電算化會計信息系統的內部控制措施與方法

摘 要：隨著信息技術的大范圍深入應用，會計信息平臺已由傳統的手工會計核算模式發展為電算化會計信息時代。電算化會計信息平臺為企業帶來方便、高效的工作平臺，但是加強會計信息系統內部控制是此平臺得以高效運行的重要保證。

關鍵詞：電算化會計；信息系統；內部控制；措施；方法

一、電算化會計概述

1.電算化會計概念

電算化會計以會計與計算機學科為基礎，在實際實踐中發展而成的新興學科。目前該學科處于高速發展狀態下，理論知識尚未全面展現在人們面前，但可從已有的會計電算化實際實踐中能夠獲取整體理論輪廓。

2.電算化會計特征

（1）電算會計是信息經濟中的會計

在企業發展中，三大經濟支柱并非獨立存在的，而是形成大環境、大氣候，便是企業的信息化歷程。當企業的信息化水平較低時，電算化會計便處于核算層，處于相對較低的層次。

隨著企業信息化水平的日益提升，電算化會計也得以日益成熟，逐步轉變為核算層與管理層結合，最終轉變為核算層與管理層再加決策支持層相結合。

電算化會計是企業集成化信息平臺的基礎與核心，電算化會計的建設與發展無法脫離開企業集成化信息平臺的建設與發展。同樣地，企業集成化信息平臺建設與發展同樣離不開電算化會計的建設與發展，二者之間無法獨立存在。

（2）電算會計是管理、決策及戰略會計

在還沒有管理會計時，只有核算會計，會計更多地扮演著提供經濟數據的角色。而擁有了管理會計后，會計的管理職能得以有效發揮，但因管理會計中復雜的數據計算、統計處理，致使管理會計的推廣應用面臨較大的限制，而決策會計與戰略會計需要較為復雜的數學知識，致使會計方法只在小部分員工中應用，并且也只在極小部分企業中應用這些功能，明顯不利于決策戰略會計在推動社會生產力中的作用。而電算會計利用網絡技術，從供應鏈及營銷環節實時收集各種應用數據，及時地分析處理并反饋給對應德人員，能夠極大地改善管理效率。更為重要的是，基于電算化會計信息系統能夠實時獲取部分特殊信息，并根據管理需求進行信息處理從而控制整個經營過程。

（3）電算化會計內部控制目標

內部控制主要是為了確保企業經營業務平穩進行，確保資產安全完整、及時發現并分析處理問題，確保會計數據的真實性與完整性而推出的政策與流程。電算化會計信息系統內部控制主要有以下目標：

①維護企業資產安全和完整。任何企業均有自身的企業資產，若未加以有效的保養，則會產生資源浪費或貪污盜竊等問題，導致企業資產遭受損失。因而，建立完善的內部控制體系，采取必要的措施能夠避免資產流失。

②確保會計信息的準確、完整和可靠。會計數據是真實反饋企業經濟業務活動的數據基礎，包括各種會計報表等。會計數據必須真實準確，才能夠滿足企業外部相關單位的需求，才能夠吻合企業內部經營改善的需求。因而，完善內部控制體系，能夠確保會計數據的正確性，從而提升經營決策的準確性。

③開展各部門的工作業績考核與評價工作。在企業內部完善控制體系，明確管理職責，不僅僅有利于方案政策的有效執行，同樣有利于業績考核的高效開展。

④確保企業財務活動的合法性。按照企業經營目標，完善電算化會計信息系統內部控制體系，最終在于實現促進經營活動合理化，提升經濟效益的目的。

⑤確保企業財務業務開展的合法性。任何企業的財務業務都必須嚴格遵守國家相關法律法規的規定，而建立合理的內部控制制度能夠確保企業財務業務的合法性，能夠有效地規避企業內部各種違規作業現象產生。

二、電算化會計當前所存在的問題

1.兼容性不強

因大多數電算化信息系統屬于自行開發平臺，所應用的操作系統平臺及支撐軟件有所不同，所應用的數據庫也存在結構等方面的差異，并且不同個公司的代碼風格及編寫習慣有所不同，再加上軟件公司技術保密策略，不同軟件方間缺乏有效的交流與溝通，缺乏軟件行業內的有效協議，致使不同電算化會計信息系統缺乏有效的統一數據接口，導致難以在不同電算化會計平臺上實現數據共享。

2.會計電算化軟件功能不完善

在我國，大部分企業使用會計電算化軟件主要是為了記賬，使得軟件開發者忽視了對成本，預算等模塊的開發，且有些軟件的功能不能夠完全滿足目前企業的需求，軟件功能與企業的需求還有些差距。

3.數據安全性較差

對于企業來說，財務數據安全對于企業來說至關重要，但是目前大部分的財務會計軟件，都沒有很好的解決這個問題，他們只是對軟件的應用程序做了加密處理，但是對生成的財務數據沒有做到很好的保護，一但計算機受到網絡攻擊，數據安全性就會受到影響。

