互聯網+文印的實現途徑

互聯網+文印的實現途徑

黃 健

(北京信息職業技術學院，北京 100015)

摘要：高校文印室承擔著各類教學資料和公文的印刷任務，是教學管理的重要環節和服務窗口，但信息化水平明顯落后于數字校園的整體水平。借助工作流技術和互聯網+文印模式，將人與印刷設備互聯，實現文印審批流程信息化，提高教學管理水平。

關鍵詞：文印；工作流；信息化；互聯網；教學管理

doi:10.3969/j.issn.1674-6341.2015.05.013

中圖分類號：G202文獻標志碼：A

收稿日期：2015-09-03

作者簡介：黃健(1972—)，男，北京人，碩士，助理研究員。研究方向：教育管理、軟件工程。

高校文印室承擔著各類教學資料和公文的印刷任務，特別是試卷的印刷任務，是教學管理的重要環節，也是面向全體教職工、學生的服務窗口。近二十年來，隨著信息化技術的蓬勃發展，數字校園日趨普遍，教務教學管理、數字圖書館、在線學習平臺紛紛上線，而文印管理卻遲遲沒有實現信息化，基本維持線下模式，成為整個教育信息化的短板。充分利用現有設備和網絡基礎設施，實現文印信息化，提供更加優質、人性化的印刷服務必將成為提高高校信息化管理水平的熱點。

1高校文印服務面臨的挑戰

1.1高校文印發展歷程

過去，高校文印一般采用經濟、簡便的油印技術。油印最初是用鐵筆將文字謄寫在特制的蠟紙上，然后把刻好的蠟紙固定在油印機的網框上，制成蠟板，印刷時將蠟板壓在一摞厚厚的紙上，用蘸了油墨的墨輥在蠟板上反復滾動，直到油墨透過蠟板印到下面的紙上，即印好一張紙。該技術又被稱作謄寫印刷，是孔版印刷的一種。隨著技術水平不斷提高，高校文印室的發展基本經歷了三個階段：

(1)手工制版和印刷階段。此階段主要依靠手工完成制版和印刷，最大的弊病是修改蠟板非常困難，特別是插入、刪除大段文字，幾乎無法完成，只能重新刻寫蠟紙，費時費力；其次是印刷速度慢，勞動強度較大。

(2)電子排版和速印機階段。隨著計算機和中文文字處理軟件(如，WPS、Word)的普及，中文排版變得越來越簡單，高校教師無疑是最早掌握并熟練使用這一新技術的群體。教師自己能夠熟練排版，并使用針式打印機將文字打印到蠟紙上。計算機打印蠟紙以其美觀、規范、便于排版的特點迅速替代手刻蠟紙，制版速度、質量得到顯著提高。同時，高速油印機開始進入市場，使得加墨、進紙、計數得以自動完成，大大提高了印刷速度。

(3)一體化速印階段。一體化速印機不僅印刷速度進一步提升，而且不再使用蠟紙制版，只要將文稿打印在普通紙上，一體化速印機經過掃描，自動完成制版、印刷，整個操作過程與復印機非常接近。

1.2機遇與挑戰

印刷技術雖然在飛速發展，但高校文印服務在信息化、人性化方面卻遠遠不能滿足教職工日益提高的要求，面臨更大挑戰：

(1)審批之殤。在高校，文印工作有一套非常嚴格的管理制度，以試卷印刷為例，首先任課教師要對試卷進行排版、校對、打印，然后部門領導依據課程標準審核試卷內容，最后任課教師持審核通過的試卷到文印室印刷。不僅試卷，其他稿件的文印一般也需要經過排版、審批、印刷三個環節才能最終完成，其中排版、印刷兩個環節發展迅速，而審批環節卻依然停留在手工審批階段。高校專任教師一般不采取坐班制，上班時間非常靈活，只有上課的時候才來學校，到校后又忙于教學，多數情況是利用課間十分鐘去找領導簽字，如果恰巧領導暫時不在或出差，則只能等下次上課再去，耗時長，效率低。

(2)校園之圍。高校經過前幾年的擴招，校園面積不斷擴大，教職工每次送稿、取件需要在辦公室和文印室之間往返奔波兩趟。這在以前是理所當然的，但在信息時代，人們愈來愈希望通過互聯網減少人員流動。

(3)幅面之困。隨著打印機升級換代，針式打印機逐步淡出市場，取而代之的是激光打印機，其中使用最普遍、性價比最高的就是A4幅面激光打印機，但是試卷的幅面一般是8開的，比A4幅面要大很多，普通激光打印機根本無法打印。為此不得不先將試卷打印在A4紙上，然后再把兩張A4紙拼接成一張A3紙，利用一體化速印機的縮放功能將幅面從A3縮成8開——雖然成功解決了幅面的問題，但是由于字號會變小，無法實現所見所得。

