研究生招生檔案管理探討

王 　 輝

(1.中國科技大學公共事務學院，　安徽　合肥　230026；2.安徽大學研究生院，　安徽　合肥　230601)

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研究生招生檔案管理探討

王 輝

(1.中國科技大學公共事務學院，安徽合肥230026；2.安徽大學研究生院，安徽合肥230601)

摘要：研究生招生檔案是在研究生招生過程中，形成的具有保存價值的專業材料，是招生決策、招生過程的真實記錄。保管好研究生招生檔案，并充分利用其價值，對做好研究生招生工作，促進研究生招生工作改革的不斷深化具有重要意義。

關鍵詞：研究生招生；檔案；管理

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2015.01.034

一、研究生招生檔案的內容

研究生招生檔案是在研究生招生過程中，形成的具有保存價值的專業材料，是招生過程、招生決策的真實記錄，是監督、總結招生工作的重要文件。其內容主要分為文書檔案、考試檔案、理論研究檔案等。文書檔案主要包括：國家及省主管部門下達的招生文件、通知；各級重要會議的記錄、紀要；有關問題的請示和批復；研究生招生職能機構向上級主管部門、下屬各部門簽發的各種重要通知、簡報、通報；下屬部門上報的材料、反饋；各種會議、活動中領導人的簽字、親筆手書、錄音、錄像資料、光碟等。考試檔案主要包括：考生報名數據、歷次報名情況統計表、試卷統計表、考點登記表、監考人員名冊、考場記錄、實考情況統計表和違紀舞弊記錄、閱卷工作表、閱卷工作總結等考務檔案；各專業各門課程歷次考試的試題、答題參考要點(答案)、評分說明、命題教師的情況登記表以及命題、閱卷工作記錄、考生初試復試答卷等命題檔案。理論研究檔案主要是對研究生招生考試理論研究的論文匯編、各個時期、各種問題的典型材料、數據分析、調查報告等資料。

二、研究生招生檔案的作用

研究生招生考試是一個包括報名、初試、復試、政審、錄取等環節，歷時較長，程序較繁雜的系統過程。研究生招生過程所形成的檔案，不論是對研究生招生工作的研究，還是對研究生招生工作的改革促進都具有重要作用。

第一，促進研究生招生工作研究的作用

歷史是一面鏡子，它可以反映過去，也可以預示未來。因此，比較齊全、準確的檔案可以為科學決策提供可靠的信息，可以幫助我們了解過去，認清現狀，開拓視野，預見前程，從中尋找發展的基本過程和規律，并作出切實可行的科學決策，促進工作的進步。研究生招生過程中所形成的各種文件、簡報、規定、辦法等，都真實地反映了招生重大決策的緣由、依據、論證過程、結論，包括反饋的信息和參與決策的領導、專家的意見，這些材料對研究生招生考試由淺入深的變化情況以及思想認識演變的原始狀況都如實客觀地予以記載。因此，它較真實地反映了研究生招生考試發展、變化的過程，是招生工作人員勞動智慧和經驗的結晶，也是招生工作人員自我認識、自我總結提高、自我發展的依據之一。借鑒研究生招生檔案可以對招生工作改革的諸多問題，從理論上進行探討和研究。

第二，參考依據作用

檔案不僅記錄了歷史活動的經過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發展、經驗教訓以及成果。檔案的參考依據作用就在于它的可靠性，有些歷史學家稱譽它為“沒有摻過水的史料”。研究生招生檔案不僅是記錄歷史的真實寫照，以知識載體的形式凝結著成功的經驗和失敗的教訓，記載了招生工作人員在招生過程中不斷探索形成的研究成果，給后來的工作以有益啟迪。在后來的招生工作中，招生工作人員不可能單純地只憑個人記憶，而需要經常查考過去的資料，即招生檔案，為當前的工作作參考，借助它，能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來的發展。在原有工作基礎上改進工作方法，減少工作盲目性，不走或少走彎路，充分提高工作效率。