三、電算化會計對企業內部控制制度產生的影響

1.控制方式發生改變，由單一制度控制轉為程序控制和制度控制

在傳統的會計核算工作中，內控方式主要是指員工內部牽制制度。而進入電算化會計時代后，集中式處理會計日常作業，促使傳統的會計部門內控措施逐步取消，而隨著而來的信息化內控機制發揮著更為重要的作用。

伴隨著通信信息技術的持續高效發展，會計數據基于互聯網實時作業已成為可能，會計操作可以在互聯網的另一端快速化地完成日常操作。比如，傳統應該由工作人員現場處理的業務數據，現在可以在互聯網的另一端完成相關操作。而過去可能需要由多個部門根據初定的作業步驟，現在能夠由一個人集中作業。

2.控制對象發生改變

電算化會計信息平臺的快速、高效發展，對企業內控的控制對象產生了較大的影響。與傳統的會計作業模式相比，進入電算化會計信息平臺時代，控制對象發生了明顯的改變，由傳統的對人控制改變為對人、機協同控制的控制體系，內控的對象已轉變為信息處理方法及計算邏輯等等。

3.加大了控制舞弊、犯罪的難度

在傳統的會計作業模式中，常常會出現因操作員工工作疏忽或疲勞等原因而造成的無意錯誤。而進入電算化會計信息時代后，操作人員所維護的系統數據是否準確、信息平臺運行是否正常、服務器設備是否平穩運行是確保財務數據準確性的三大因素。假如三大因素中任一因素出現問題，就可能致使會計核算結果錯誤。

另外，在實際工作中，假如信息平臺所存儲的會計數據未受有效的控制機制導致易于被篡改。并且信息時代犯罪更具隱蔽性及危害性，電算化會計信息時代發現舞弊或犯罪的難度要明顯大于傳統的會計核算時代。所以，電算化會計信息平臺在一定程度上加大了及時有效發現、控制舞弊、犯罪行為的難度。

四、電算化會計信息系統的內部控制措施與方法

電算化會計信息平臺，給會計核算工作提供了更為簡便、更為高效的工作平臺，但是假如缺乏有效的平臺內部控制機制將致使會計信息平臺處于不可控狀態，給企業的正常運行帶來巨大的風險隱患。因而，采取有效的電算化會計信息系統內控機制及其重要。

1.優化會計管理組織機構設計

隨著電算化信息的高速發展，管理機構也得以相應的調整，比如員工崗位責任制等等。在電算化會計信息平臺內部控制工作中，逐步完善會計管理組織架構是常見的方式之一。在組織架構優化設計工作中，應該結合企業內部控制的實際需求，從最大化提升會計工作人員的工作技能為出發點，實現最大化的優化目標。

2.完善電算化會計程序的設計和操作控制

電算化會計信息平臺的研發務必滿足規范需求、所開發的會計信息平臺務必展開全面化、深入的調研分析工作，所設計的平臺開發方案必須與國家所頒布的相關規范要求相吻合。另外，所開發的會計信息平臺在實際應用前務必經過嚴格的內部測試及審批環節，會計信息平臺相關的開發文檔必須完整，確保電算化會計日常業務操作遵循會計作業準則，預防各種會計作弊、違規操作，保證會計業務數據的準確性。

3.加強數據的輸入、輸出和安全控制

企業會計電算化信息平臺日常操作，主要涉及到會計日常業務數據的維護、處理、整理、保存及報表輸出等相關工作。在這些日常操作中可能會存在數據風險的可能性，因而需要進行平臺在電算化信息平臺每個功能模塊實現時是否加入了相應的內控功能，并且評估所加入的內控功能是否能夠發揮相應的作用，并對一些可預見的潛在風險是否有相應的預防方案，對不可預見的風險是否有預留的處理時機等等，以確保電算化會計每一個工作環境中會計信息的正確性、有效性及完整性。

另外，在電算化會計工作中，信息平臺原始信息是經過人為預先符合及確認后維護至信息平臺內，所以會計信息平臺數據計算結果的準確性與基礎數據維護的正確性緊密相關。會計信息屬于企業的機密數據，假如發生數據泄露事件將給企業造成不必要的損失，而信息數據的可復制下又造成會計數據容易發生泄露而不被發現。因而企業電算化信息平臺不管是通過電子介質或紙質介質輸出均應該進行嚴格的管控，以免遭受數據盜取或修改。

4.加強制度建設，提升會計制度管理意識

單純的企業制度建設，假如未能夠得以高效地執行，就等同于制度的不復存在。因而，在實際內部控制中一方面應該提升制度建設力度的同時，應努力提升財務工作人員的制度意識，以提升制度的實際執行效果。完善的會計電算化制度，是企業電算化會計信息平臺得以平穩應用的基礎。所以，加強領導、組織與規劃工作，強化會計工作人員會計制度有關的培訓工作，不僅僅是企業財務信息化工作的要求，同樣也是企業電算化信息平臺是否能夠得以平穩、穩健應用的重要基礎。

