現代檔案的保護

文|郭文佳 肖尚辰

現代檔案的保護

文|郭文佳 肖尚辰

本文根據現代檔案管理工作的現狀，闡述了如何科學地對歸檔文件進行分類保護。在分析了紙質文件和電子文件介質的不同特點后，從理論上尋求妥善保護檔案的依據，并總結出新時代檔案管理工作行之有效的方法，為檔案保護提供正確指引。

隨著社會的進步，科學技術的日益發展，現代檔案管理已不僅局限于對紙質文件的歸集、整理和保管，更多的電子文件逐漸成為檔案資料的重要組成部分。因此，要做好現代檔案管理工作就要適應時代的發展，針對紙質文件和電子文件的不同特點，運用科學的方法確保行之有效的管理。

紙質文件的保護

紙質文件保護要根據材質特點妥善保管，文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起。保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存，而紙張的耐久性則取決于纖維素的性質。纖維素在一定的條件下如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑、光照、有害氣體等作用下，可發生水解—氧化反應，導致紙張強度的降低，字跡材料發生擴散、洇化現象。保管環境中的灰塵會對紙張造成機械磨損，使紙張發生粘結，形成“檔案磚”，同時灰塵還是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌會使紙張產生色斑和霉斑。所以紙質檔案的壽命與其內部諸因素和環境條件密切相關。對紙質檔案的保護目標就是使檔案的載體—紙張“延年益壽”，這就要求我們在檔案保護過程中，注意排除發生化學反應所需要的條件，保持環境的清潔，實驗證明保存紙質檔案的溫濕度控制標準，檔案庫房的溫度應控制在14～24℃，相對濕度應控制在45～60%。

電子文件的保護

從保管環境上進行保護。溫濕度的控制。電子文件載體對保管環境的溫濕度要求很高。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。環境潮濕會使電子文件的載體發生霉變，太干燥了也不利于其長期保存。實踐證明保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對濕度為40±5%。

灰塵的控制。灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵引起的霉菌傳播和繁殖，而霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

外來磁場和機械振動的控制。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

光線和有害氣體的控制。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性。在一定條件下它們會腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基、帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。所以保護電子文件要遠離有害氣體，避免陽光直射光盤、軟盤等電子文件的載體。

技術革新上的保護。電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面：一方面是技術革新，使舊的存貯技術消失；另一方面是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。所以，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。我們曾經使用軟磁盤作為電子文件載體，而最新的計算機已很少有軟驅的配置，這就說明軟盤已經逐步走出歷史舞臺，所以定期復制并將落后的電子載體更新是延長電子文件壽命的有效辦法。當前應該以光盤為主要電子文件載體推廣，因為光盤有更好的抗干擾能力和結構穩定性，并且容量更大。光盤應每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

信息技術上的保護。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。其中，數據加密法是指按確定的加密變換方法對未經加密的數據作處理，使其成為難于識讀的數據；數字水印法是利用某種技術方法把作者的標志如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時的登記時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，這些差別正是電子時代檔案保護技術的新領域。

通過對紙質文件和電子文件不同特質的歸納整理，從理論上尋求妥善保護檔案的依據，總結出新時代檔案管理工作行之有效的方法，為檔案保護提供正確指引。

1.中國石油大港油田公司石油工程研究院；2. 中國石油天然氣股份有限公司大港石化分公司）