第三，查考憑證作用

俗話說“空口無憑，立字為證” 或說“口為空，字為宗”，這里講的字，就是文書，也是指的檔案，即檔案的憑證作用。檔案之所以具有這種憑證作用，其主要原因就在于它的原始性強，是歷史的原始記錄，是最可靠的第一手材料。研究生招生檔案，是招生過程原始形態的記錄品，是當時、當地、當事人留下來的記錄，未經任何人改動的原稿和原本，比較真實地記錄和反映了招生過程的全貌,可靠性強，是令人信服的憑證。作為歷史真跡的招生檔案，具有無可置辯的憑證作用，可作為查考、爭辯和處理問題的依據。研究生招生是研究生教育的源頭工作，但招生期間產生的檔案卻貫穿研究生培養的全過程，比如，研究生招生錄取大表，是經招生單位和省級招生主管部門審核的研究生錄取名單，其產生于研究生招生過程，但在研究生培養期間的研究生注冊，甚至研究生畢業注冊都需用到研究生招生錄取大表，若不慎把錄取大表遺失或損壞，將對研究生學籍、畢業注冊等后期工作帶來極大不便。

第四，提高招生工作人員責任意識的作用

研究生招生檔案，原樣地保留著招生時的手稿、親筆簽署，機關和個人的印章以及當時形象的照片、錄像或原聲錄音。這些歷史標記，把招生工作人員的工作、決策等記錄在案，能對招生工作人員的工作起到自我監督、自我省視的作用。研究生招生檔案的建立，自會提高招生工作人員的責任意識，招生工作人員會對自己行為進行思考、審視、分析，能夠提高招生的公平公正性，提高招生質量。

三、研究生招生檔案管理存在的問題

“十五”以來，我國研究生教育迅速發展，研究生招生規模迅速擴大，招生工作的管理也在不斷探索和完善之中，但研究生招生檔案的管理存在諸多不足。

1.檔案意識不強，缺乏足夠的業務指導，檔案編制質量低

根據《普通高等學校檔案管理辦法》規定,高校的檔案機構一般是設立綜合檔案室(館)，由專職檔案人員負責這項檔案工作，而各系、部、處、所等部門必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至兩名專(兼)職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。但是，研究生招生工作人員，特別是招生規模較小單位的招生工作人員檔案意識淡薄，并且缺乏必要的檔案專業基礎知識，學校檔案室(館)對兼職檔案人員的業務指導不夠。致使，招生工作人員忽視招生檔案工作的重要性，錯誤地認為招生檔案工作就是“故紙”的簡單整理、裝訂，沒有將招生工作存檔列入自己的工作職責范圍，應付了事，缺乏主動性和積極性，造成檔案收集、編制質量不高。

2.研究生招生檔案管理缺乏有效機制。

研究生招生檔案管理工作中缺乏嚴格的約束機制和調控手段，導致檔案工作不實，管理人員敷衍了事，檔案缺乏系統性、完整性、可靠性和科學性。在一些學校，往往忽視工作的程序化、規范化，忽視文件材料工作。對于檔案工作，習慣于個案處理，按經驗辦事，缺乏科學性。還錯誤地把檔案工作當作可有可無的一般性的工作，沒有充分認識到招生檔案工作在整個招生過程中的重要作用，沒有制定相應的管理規章制度和具體的實施細則。很多工作和活動雖然都開展了，唯獨沒有形成記錄，或者記錄不全，或者記錄散失了，致使招生檔案雜亂而無體系性，殘缺而無完整性，有些臨時拼湊的材料缺乏可靠性，歸檔不全，尤其是重要文件的缺少，會對以后的招生工作工作造成嚴重的負面影響。

3.檔案分卷立卷不清楚，查閱不方便

有些檔案人員對檔案的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響了檔案質量，不利于檔案發揮作用。

4.招生工作事務性與檔案管理專業性的矛盾

招生檔案管理工作具有綜合性、事務性的特點。目前研究生招生檔案人員大多由招生工作人員兼任，他們日常事務繁忙，加之許多招生工作人員對檔案業務知識不甚熟悉，而且隨著高校行政人員的精簡和招生工作內容的增多,埋頭于日常事務的他們沒有更多的精力顧及檔案工作。