面對挑戰，在互聯網時代，必須運用互聯網思維，將挑戰轉變為機遇，實現互聯網+文印的華麗轉身。

2互聯網+文印模式

2.1文印信息化需求

充分利用互聯網技術，全面實現信息化的文印服務應該具備網絡化和人性化的特點。教職工、部門領導、文印員通過網絡協同工作，不再受時間、地點的限制，可以隨時隨地上傳、審批文檔，減少送稿環節和審批時間。人性化是指教職工可以在計算機，甚至智能手機上隨時查詢進度，印刷完成后直接取件，減少等待時間。因此，高校文印管理系統應包括以下基本功能：

(1)網絡申請：文印申請人利用計算機起草、編輯相關文檔，然后登錄文印管理系統上傳需要印刷的文檔，提交的同時登記主題、印張、印數等基本信息，便于部門領導和文印員在有限的時間內決定處理的先后順序，提高工作效率。

(2)網絡審批：部門領導使用計算機或智能手機依規對本部門申請人的申請進行審核。

(3)聯機印刷：文印員依據有關規定，對審核合格的文檔通過電腦直接印刷，并通過系統及時反饋印刷結果。

(4)支持跨校區印刷。

(5)印刷類型不僅要包括油印，還應包括復印。

(6)申請人能夠通過印刷管理系統隨時掌握印刷流程執行狀態。

2.2工作流

在高校文印服務的三個關鍵環節中，計算機和打印機的普及大大降低了制版環節的工作強度，一體化速印機極大地提高了印刷速度，解決審批難題則必須依靠基于網絡的工作流技術。

工作流是現實工作流程在網絡中的虛擬實現，是將日常工作流程反映在計算機應用中，按照預先定義的業務邏輯在相關責任人之間自動傳遞文檔、審批，是實現審批手續信息化的最佳途經[1—2]。

工作流技術起源于20世紀70年代中期辦公自動化領域的研究，成熟于90年代，1993年8月，工作流技術標準化工業組織——工作流管理聯盟(Workflow Management Coalition，WfMC)成立，是工作流發展歷程中的一個重要里程碑。它對工作流的定義為：工作流是將一組按特定觸發順序和觸發條件組織起來的任務，每個任務可以由一個以上的人或者軟件系統共同完成[1—2]。進入21世紀以來，工作流技術應用越來越普遍，形成以Shark、Osworkflow、JBPM為主的三大開源工作流管理系統[2]。

2.3仿真打印

一體化速印機只需配備打印接口或網絡接口，通過接口與計算機或網絡相連，將自身仿真成打印機，就能實現通過電腦直接印刷，無需打印原稿。從用戶角度來看，一體化速印機就是打印機，將文檔“打印”到一體化速印機，自動完成制版、印刷。當前主流一體化速印機、復印機全部支持仿真打印功能。

2.4功能模型

根據需求分析和關鍵用戶訪談，采用IDEF0建立系統功能模型[3]，如圖1所示。整個系統主要由申請、審批、印刷三大模塊組成，設計目標明確，功能完整。

2.5數據庫設計

數據庫設計的核心是建立數據模型，根據“863”高科技項目CIMS主題專家組建議，采用IDEF1X建立數據模型[4]，如圖2所示。

由于高校文印量非常大，如果上傳文檔都保存在一個文件夾中，將極大影響操作系統性能，因此采用按校區分月存放的辦法：在校區上傳文件夾下按年份建立子文件夾，保存校區當月上傳文件。

2.6運行環境

為了充分利用高校現有資源，采用兼容性良好的Java SE環境和S2SH框架，利用jBPM4.4實現工作流，配合任意支持打印接口或網絡接口的一體化速印機、復印機構成完整的互聯網+文印方案。

高校文印工作面向全校，為了適應不同人群，文印管理系統必須做到“以人為本”，易學易用。因此，系統采用基于Web的Browse/Server體系結構，通過瀏覽器訪問文印網站即可完成申請、審批、查詢全部功能，界面直觀、友好，無需培訓即可使用，便于推廣。

3結論

信息化管理手段是實現科學管理、提高管理效率所不可缺少的，采用工作流技術實現文印審批手續信息化，具有以下特點：

(1)打破時空限制。除了文印員必須在校內印刷以外，其他人員在任何時間、地點，通過互聯網輕松完成申請、審批、查詢，減少往返奔波和等待時間，降低成本，提高辦公效率。

(2)保護現有投資。當今幾乎所有一體化速印機都具有打印接口或網絡接口，充分利用現有設備，兼容性高。

互聯網+文印模式運用互聯網技術，將人與印刷設備互聯，實現文印審批流程信息化，可以顯著提高教務管理水平和服務能力，樹立良好社會形象，滿足社會和學生的需求與期望，具有廣闊的應用前景。

參考文獻：

[1]許愛軍.JBPM工作流管理系統的研究與實現[J].計算機技術與發展,2013,23(12):100—104.

[2]周婷婷,費樹岷.基于工作流的辦公自動化系統研究與設計[J].工業控制計算機,2013,26(4):102—104.

[3]李清,陳禹六.企業信息化總體設計[M].北京:清華大學出版社,2008.

[4]周志逵,郭貴鎖.數據庫系統原理[M].北京:清華大學出版社,2008.

責任編輯：富春凱