關(guān)于如何做好醫(yī)院人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/錫林郭勒盟醫(yī)院　單麗麗

關(guān)于如何做好醫(yī)院人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/錫林郭勒盟醫(yī)院單麗麗

【摘要】醫(yī)院人事檔案管理關(guān)系到醫(yī)院人事管理工作，同時(shí)也對醫(yī)院職員的個(gè)人職業(yè)發(fā)展有重要的幫助。本文從醫(yī)院人事檔案管理工作的常見問題入手，討論了做好醫(yī)院人事檔案管理工作的途徑，最后總結(jié)了醫(yī)院人事檔案管理工作效能提高的意義，希望能為醫(yī)院人事檔案工作的發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；檔案管理；思考

醫(yī)院人事檔案管理工作是對醫(yī)院人事、組織、勞資部門在培養(yǎng)、選拔和使用員工的一系列人事活動(dòng)的根本記錄的綜合總結(jié)和管理，對醫(yī)院人事工作的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員個(gè)人職業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理中的常見問題

（一）人事檔案管理工作范圍狹窄。醫(yī)院人事檔案管理工作雖然是針對醫(yī)院人事檔案資料的全面的、成系統(tǒng)的管理和利用，但是，目前大多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理還僅是做到對人事檔案進(jìn)行催交、分類和保存，很少有檔案管理工作能展現(xiàn)出對檔案的統(tǒng)計(jì)能力。

（二）人事檔案管理工作的方法刻板。盡管信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的十分迅速，但是，許多醫(yī)院在人事檔案管理工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用并不強(qiáng)。大多數(shù)醫(yī)院只重視以信息化方式提交的人事資料的信息化管理，并沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案整體的信息化進(jìn)程，這不僅導(dǎo)致人事檔案管理工作效率不高，還阻礙了檔案管理工作服務(wù)性的發(fā)揮。

二、做好醫(yī)院人事檔案管理工作的途徑

（一）深化人事檔案管理制度改革。醫(yī)院有必要進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先，醫(yī)院應(yīng)該就人事檔案的類型進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定，要求醫(yī)院各科室按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力；其次，醫(yī)院應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說明書，并對人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻(xiàn)不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的鼓勵(lì)。只有這樣從事人事檔案管理工作的醫(yī)院工作人員，才能主動(dòng)積極地去思考并探索人事檔案的應(yīng)用范圍、主動(dòng)去學(xué)習(xí)人事檔案管理的先進(jìn)知識，使人事檔案管理工作從單純的保存、管理和提取工作轉(zhuǎn)化成為分析、總結(jié)和提供建議等工作。

（二）建立數(shù)字化檔案管理工作模式。要使醫(yī)院人事檔案的應(yīng)用性更強(qiáng)并提高檔案工作的效率，就需要從檔案數(shù)字化建設(shè)入手。雖然目前大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)有部分檔案數(shù)字化行為，但是這遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的要求。如果能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案建立信息數(shù)據(jù)庫，將員工個(gè)人信息檔案以及醫(yī)院內(nèi)部可供交流的檔案進(jìn)行信息統(tǒng)一輸入，使醫(yī)護(hù)工作人員能夠通過登錄帳號密碼自主查詢檔案，那么人事檔案對員工和企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用就能夠完全發(fā)揮出來；如果醫(yī)院各部門能夠在進(jìn)行員工任用、派遣等一系列用人工作過程中，主動(dòng)將提交的檔案都專成信息形式，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案工作人員，工作人員便可以根據(jù)檔案內(nèi)容、格式等特征進(jìn)行快速歸類整理，不僅節(jié)省人工，還能有效提高工作速度。這不僅需要專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的員工進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)，還需要醫(yī)院全體員工和各科室、各部門的配合。因此建立數(shù)字化檔案管理的工作模式不僅是檔案管理部門的責(zé)任，也應(yīng)該受到全院上下的重視和支持。

（三）提高檔案工作人員的服務(wù)意識。提高檔案工作人員的服務(wù)意識，是提高醫(yī)院人事檔案工作效率、提高醫(yī)院人事檔案工作服務(wù)性質(zhì)的主要途徑。要實(shí)現(xiàn)這一變革目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)該從兩個(gè)方面進(jìn)行：一方面，應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率，使檔案工作人員對人事檔案的管理、保存和分析等工作更為得心應(yīng)手，使檔案工作所提供的資料更加準(zhǔn)確、服務(wù)更加多樣化；另一方面，醫(yī)院應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行。例如，根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的服務(wù)性發(fā)展目的，從高校招聘檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，使他們的專業(yè)素養(yǎng)和人事檔案工作的服務(wù)性質(zhì)結(jié)合起來，使他們發(fā)揮自身的創(chuàng)造性和年輕人的干勁，對醫(yī)院檔案人事檔案管理工作中有關(guān)于“檔案服務(wù)”的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的研究和創(chuàng)新。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作效能提高的意義

醫(yī)院人事檔案管理工作效能的提高不但能夠?yàn)獒t(yī)院人事發(fā)展服務(wù)，而且信息化檔案管理工作的推進(jìn)還能夠節(jié)約醫(yī)院人事檔案管理資源。一旦檔案管理工作能夠在服務(wù)性發(fā)揮方面取得創(chuàng)新性的進(jìn)展和成果，則意味著醫(yī)院人事檔案工作的意義得到了進(jìn)一步發(fā)展。

四、總結(jié)

醫(yī)院人事檔案管理工作對醫(yī)院人事工作的發(fā)展具有重要的影響作用，做好人事檔案管理應(yīng)該從檔案管理制度建立、信息化建設(shè)以及管理工作人員的服務(wù)意識提高三方面入手。相信通過一系列管理活動(dòng)的創(chuàng)新，醫(yī)院人事檔案管理必將為醫(yī)院發(fā)展起到應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張惠琴.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012(06).

[2]韓雪.淺析新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(09).

[3]鄭娜.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2010(05).