四、加強研究生招生檔案建設的途徑

針對研究生招生檔案管理存在的問題，就如何加強研究生招生檔案管理工作，做如下一些思考：

1.加強領導，提高認識

檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系。主管研究生招生工作的領導要有較強的檔案管理意識，將招生檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔等工作納入工作計劃，在招生工作過程中，提出對檔案材料的要求，并將其納入招生工作人員職責范圍之中。領導應高度重視和積極支持研究生招生檔案的管理工作，不斷地加強研究生招生檔案管理重要性的灌輸，增強招生工作人員的檔案意識，做好研究生招生檔案的收集整理工作。

2.增強招生工作人員的責任感

研究生招生檔案管理是和研究生招生工作融為一體進行的，有關人員既是研究生招生工作人員，也是研究生招生檔案管理人員，要做好研究生招生檔案的管理工作，必須增強招生工作人員的責任感。研究生招生過程中，隨時都會產生和形成大量的零散的檔案材料，對這些材料要及時收集存檔，否則就會流失，給今后的工作帶來不可彌補的損失。

3.健全規章制度，強化管理措施

建立研究生招生檔案管理工作規章制度，是確保研究生招生檔案管理規范化、制度化和科學化的關鍵。對研究生招生的收集和整理如果沒有一個系統有序的管理體制，將嚴重地影響教學檔案的質量。為此，研究生招生管理部門應根據研究生招生工作的實際情況，制定檔案管理工作的規章制度，加強研究生招生檔案管理工作的規范化、制度化建設，用制度的穩定性、強制性和執行制度的嚴肅性來規范招生檔案的管理工作，使檔案管理工作有章可循、有條不紊。要制定研究生招生材料收集歸檔制度，把檔案材料的收集、整理、鑒定、保管工作，納入經常化、制度化、規范化的軌道，對研究生招生檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出的規定，科學分類，及時歸檔，從制度上保證招生檔案長期有效地收集和保存。有條件的研究生招生單位應專門建立研究生招生檔案室。

4.提高招生工作人員的檔案管理業務水平

檔案管理工作是一項專業性很強的工作，它既需要檔案管理方面的專業知識，又要有處理招生工作的技能。因此要盡可能加強招生工作人員的檔案管理業務培訓，更新知識，不斷提高檔案人員業務水平。招生工作人員不僅要認真做好招生日常工作，還要熟悉招生的檔案材料，做到對每個項目檔案的形成、整理現狀及相關項目之間的有機聯系心中有數，了解其利用價值。要提高檔案管理的科學性，盡可能做到科學分類，便于分析，找出規律，減少工作的重復性，提高工作質量。

5.加強研究生招生檔案的數字化管理

隨著社會信息化程度的加深，人們記錄和傳遞社會信息的能力大大提高，致使檔案資源的數量與日俱增，檔案材料的記錄方式有了巨大變化，檔案存儲方式發生了根本變革。辦公自動化的逐步推廣，膠片、磁帶、光盤等載體相繼出現，真正實現了檔案的“無縫交接”，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動，并將它們轉變為靜止的記錄符號。利用計算機通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數字信息，易于保存、查詢、修改，并且可以通過互聯網快速傳遞，從而大大提高了檔案的利用率并降低了檔案管理成本。同時，人們工作不再受時間、地點的限制，檔案數據資源利用達到了最佳效果。

研究生招生檔案資料多、涉及的內容廣，傳統的檔案管理工作量大、存檔不便，而且不利于及時的查找。研究生招生檔案管理要充分利用計算機、因特網等現代手段進行，把紙質媒介的檔案轉化為數字化的包括圖像、聲音、影像等多種形式的多媒體檔案信息數據庫，使檔案信息的存儲、檢索、分析、復制、利用等方便、快捷、先進、高效，以使科技檔案資源獲得充分的利用，大大提高工作效率。

責任編校：徐希軍

網絡出版時間：2015-03-02 2:51:25網絡出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.c.20150302.0952.034.html

中圖分類號：G647.24

文獻標識碼：A

文章編號：1003-4730(2015)01-0148-03

收稿日期：2014-06-28

作者簡介：王輝，男，安徽蒙城人，安徽大學研究生院主任科員，中國科學技術大學公共管理專業博士研究生。