5.強化會計人員職能控制

在其位謀其職，任何一個崗位均有著其對應德職責及其工作權利。在企業電算化會計信息系統內部控制，加強會計工作人員的職能控制是一項極其有效的管控渠道，可以從以下方面著手：

（1）明確會計工作人員職責。諸多實際案例表明，企業電算化會計信息平臺內部控制失控的重要原因在于企業會計工作人員職責不夠清晰，導致會計工作人員出現越權或者失職的情況。因而，在企業電算化會計信息平臺內部控制過程中，應該加強對會計工作人員職責的梳理工作，明確會計工作人員所應該擔負的工作職責，更好地完成內部控制工作。

（2）加強會計工作人員職責管控。實際案例表明，內部控制出現問題，除了與會計工作人員自身的問題有關外，還與上級領導忽視對下屬會計工作人員的把關工作。因為，在實際內部控制工作中，上級領導應該加強對下屬會計工作人員的日常業務操作審核工作，將內控隱患控制在源頭上，實現風險最小化的目標。

6.加強會計人員的電算化培訓工作

電算化會計信息平臺，為企業內審工作提供了更為方便、更為高效的內審工具。但是電算化會計能否取得良好的運行效果，除了與會計信息平臺自身的功能有著緊密關聯以外，還與電算化會計信息平臺操作人員的應用熟練程度緊密相關。因而，在應用電算化會計信息平臺加強內審工作時，應該努力通過各種渠道提升會計人員的電算化培訓工作，主要渠道如下：

（1）積極組織內部培訓。企業的發展，離不開人才的培養，在企業內審工作中同樣如此。在內審工作的發展中，老員工逐漸積累了豐富的知識與經驗，值得廣大年輕的新員工學習與借鑒。因此，企業應該積極組織各種內部培訓，安排老員工向新員工介紹在內部控制工作中所需要注重的難點與重點問題，指導新員工更好地融入到內部控制工作中，為企業電算化會計信息平臺的平穩運行貢獻自己的力量。

（2）提供有效的外訓機會。受企業內審工作人員能力等方面因素的限制，企業往往在內部控制控制中需要尋求外部專家的幫助。如果能夠為企業內部控制員工提供的外訓機會，幫助員工接受更為先進的內控新理念、新技能，相信能夠幫助內部控制工作人員更好地提升自身的工作技能，更好地為企業服務。

7.提升會計數據安全管理和控制力度

數據安全，是所有企業推行電算化會計的重要保證，是確保企業業務數據得以有效應用的重要基礎。另外，有效的數據安全管理能夠高效地確保會計數據處于可恢復狀態中，確保在信息系統遭受破壞的情況下能夠得以快速高效地恢復，保證業務的正常運營。因而在實際電算化會計推進工作中，應注重提升企業會計的數據安全，加強信息安全管理及管控力度。

（1）完善會計信息系統管理體系、重點關注會計科目體系、會計數據維護工作、系統內部數據計算邏輯等各種基礎性數據管理工作。

（2）當月所有會計業務數據及報表管理數據應該及時有效地進行分類匯總歸檔工作。

（3）所有會計信息平臺安裝盤均應該做好標簽歸檔工作，并做好日常保管工作，以確保會計信息平臺的安全性。

（4）做好電算化會計信息平臺數據的備份工作，同時要做好備份機的日常保養工作，確保備份機磁帶的安全性，并進行定期電算化會計信息平臺數據的恢復測試工作，確保備份機制的安全性與有效性。

8.加強內部審計

作為企業內控系統的關鍵組成部分，內部審計同樣也是電算化會計下開展內部會計管控的重要渠道之一。在電算化會計背景下，因審計對象的表現方式有所變化，對內審工作做出了更為高標準、更為苛刻的條件。

（1）應該積極安排內審工作人員參加更為高端的培訓活動，比如參加電算化信息平臺等領域的培訓活動，促使內審工作人員能夠更好地吻合會計內審工作的需求。

（2）因內審工作員工的技能等方面因素受限，難以更為全面地深入了解各個領域的知識，因而可以考慮尋求專業的審計方面專家的幫助。可以考慮參加會計信息平臺開發的可行性評估工作，信息平臺應用安全性審核工作、評估日常操作是否滿足企業內審工作的規定。

（3）在逐步完善內審工作體系的同時，同樣也需要提高執行的效率，只有高效地執行才能夠真正地發揮出內審體系所具備的功能。從當前國內實際情況分析，因實際執行力度不足而造成內審體系處于失效的狀體中，因而在實際工作中，應該注重制度的執行力。

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作者簡介：崔凱悅（1994- ），漢族，遼寧省大連市人，渤海大學管理學院2012級會計系財務管理專業