原有在架的圖書中下架整理，因此不能簡單地從舊館平移到新館。想一次性達到每個架位保留2/3或一半的圖書更是不可能的，只能先將架位均勻地分配圖書，然后再下架一部分圖書到密集書庫，再把剩余的均勻架位。這就需要把圖書冊數、架位寬度、一組書架的容量都計算好。具體操作是這樣的：①在書庫實地測量，抽樣，計算出每組書架即6層1列書架的容量，從而計算出新書庫6層5列組書架排容量（A型）、6層6列組書架排容量（B型）、6層7列組書架排容量（C型），將每組書架排編成以該庫分類和順序命名的序號，如：第二書庫第一排為H1。②根據大類分配結果在系統中調出該書庫圖書總量。③將該書庫每冊圖書的索取號調出并順序排列。④把第3步中得到的順序按照第1步中得到的容量和書架分布圖排列到書架中去，并標記每組書架排上的起始圖書和末尾圖書的索取號。該起止索取號依據各書庫圖書數量的差異可略有調整，但必須均勻分給每個書庫的81排書架；該索取號作為打包編號的依據。例如第二書庫第一排書架的起始圖書索取號為H0/1，那么在打包時從H0/1的那捆書開始編號就標為H1-1，意思是H類第一排架上的第一捆書。⑤以此類推，可以在打包過程中標記出所有下架圖書在新館的架位。

二、緊張有序的搬遷過程

1.打包。在打包之前2個月向讀者發出通知，做到提前借還。打包的順序為過刊閱覽室、工具書庫、樣本書庫、流通書庫。由于圖書的序列性，打包工作均由圖書館員工來完成。搬遷工作領導小組根據年齡、性別、身高、健康狀況等將全體員工分成4組使用4臺打包機同時工作。男同志負責拆分書架并把側板、隔板、底板、頂蓋分類并整齊擺放在安全的位置。女同志分為下架、搬運、編號、打包、擺堆幾個工種，各司其職。依據編號原則為打捆圖書進行編號，按編號順序和類別擺成結實規則的方堆以便搬遷過程中裝箱。endprint

2.搬運。簡單搬運工作均由外雇人員來做，圖書館員工只進行規范的協調和監督。在以往的搬家過程中，由于搬運工人素質參差不齊，造成過不少物品的損壞或丟失，因此在本次搬家過程中，既在搬家協議中明確提出不得損壞或丟失物品，同時，也在搬運的各個環節指派館內員工進行監督協調和擺放指導。①搬運書架。為了讓工人能直接將圖書搬運上架，首先就要先把書架零件運進新館的指定位置。依據書架的類型和書架分布圖紙，將同種類的書架放在同一書庫。②裝箱。為了使打包成捆的圖書不在搬運過程中散開，并能較好地維持原有順序，我們要求搬家公司裝箱搬運，每箱可以裝4捆約合50本左右圖書。裝箱時由館員根據方堆順序指導工人裝箱。但因為有的工人走的快，有的慢，在裝車過程中箱的順序往往就被打亂了一些。但在下一步卻能調整過來。③上架。由于每捆書的編號上體現出了在新館的書架的排數，因此只要在新館書架的側板上事先貼上架排號，工人就會根據書捆上的編號直接上架，省去了館員后期相當大的上架工作量。而且因為一個架上的書捆一般不超過100包，所以在搬運過程中破壞的序號也能簡單調整過來。④搬運其他物品。在搬遷前已經將所有需要報廢的物品統一由我校設備處運走。其余物品包括計算機、機柜、打印機、文件柜、閱覽臺等約3000余個。所有的電子設備由技術部統一清點標注出處和用途。所有箱子、柜子、抽屜必須清空并鎖好、捆好，各類物品均由部門負責人裝紙箱并寫清楚裝箱內容。記錄本部門紙箱個數。聽從指揮，統一搬運。圖書館的百萬冊圖書、3000多組書架、近200臺電腦、1000多把椅子和各種辦公家具設備5000余件就這樣在10天的時間完成了從舊館到新館的搬運。

圖書館搬遷既是一項繁瑣沉重的工作，同時也給圖書館帶來了新的發展契機。通過搬遷既能對館內資源進行摸底式清點，更能為全體館員參與圖書館建設，了解圖書館全面業務提供寶貴的機會，是圖書館發展道路上重要的里程碑。

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