從時(shí)間安排入手，而非從計(jì)劃開始

蘇林

卓有成效的領(lǐng)導(dǎo)者并非沒有弱點(diǎn)。比如，他們在行動(dòng)力上可能比自己下屬的員工稍弱一點(diǎn)，優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者往往精于頭腦的運(yùn)轉(zhuǎn)，站在山頂策劃全局。但是，這正是他比你強(qiáng)大之處。當(dāng)一件事擺上日程時(shí)，他并不會(huì)急于工作和做計(jì)劃，而是從時(shí)間安排上著手，最大地優(yōu)化效率和利用時(shí)間。

這與一些人的常識(shí)是相悖的。許多人覺得，一件事放在面前，重要的是馬上去做。不行動(dòng)是不行的，不計(jì)劃更不可以。如果你重復(fù)這個(gè)道理一百遍，它就堅(jiān)定不移地成了你的人生信仰，你確信這是真理。但我告訴你，你錯(cuò)了。面對(duì)一件事，最重要的不是行動(dòng)和計(jì)劃，而是安排時(shí)間。

你首先要了解，應(yīng)該由自己支配的全部時(shí)間是一種什么概念，然后考慮這些時(shí)間要如何使用。最后再根據(jù)需要重新安排，把那些既浪費(fèi)時(shí)間而又不產(chǎn)生什么價(jià)值的工作取消掉。說白了，先考慮時(shí)間資源怎么安排，再去關(guān)注計(jì)劃，否則你的計(jì)劃很可能是一份無用的或者在行動(dòng)開始后你才發(fā)現(xiàn)需要不斷地重新修訂的一個(gè)包袱。

你關(guān)注了時(shí)間，才能發(fā)現(xiàn)計(jì)劃的根本問題。如此一來，你就能夠?qū)⒆约嚎梢灾涞暮苌⑺榈臅r(shí)間都組合起來，匯集成可以使用的時(shí)間單元。這是一名領(lǐng)導(dǎo)者展示效率的關(guān)鍵，他在這種細(xì)節(jié)的處理上體現(xiàn)出自己的情商能力，而不是制訂了一份多么偉大的計(jì)劃。

盧內(nèi)斯作為紐約一家大機(jī)構(gòu)的高級(jí)財(cái)務(wù)主管，他的心中十分清楚，自己在召集辦公室會(huì)議時(shí)浪費(fèi)掉了多少寶貴的時(shí)間。不管會(huì)議的內(nèi)容是什么，他每次都把全部的直系下屬叫來開會(huì)，每次的會(huì)議都會(huì)陷入冗長的拖沓中。前來參加會(huì)議的每一個(gè)人，他們非常看重這次討論的機(jī)會(huì)，總是抓住機(jī)會(huì)提出問題，每個(gè)人都要提出一兩個(gè)問題，煞有介事地嚴(yán)肅地討論，事實(shí)上這種問題往往與會(huì)議的議程毫不相干，卻沒完沒了地占用著會(huì)議的時(shí)間。

開始時(shí)他并未意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，直到有一天，盧內(nèi)斯問了一名下屬后才恍然大悟，察覺到這是多么嚴(yán)重的問題。當(dāng)然，下屬們坦然承認(rèn)這樣的會(huì)議非常無聊，既浪費(fèi)時(shí)間，又對(duì)工作無所幫助。

盧內(nèi)斯這時(shí)發(fā)現(xiàn)，自己辛苦制訂的計(jì)劃，并沒有在會(huì)議之后得以落實(shí)。他忽視了對(duì)時(shí)間的利用，最終在工作中受到了懲罰。

但是，當(dāng)他意識(shí)到問題并決心改變時(shí)，事情就好辦了。盧內(nèi)斯開始用一種新的方式來處理自己的管理工作。比如他先在下屬中傳閱一份打印通知，上面寫道：我已經(jīng)邀請瑞恩、華萊士和洛克三位先生于星期三的下午兩點(diǎn)前來會(huì)議室，討論有關(guān)明年的預(yù)算撥款的事項(xiàng)，如果哪位在這方面有興趣，或想?yún)⒓佑懻摚瑲g迎前來參加會(huì)議。無論你是否參加會(huì)議，不久之后都會(huì)收到一份詳細(xì)的討論紀(jì)要，向你介紹會(huì)議所作出的決定，同時(shí)還會(huì)向你征求這些決定的意見。

他對(duì)會(huì)議的時(shí)間、參與者的時(shí)間都做了安排和分配。于是，原來由十多個(gè)人花半天時(shí)間研究的問題很快得到解決。最后他花了不到一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，就把事情辦完了，而且滿足了每一名員工的實(shí)際心理需求。

我們在對(duì)時(shí)間的管理和安排過程中，要想制訂出一份理想的計(jì)劃，列舉出這一天中的活動(dòng)內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。你需要根據(jù)自身的情況，估算出你在可預(yù)計(jì)的一段時(shí)期內(nèi)每項(xiàng)日程安排所需要的具體時(shí)間，再根據(jù)相應(yīng)的時(shí)間的數(shù)量，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行安排。

在做這件事時(shí)，我們不能過高地估計(jì)自己的工作效率，將太多的事情安排在很短的時(shí)間內(nèi)，擁擠不堪，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作無法進(jìn)行下去，計(jì)劃不能順利地進(jìn)行。

另外，你在進(jìn)行時(shí)間安排的過程中，還有一種更為常見的可能性，就是你會(huì)發(fā)現(xiàn)每件事情都需要很長的時(shí)間，你不得不慷慨地把大段寶貴的時(shí)間分配出去，最后你發(fā)現(xiàn)時(shí)間根本不夠用，因?yàn)槭虑樘y做了，這意味著你要找人分擔(dān)你的工作，招聘或者對(duì)能干的屬下進(jìn)行授權(quán)。

假如你白天已經(jīng)忙得要死，如果有可能的話，我建議你利用前一天晚上睡覺之前的時(shí)間來完成這項(xiàng)重要的工作。根據(jù)心理學(xué)的理論，這個(gè)時(shí)間段最利于做計(jì)劃，人們通常會(huì)在入睡之前將明天即將發(fā)生的事情在大腦中預(yù)演幾遍，以此確保自己已經(jīng)做好了迎接新一天的準(zhǔn)備，判斷、分析自己能在有限的時(shí)間做到和做好的事情，然后創(chuàng)造出一種心理上的潛在安全感，順利地進(jìn)入睡眠。

（摘自《思維與智慧》）